吳國(guó)萍

（浙江省腫瘤醫(yī)院 浙江 杭州 310022）

醫(yī)學(xué)科研檔案是醫(yī)院科技人員在從事與醫(yī)學(xué)相關(guān)科學(xué)研究活動(dòng)中，直接產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學(xué)研究的詳細(xì)過程[1]。是醫(yī)學(xué)科技知識(shí)的重要載體，是豐富的信息資源和無形資產(chǎn)。

1.科研檔案信息管理系統(tǒng)

我院作為一家集腫瘤預(yù)防、醫(yī)療、科研、教學(xué)于一體的三甲專科醫(yī)院，近年來,平均每年發(fā)表論文500余篇，各類立項(xiàng)課題150項(xiàng)以上，專利及成果8～10項(xiàng)。各類獲獎(jiǎng)項(xiàng)目每年不少于20項(xiàng)，這在客觀上要求有效有序地收集醫(yī)院各學(xué)科科研檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)科教部門對(duì)院內(nèi)各學(xué)科科研檔案資源的銜接和利用。如何適應(yīng)醫(yī)院科研發(fā)展需求、合理管好用好科研檔案信息資源，已成為科教部門亟需面臨的重要工作。構(gòu)建科研檔案信息管理平臺(tái)是推進(jìn)科研資源共建共享的重要途徑，是提升科教部門檔案整體服務(wù)水平的一項(xiàng)主要工作內(nèi)容[2]。近年來，我院信息部門在信息系統(tǒng)建設(shè)中成果顯著，為構(gòu)建科研檔案信息管理平臺(tái)提供了技術(shù)支撐，此外還可以借助省檔案館在信息資源共建共享平臺(tái)建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)和方法，這些都為我院科研檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)提供了有利的條件。通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，將院內(nèi)各學(xué)科的科研檔案信息資源進(jìn)行整合和利用，實(shí)現(xiàn)院內(nèi)科研檔案信息資源的綜合管理，為醫(yī)院各腫瘤學(xué)科發(fā)展提供有效的科研檔案服務(wù)將是科教檔案部門需要重點(diǎn)解決的問題。

2.我院科研檔案信息化管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)思路

2.1 原則

在科研檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)時(shí)應(yīng)遵循下列原則，使得平臺(tái)順利開展。

2.1.1 實(shí)用性。根據(jù)醫(yī)院科研工作實(shí)際開展情況，開發(fā)實(shí)用、實(shí)效、可操作的管理平臺(tái)，以提高科學(xué)理念的管理效率。

2.1.2 前瞻性。在平臺(tái)建設(shè)時(shí)，應(yīng)遵循檔案管理的前端控制原則，對(duì)整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能設(shè)計(jì)在這一階段實(shí)現(xiàn)。

2.1.3 安全性。安全性是平臺(tái)建設(shè)和運(yùn)行管理中全程貫穿的重要原則，嚴(yán)格遵守國(guó)家科技保密相關(guān)法規(guī)政策，維護(hù)科研檔案信息的安全。通過有效的安全管理措施和技術(shù)手段，確保科研檔案管理操作過程的安全性。

2.1.4 漸進(jìn)性。平臺(tái)建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的工作過程，在建設(shè)時(shí)采取分步實(shí)施的方案，優(yōu)先建設(shè)醫(yī)院有特色和有較高利用價(jià)值的科研檔案資源庫，同步建立各腫瘤學(xué)科的科研檔案管理端口，并逐步建設(shè)醫(yī)院各行政部門檔案需求的綜合性檔案管理信息資源平臺(tái)，使平臺(tái)具有可擴(kuò)展性。

2.2 架構(gòu)

2.2.1 科研檔案的分類。在醫(yī)學(xué)科研檔案管理中主要以課題基金、科研成果為主，而課題基金則可分為國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、廳局級(jí)課題和其它各類課題，加強(qiáng)中標(biāo)課題后期的文書內(nèi)容、形式包括實(shí)物證書等紙質(zhì)和電子檔案完整齊全，是科研檔案管理工作重中之重的任務(wù)，收集歸檔各種課題合同書、年度進(jìn)展報(bào)告、科研論文、結(jié)題報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用情況等。同樣，科研成果按級(jí)別劃分，有國(guó)家級(jí)、省部級(jí)、廳局級(jí)等，完整的成果標(biāo)書也是科研檔案收集內(nèi)容之一。

2.2.2 科研檔案管理流程。按日?？蒲袡n案管理的流程，在科研項(xiàng)目信息化管理體系和科研論文檔案的信息化管理體系的基礎(chǔ)上建立我院科研檔案信息化管理平臺(tái)?？蒲许?xiàng)目信息化管理體系是從項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)，到項(xiàng)目完成驗(yàn)收、成果登記報(bào)獎(jiǎng)，項(xiàng)目每個(gè)階段都實(shí)施信息化檔案全程管理監(jiān)控，同時(shí)，對(duì)整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則科學(xué)整合，設(shè)計(jì)在預(yù)歸檔模塊，使科研檔案完整歸檔。

科研論文檔案的信息化管理體系是按期刊級(jí)別、文章類型分別進(jìn)行管理。期刊級(jí)別分SCI收錄和中文期刊兩大類，SCI收錄從2016起按中科院JCR分區(qū)統(tǒng)計(jì)，2016年之前按影響因子的點(diǎn)數(shù)統(tǒng)計(jì)；中文期刊按2012版省衛(wèi)計(jì)委醫(yī)學(xué)衛(wèi)生刊物名錄分Ⅰ、Ⅱ和Ⅲ級(jí)，其中Ⅰ級(jí)期刊又分中華系列和其它Ⅰ級(jí)期刊；文章類型可分為論著、綜述、META分析、個(gè)案報(bào)道和其它。

2.2.3 運(yùn)行管理?？蒲袡n案信息管理體系包括技術(shù)平臺(tái)、科研檔案資源平臺(tái)和科研檔案開發(fā)利用平臺(tái)三個(gè)體系，技術(shù)平臺(tái)是運(yùn)行管理的保障，科研檔案資源是系統(tǒng)運(yùn)行的核心部分，科研檔案開發(fā)利用則是建立系統(tǒng)的最終目的。

技術(shù)平臺(tái)包括支撐平臺(tái)的軟硬件技術(shù)，醫(yī)院制定的《醫(yī)院科研檔案管理制度》，為建設(shè)平臺(tái)管理的相關(guān)法規(guī)政策、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)機(jī)制，提供了支持，確保整個(gè)平臺(tái)體系的全局運(yùn)轉(zhuǎn)。各學(xué)科科教秘書負(fù)責(zé)科內(nèi)職工個(gè)人科研檔案上傳到系統(tǒng)平臺(tái)，科教部門檔案管理人員負(fù)責(zé)平臺(tái)系統(tǒng)前端控制的基礎(chǔ)管理。

科研檔案資源平臺(tái)是醫(yī)院各部門檔案管理人員及各學(xué)科科教秘書根據(jù)各自的權(quán)限，通過科研項(xiàng)目信息化管理體系和科研論文檔案的信息化管理體系，建立和完善個(gè)人科研檔案的錄入、科研項(xiàng)目初審、論文投稿審查和檢索等功能，實(shí)現(xiàn)院內(nèi)科研檔案信息資源的整合、歸檔。

科研檔案開發(fā)利用平臺(tái)主要包括職工個(gè)人、醫(yī)院綜合檔案室和科教科檔案管理人員及其它行政管理部門，可根據(jù)需求在平臺(tái)檢索查詢，獲得相應(yīng)的信息。科教部門可以通過平臺(tái)掌握本院科研總體狀況，為制訂相關(guān)法規(guī)政策等提供科學(xué)的依據(jù)，不斷提升本院科研水平。各行政管理部門通過平臺(tái)可統(tǒng)籌把握本院的科研工作全局，更好地提升?？漆t(yī)院的工作效能。

3.科研檔案信息化管理平臺(tái)可持續(xù)機(jī)制建設(shè)

3.1 科研檔案信息資源的持續(xù)錄入

在醫(yī)院各項(xiàng)工作持續(xù)發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力下，各行政部門對(duì)科研檔案綜合利用提出了更多的需求。平臺(tái)在建設(shè)過程中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作開展情況，圍繞當(dāng)前重點(diǎn)領(lǐng)域建設(shè)和學(xué)科發(fā)展，共同建設(shè)完善醫(yī)院科研檔案信息資源。加強(qiáng)各學(xué)科資源的匯總整合研究分析，科學(xué)規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)各行政部門、職工個(gè)人將科研檔案資源逐步建設(shè)到共享平臺(tái)，保證科研檔案信息數(shù)據(jù)的持續(xù)錄入。同時(shí)，平臺(tái)建設(shè)同步更新匯總，形成與醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng)的、各類檔案資源相對(duì)完整齊全的醫(yī)院科研檔案信息化管理體系[3，4]，實(shí)現(xiàn)院內(nèi)科研檔案信息資源科學(xué)合理的共建共享。

3.2 加強(qiáng)科研檔案信息化管理平臺(tái)的安全性建設(shè)

按照國(guó)家相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》要求，科研檔案信息安全監(jiān)管，是貫穿檔案全程管理中應(yīng)當(dāng)遵守的重要原則。根據(jù)重要程度和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，將科研檔案信息系統(tǒng)劃分為不同等級(jí)，按不同強(qiáng)度的安全等級(jí)進(jìn)行管理，優(yōu)先保護(hù)涉及重要數(shù)字檔案資源的信息系統(tǒng)[3]。有些科研檔案的內(nèi)容涉及到專利權(quán)或相關(guān)人員利益、隱私不便提供利用，可根據(jù)管理對(duì)象、服務(wù)范圍的變化，重新組織鑒定，確定安全保護(hù)等級(jí)，及時(shí)調(diào)整安全保護(hù)措施。在平臺(tái)建設(shè)、運(yùn)行管理過程中，應(yīng)建立健全科研檔案信息安全管理和利用的法規(guī)政策，規(guī)劃和設(shè)計(jì)安全方案，通過有效管理措施和技術(shù)手段，分層對(duì)用戶開放。用戶可設(shè)置資源的安全等級(jí)，確?？蒲袡n案信資料作為職工個(gè)人檔案信息的安全。

3.3 督促科研檔案信息收集錄入的規(guī)范化

因科研檔案資源種類多，散亂，錄入不主動(dòng)，檔案分散在各科室和科研人員個(gè)人手里，導(dǎo)致檔案信息不完整，使得平臺(tái)難提供高質(zhì)量科研檔案信息資源。為此，科教檔案管理部門應(yīng)抓緊建立健全科研檔案收錄標(biāo)準(zhǔn)體系，將科研文件的形成積累和歸檔工作納入科研項(xiàng)目活動(dòng)中，與科研人員的工資資金、職務(wù)晉升掛鉤，加強(qiáng)科研檔案信息日常采集，及時(shí)整理、定期歸檔工作。同時(shí)，應(yīng)全面規(guī)劃，考慮各行政部門信息化系統(tǒng)的兼容，設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、信息分類編碼、用戶視圖、科研檔案大數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)[5]，構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的檔案信息資源管理系統(tǒng)平臺(tái)，確保醫(yī)院科研信息資源被各行政部門有效利用。