張英

摘 要：隨著信息化時代的到來，我國國企擁有了新的管理本單位人事檔案的模式，即電子化的人事檔案管理模式。然而，現(xiàn)有研究并未系統(tǒng)探討國企人事檔案電子化管理模式的優(yōu)勢、風險及其防范措施，本研究將以此為題進行研究。研究將其優(yōu)勢歸納為檔案資料分類保管簡單易行、計算與存儲功能強大、查詢與閱覽信息快捷直觀、在降低成本的同時提高工作效率與工作質量四個；將其存在的安全風險歸納為物理網(wǎng)絡安全風險、內部網(wǎng)絡安全風險、外部網(wǎng)絡安全風險三種；針對所歸納的網(wǎng)絡安全風險，將其對策歸納為加大對物理網(wǎng)絡設施的保護力度、加強內部網(wǎng)絡安全的防范意識、加強外部接入網(wǎng)絡的安全防范意識三條。研究成果不僅有助于我國國有企業(yè)在單位內推廣人事檔案電子化管理的模式，也為國企人事檔案管理部門在防治人事檔案管理電子化風險方面提供一定參考。

關鍵詞：國有企業(yè)；檔案管理；電子化；管理優(yōu)勢；管理風險；風險防范

中圖分類號：F24 文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.01.040

信息化時代的到來，促使我國國有企業(yè)人事檔案管理的方式發(fā)生了根本性的變化，正由傳統(tǒng)的紙質化人工管理模式向現(xiàn)代化的電子管理模式轉變，由此檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡化管理成為大勢所趨。與傳統(tǒng)的紙質化人工管理模式相比，國企采用電子化人事檔案管理模式擁有更多的優(yōu)勢。然而，信息技術也是一把“雙刃劍”。電子化管理模式在給國有企業(yè)人事檔案部門更為準確、快捷地管理本單位人事檔案的同時，也因其電子屬性埋下了許多“安全隱患”。系統(tǒng)梳理人事檔案電子化管理的相關文獻，研究發(fā)現(xiàn)它們尚未系統(tǒng)探討國有企業(yè)人事檔案電子化管理的優(yōu)勢、存在的風險及其防范措施。

1 國企人事檔案電子化管理的優(yōu)勢

一般說來，我國國有企業(yè)擁有的員工人數(shù)及其檔案信息總量龐大，需要擁有像計算機網(wǎng)絡這類功能強大的現(xiàn)代化技術設施進行管理。一般說來，與采用傳統(tǒng)的紙質化人工管理模式相比，采用現(xiàn)代化的電子管理模式在數(shù)據(jù)計算與存儲、信息查詢與閱覽、工作效率與質量方面擁有許多優(yōu)勢，以下將展開論述。

（1）分類保管簡便易行。與傳統(tǒng)的紙質化人工收集、分類、保管的方式不同，采用現(xiàn)代電子化的管理方式更為簡便易行。一般說來，采用電子化的人事檔案管理模式都會事先經由專業(yè)的程序設計員按照國有企業(yè)人事檔案管理部門的需求設計相應的結構化管理系統(tǒng)。人事檔案管理人員只需要根據(jù)程序員編制的使用說明書中的規(guī)則操作，就能方便快捷地將大量數(shù)據(jù)分類錄入到相應的電子表格之中。而且，由于電子化數(shù)據(jù)占用內存遠遠超過人腦或紙質文檔，因而，只要采取“一鍵保管”的方式，就可以將需要存儲的文檔快捷保存。不僅如此，還可事先讓程序員設計好具有自動保存數(shù)據(jù)功能的系統(tǒng)，使得人事檔案管理人員無需手動保存所錄入的數(shù)據(jù)資料。

（2）計算與存儲功能強大。與采用紙質化人工管理模式相比，采用無紙化電子管理模式的計算速度遠遠超過人的大腦，其計算速度還隨著人工智能研發(fā)的快速進步呈現(xiàn)指數(shù)級增長的趨勢。就我們常用的SPSS數(shù)理統(tǒng)計軟件而言，它的計算速度是純人工計算的百倍以上。而且，電子化網(wǎng)絡軟硬件設施更新?lián)Q代也非常迅速。2017年10月，牛津大學、克塞特大學和明斯特大學的研究人員共同研發(fā)了一種比人腦運算快1000倍的類腦光子芯片。如果這種芯片運用于超級計算機，那么可使用最小功率來獲得最大量的儲存信息。而且，使用該芯片所存儲的信息是同步的。進而，與通過人腦或紙質化的介質存儲相比，通過計算機存儲設備或網(wǎng)絡云端所存儲數(shù)據(jù)資料更多也更為復雜，其存儲能力也至少是紙質化人工存儲的千倍以上。

（3）查詢與閱覽信息快捷直觀。在查閱有關企業(yè)員工檔案的信息時，采用傳統(tǒng)的紙質化人工管理模式難以實現(xiàn)直觀地在同一時間查閱多份檔案資料并進行對比的功能。與之不同，采用現(xiàn)代無紙化電子管理模式不僅可以通過網(wǎng)絡軟硬件設施快速查詢所需員工的個人檔案信息，而且可以實現(xiàn)在不同窗口直觀地對比不同員工的功能。此外，還可將所查詢的信息通過圖表等多種方式直觀地展現(xiàn)在查詢者的面前。

（4）在降低成本的同時提高工作效率與工作質量。與在錄入、整理、分類、查閱、計算、保管、存儲等方面擁有的很大比擬優(yōu)勢相對應，采用電子化的人事檔案管理模式不僅可以節(jié)約人事檔案管理者管理檔案的時間與精力，而且可以節(jié)省信息查閱者查閱檔案的時間與精力。而且，一般說來，人事檔案電子化管理系統(tǒng)只要建成，就可以多次循環(huán)地輸出。這不僅極大地降低了單位的支出，還可以實現(xiàn)網(wǎng)絡軟硬件設施的可持續(xù)利用與綠色管理等，增進社會效益與效能。此外，與人工一對一信息互傳的模式不同，采用電子化的人事檔案管理模式還可以借助U盤、云端等外接媒介來實現(xiàn)數(shù)據(jù)或資料的一對多同時傳輸，從而全面提升單位人事檔案的管理與服務水平。這也是近年來不同國企都在加大力度投資建設人事檔案局域網(wǎng)與外聯(lián)網(wǎng)的一個主要原因。

2 國企人事檔案電子化管理存在的風險

一般說來，人事檔案所涉及的信息既關乎員工的個人隱私（包括個人姓名、籍貫、民族、學歷、出生年月、家庭情況、政治表現(xiàn)、社會關系、專長愛好甚至詳細的個人簡介等信息），又關乎國企的核心競爭力（即單位人力資源結構），往往不會對外公開。也正因為人事檔案如此重要，因而其管理才重要，才需要防范各種網(wǎng)絡安全風險。然而，目前我國國企在應用人事檔案電子化管理的模式時，其物理網(wǎng)、內聯(lián)網(wǎng)、外聯(lián)網(wǎng)三個層面還存在著許多安全隱患。

（1）物理網(wǎng)絡安全風險。人事檔案電子化管理的物理網(wǎng)絡安全風險來源于網(wǎng)絡硬件設施有可能引致的各種安全隱患，因為各種軟硬件設施的安全運營容易受到自然因素、人為因素以及其他因素的影響。對于自然因素，其影響主要來自于天災、地震等此類自然的不可抗力因素，它們容易對存放人事檔案的網(wǎng)絡軟硬件設施設備造成毀滅性打擊；對于人為因素，其影響主要來自人為斷電等因素，它們會對存放人事檔案的電子化管理設施設備造成損毀或造成資料遺失；對于其他因素，其影響源于以上兩者之間或兩者之外的其他因素。如此種種，都有可能造成網(wǎng)絡硬件設施損毀、網(wǎng)絡軟件系統(tǒng)奔潰、個案檔案資料遺失泄漏等風險。endprint

（2）內部網(wǎng)絡安全風險。內部網(wǎng)絡安全風險也稱局域網(wǎng)絡安全風險，它是由國有企業(yè)工作者操作不善導致的。其安全風險主要來自以下兩個方面：一是內部員工的人為疏忽，促使連接局域網(wǎng)的路由器、防火墻等網(wǎng)絡軟硬件設施存在安全隱患，進而導致人事檔案資料丟失與泄密。有統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，70%的網(wǎng)絡安全事件是由內部網(wǎng)絡病毒造成的。二是內部網(wǎng)絡共享給人事檔案管理造成的安全隱患，如單位內部員工之間的文件傳輸與共享等所造成的安全隱患。三是擅自插入未經殺毒或來路不明的存儲設備，如U盤、移動硬盤等。

（3）外部網(wǎng)絡安全風險。一般說來，國有企業(yè)內部都會明文規(guī)定該公司的網(wǎng)絡不允許外接，以避免企業(yè)內部的人事檔案資料外泄。但由于企業(yè)內部的大多數(shù)員工都有自主撥號上網(wǎng)的權利，因而難以保證所有企業(yè)員工都嚴格執(zhí)行不連外網(wǎng)的規(guī)章制度。不僅如此，內部網(wǎng)的操作系統(tǒng)，如WINDOWS系統(tǒng)等都有可能存在系統(tǒng)漏洞。如果沒有安全保障或保障力度不夠或遇到電腦高手，那么國企選擇的網(wǎng)絡操作系統(tǒng)就有可能被病毒入侵，導致單位人事檔案信息被竊或遺失。再者，如果國企內部網(wǎng)絡允許外接，而且又沒有設置足夠的安全防范與保障措施，那么其人事檔案資料所冒的安全風險更大，即包括電子郵件傳輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)都有可能直接遭遇黑客或網(wǎng)絡病毒攻擊。此外，如果單位員工私下違反制度接入隨時有可能遭遇安全風險的外網(wǎng)，那么遭受網(wǎng)絡病毒入侵及其傳染的可能性更大。值得一提的是，如果遭受外網(wǎng)病毒入侵，單位內的人是很難查到源頭的。

3 防范國企人事檔案電子化管理風險的對策

為了保護單位人事檔案免遭泄露與遺失，與以上提出的有可能遇到的四方面安全風險相對應，國企人事檔案管理者應該以物理網(wǎng)、內聯(lián)網(wǎng)、外聯(lián)網(wǎng)三個網(wǎng)絡的安全防范與建設為著力點，號召公司全體成員全方位保護公司的網(wǎng)絡安全。

（1）加大對物理網(wǎng)絡設施的保護力度。有效保障電子化軟硬件設施的安全是選擇電子管理模式存放國有企業(yè)人事檔案的前提。與有可能遭受的物理網(wǎng)絡安全風險相對應，國企人事檔案電子化管理者應該從以下幾個方面防范與保障物理網(wǎng)絡軟硬件設施的安全：一是注意防范自然災害給網(wǎng)絡軟硬件設施帶來的安全風險。采取的具體措施包括全面了解當?shù)赜锌赡馨l(fā)生的自然災害種類及其發(fā)生頻率，盡可能地將網(wǎng)絡軟硬件設施置于透風條件良好、抗震能力強、有防護性保障措施的地方。二是提前預防各種人為帶來的不安全因素。例如，提醒人事檔案管理者離機時不要綁到電源，注意電腦電源的專機專用，可以接入備用電源或使用筆記本電腦等。三是盡可能提前預防其他有可能發(fā)生的網(wǎng)絡安全隱患，定期總結網(wǎng)絡安全運營的防范經驗并進行宣傳。

（2）加強內部網(wǎng)絡安全防范意識。局域網(wǎng)是國有企業(yè)員工之間傳輸與接收有關本單位人事檔案資料與數(shù)據(jù)的常用網(wǎng)絡，其受到網(wǎng)絡安全危害的頻率應該是三者之中最大的，應該需要引起單位內所有工作人員的注意。而且，有可能產生局域網(wǎng)絡風險的地方很多，其中有些可能是未能預料的。因此，應該提醒全體員工盡可能關注有可能存在的安全隱患。采取的主要措施包括：一是提醒人事檔案管理人員以及進入人事檔案管理系統(tǒng)的工作人員要注意配置合理的路由器與正版的防火墻等軟硬件設施；二是提醒員工們在傳輸人事管理檔案的過程中要注意保密，盡可能在傳輸重要的人事檔案時注意登記傳輸者、接受者與傳輸時間等內容，以便提升工作人員的網(wǎng)絡安全保護力度。三是實行電子設備與專網(wǎng)專用制度，定期或時刻提醒國有企業(yè)內部工作人員小心謹慎地接入本單位局域網(wǎng)的人事檔案管理系統(tǒng)。

（3）加強外部接入網(wǎng)絡的安全防范意識。國企人事檔案管理部門還有可能利用外部網(wǎng)絡查尋所需信息或與外部進行交流溝通，這就需要操作者自主加強其網(wǎng)絡安全的防范意識。具體的防范措施包括：一是要提醒國有企業(yè)內部所有員工按照公司的規(guī)章制度接入外網(wǎng)，同時通過采取定期派人巡視的制度監(jiān)督工作人員安全操作，以便提高本單位工作人員進行網(wǎng)絡安全操作的警覺心。二是提醒有必要接入外網(wǎng)的工作人員警惕黑客與病毒的攻擊，盡可能在使用人事檔案管理專網(wǎng)之前向公司員工宣傳防治網(wǎng)絡安全隱患的相關知識。三是制定嚴格的人事檔案網(wǎng)絡操作管理制度，其內容主要包括嚴格規(guī)定工作人員（特別是人事檔案管理人員）在工作期間內禁止接入外網(wǎng)，或設立局域網(wǎng)與外部量兩套工作設備，或者限制局域網(wǎng)絡設施的外接等。

參考文獻

[1]張艷.人事檔案信息化管理研究[D].廣州：華南理工大學，2011：4-7.

[2]黃芳心.人事檔案信息在網(wǎng)絡中運行的安全風險與對策[J].開放潮，2016，（5）：46-47.endprint