周萍
【摘 要】在社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展的今天,國(guó)有企業(yè)正面臨著較大的競(jìng)爭(zhēng)壓力,需要重視現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作開展現(xiàn)狀,分析存在的不足之處,適當(dāng)?shù)暮?jiǎn)化辦公流程,促使管理制度趨向完善,從而更好的為從業(yè)人員加以激勵(lì)。
【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;國(guó)有企業(yè);辦公室;行政管理
辦公室具有較強(qiáng)的綜合性,其主要是擔(dān)任著管理職能和微觀服務(wù)任務(wù),在國(guó)有企業(yè)中,辦公室能夠起到承上啟下的作用,保證更好的發(fā)揮出聯(lián)系內(nèi)外的功能【1】。
一、國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作開展現(xiàn)狀
(一)工作效率較低
面對(duì)中國(guó)特色社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的深刻影響下,國(guó)有企業(yè)扮演的重要角色十分明顯,根據(jù)具體的研究結(jié)果證實(shí),國(guó)有企業(yè)中辦公室行政管理工作的開展情況不佳,存在著工作效率較低的問題。出現(xiàn)工作效率低的問題是因?yàn)樵诒姸嗟膰?guó)有企業(yè)中,涉及到的工作流程比較繁瑣,崗位職責(zé)不明確,加之不良風(fēng)氣的出現(xiàn),使得國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作缺乏時(shí)效性。
(二)管理人員素質(zhì)較低
在國(guó)有企業(yè)中,員工們的形象和自身素質(zhì)很重要,但是也不難發(fā)現(xiàn)存在著素質(zhì)水平較低的問題。在開展行政管理工作的時(shí)候,考驗(yàn)的是員工們理論知識(shí)和政治知識(shí)的掌握程度,但是因?yàn)椴糠秩藛T缺乏學(xué)習(xí)意識(shí),在尋找行政管理工作出發(fā)點(diǎn)的時(shí)候忽視了為人民服務(wù)的理念,影響到整體的工作效率,出現(xiàn)懈怠和停滯不前的情況【2】。
(三)文件整理存有不足
因國(guó)有企業(yè)在發(fā)展進(jìn)程中會(huì)涉及到較多的資料和文件,開展辦公室行政管理工作的時(shí)候,需要對(duì)其細(xì)致的整理,保證為后續(xù)的工作提供參考依據(jù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,紙質(zhì)文件被電子資料代替,但是行政管理工作還是會(huì)涉及到較多紙質(zhì)材料的整理,因?yàn)槠鋼碛兄娮淤Y料無法替代的優(yōu)勢(shì),所以需要相關(guān)的人員重視。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)諸多國(guó)有企業(yè)行政管理人員并未重視此方面的工作,導(dǎo)致此項(xiàng)工作的開展面臨困難。
二、新時(shí)期落實(shí)國(guó)企辦公室行政管理工作的途徑
(一)逐步優(yōu)化并簡(jiǎn)化流程
為保證國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作效率穩(wěn)步的提升,需要依照上述提及的問題適當(dāng)?shù)膬?yōu)化辦公室行政管理工作的基本流程。在現(xiàn)階段的工作實(shí)踐中,發(fā)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)行政管理工作的流程比較復(fù)雜,這就給時(shí)效性的體現(xiàn)增加了難度。需要重視這樣的問題,適當(dāng)?shù)膶⑥k公流程逐步簡(jiǎn)化,轉(zhuǎn)變以往費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作模式,優(yōu)化當(dāng)前的工作狀態(tài)。在國(guó)有企業(yè)中,應(yīng)該重視的是相關(guān)工作人員崗位責(zé)任明確的意義,促使辦公流程的細(xì)節(jié)落實(shí)到位,提升行政管理工作的基本效率。因?yàn)樾姓芾砉ぷ餍枰獮槎嗳朔?wù),借助于較為明確的責(zé)任劃分方案,能夠提升辦事的效率和工作的效率,將以往出現(xiàn)的責(zé)任推諉問題徹底的解決。
(二)完善管理機(jī)制并確立崗位制
管理機(jī)制對(duì)于國(guó)有企業(yè)開展辦公室行政管理工作起到積極的影響,能夠規(guī)范相關(guān)工作人員的行為,保證其在落實(shí)工作細(xì)節(jié)的時(shí)候,能堅(jiān)持一定的原則。通過將管理機(jī)制逐步的優(yōu)化和完善,能夠促使行政管理工作人員的素質(zhì)有所提升【3】。從國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理人員的選拔機(jī)制來說,缺乏專業(yè)性和合理性,因?yàn)樵趯?duì)相關(guān)的面試者進(jìn)行考核的時(shí)候,更重視的是其對(duì)理論知識(shí)的掌握,因此習(xí)慣于根據(jù)相關(guān)人員對(duì)理論知識(shí)的掌握程度判斷其素質(zhì)的高低,但是在實(shí)際操作中,卻反映出此人的水平還有待提升。在對(duì)相應(yīng)的管理機(jī)制逐步完善的時(shí)候,需要明確崗位制度的構(gòu)建是關(guān)鍵所在,只有保證崗位制度趨向合理,才能促使行政管理工作人員的工作水平穩(wěn)步提升。
(三)提升文件的整理水平
現(xiàn)階段,在電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的同時(shí),國(guó)有企業(yè)開展行政管理工作的時(shí)候仍然采用紙質(zhì)文件,原因是其具備著電子文件不具備的優(yōu)勢(shì)。但是在管理紙質(zhì)文件的時(shí)候,也存有不足之處,為及時(shí)的將存在的問題處理,特別將電子文件和紙質(zhì)文件并行使用,這樣既可以發(fā)揮出電子文件的優(yōu)勢(shì)之處,又能對(duì)紙質(zhì)文件實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。
1.促使重要文件紙質(zhì)化
在國(guó)有企業(yè)中,重要文件的作用十分明顯,其涵蓋的信息屬于機(jī)密,需要采取正確的保護(hù)措施,保證其在需要使用的時(shí)候及時(shí)的調(diào)取。紙質(zhì)化文件保存時(shí)間較長(zhǎng),且清晰可見,能夠解決電子文件難以處理的原始性記錄缺乏問題,通過讓重要文件紙質(zhì)化,可以穩(wěn)步的提升文件內(nèi)容的使用價(jià)值,文件管理工作也可為國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)【4】。
2.關(guān)注電子文件整體問題
在使用電子信息技術(shù)對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行保管的時(shí)候,需要綜合分析技術(shù)條件和網(wǎng)絡(luò)安全等多種因素,正是因?yàn)檫@些因素的存在,使得國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作的開展面臨著嚴(yán)格要求,為確保電子文件的作用充分體現(xiàn),需要關(guān)注數(shù)據(jù)的安全性、資源的共享程度等均實(shí)現(xiàn)。
3.電子文件和紙質(zhì)文件的并行管理
隨著信息技術(shù)的運(yùn)用,國(guó)有企業(yè)想要穩(wěn)步的提升行政管理工作效率,需要適當(dāng)?shù)倪\(yùn)用電子文件,同時(shí)也不可磨滅紙質(zhì)文件的應(yīng)用優(yōu)勢(shì),需要實(shí)現(xiàn)兩者的并行管理,保證更好的實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件的永久保存價(jià)值,電子文件的共享優(yōu)勢(shì)。
三、結(jié)語
辦公室行政管理工作的作用十分明顯,特別是在國(guó)有企業(yè)中扮演著重要的角色。本文重點(diǎn)分析了新時(shí)期落實(shí)國(guó)企辦公室行政管理工作的途徑,結(jié)合著現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)在開展此項(xiàng)工作時(shí)遭遇的瓶頸,證實(shí)相關(guān)方案的可行性。在本文的表述中,發(fā)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)中的部分工作人員素質(zhì)較低、文檔管理水平待優(yōu)化等都是阻礙此工作效率提升的因素,特別依照這些問題提出合理化建議,目的是讓相關(guān)工作的開展更加順暢。希望通過本文的解讀,能夠給國(guó)有企業(yè)開展辦公室行政管理工作提供可靠借鑒。
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