【摘要】：文秘作為辦公室工作人員，負(fù)責(zé)接收整理各類文件，協(xié)調(diào)各部門運(yùn)轉(zhuǎn)。從整體而言，文秘的工作會(huì)影響到整個(gè)辦公室的效率。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)新時(shí)期，文秘工作的量與質(zhì)量都相應(yīng)的上漲，在新的歷史時(shí)期提高文秘工作的質(zhì)量和水平，是提高企業(yè)發(fā)展效率的基礎(chǔ)性工作。

【關(guān)鍵詞】：辦公室；文秘工作；職責(zé)要求；工作水平

1.引言

在辦公室中，很多文秘的工作就是為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，比如在領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)之前，文秘人員需要開(kāi)展會(huì)議前的準(zhǔn)備、會(huì)議時(shí)的記錄、會(huì)議之后的整理等，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件進(jìn)行審批之前，需要文秘人員對(duì)文件進(jìn)行處理擬辦等，其工作效率對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有很大影響。文秘工作不僅僅是領(lǐng)導(dǎo)的工作基礎(chǔ)，也是其工作延伸環(huán)節(jié)，比如，在領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策之后，需要文秘人員起草具體文件，然后下發(fā)到下級(jí)企業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)在出差后，文秘需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)需要的材料進(jìn)行整理。隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)辦公室文秘工作也會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，如果企業(yè)不能做好辦公室文秘工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策、指示就難以得到有效的實(shí)施，從而不利于企業(yè)的發(fā)展。因此，辦公室的文秘工作水平和效率對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

2.辦公室文秘工作的職責(zé)和要求

辦公室文秘工作的主要職責(zé)大致有：輔助參謀、協(xié)調(diào)溝通、接人待物、撰寫公文文書、文件管理、傳達(dá)信息、會(huì)議組織以及協(xié)助主任做好辦公室日常工作。文秘工作的這些職責(zé)決定了辦公室文秘工作人員必須具備各種素質(zhì)，現(xiàn)在企業(yè)對(duì)從事辦公室文秘工作者的素質(zhì)要求愈來(lái)愈高，要求從事辦公室文秘工作者具備扎實(shí)的文字功底、敏銳的政治頭腦、刻苦的學(xué)習(xí)態(tài)度、較強(qiáng)的交際能力、熟練的協(xié)調(diào)技術(shù)、良好的心理承受能力以及較強(qiáng)的職業(yè)道德和責(zé)任心。這樣，可以看出企業(yè)對(duì)文秘工作者的要求是很高的，這正反映出了辦公室文秘工作在現(xiàn)代企業(yè)中有著越來(lái)越重要的作用。

3.當(dāng)前企業(yè)辦公室文秘工作中存在的問(wèn)題

3.1辦公室文秘人員能力不足

企業(yè)辦公室文秘人員能力不足是影響辦公室文秘工作效率的一個(gè)重要因素。就目前來(lái)看，由于辦公室日常工作比較繁重、繁忙，在超負(fù)荷工作壓力下，容易造成文秘人員抱著完成任務(wù)的心態(tài)去工作，沒(méi)有掌握到工作的重點(diǎn)，文秘人員能力得不到提升。在開(kāi)展工作時(shí)，沒(méi)有真正把握工作重點(diǎn)，造成對(duì)實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行解決的能力相對(duì)較差，無(wú)法與上級(jí)開(kāi)展有效溝通，對(duì)文件進(jìn)行起草時(shí)，缺乏清晰的思路，難以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的日常工作提供有效幫助。從而難以發(fā)揮文秘人員在辦公室文秘工作中應(yīng)有的作用。

3.2辦公室文秘人員良莠不齊

隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，在企業(yè)發(fā)展中，對(duì)辦公室文秘人員的要求也在不斷增加，造成很多文秘人員當(dāng)前的知識(shí)能力無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。從實(shí)際情況來(lái)看，在很多企業(yè)內(nèi)，文秘人員并沒(méi)有學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，無(wú)法順利的完成相關(guān)工作。受到工作的性質(zhì)影響，辦公室的文秘人員出去開(kāi)展學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)比較少，這就造成其知識(shí)系統(tǒng)的更新相對(duì)緩慢，無(wú)法滿足整個(gè)辦公室運(yùn)行的需要。還有一些文秘人員缺乏服務(wù)意識(shí)，工作缺乏責(zé)任心，比較懶散，這對(duì)整個(gè)辦公室的效率都有很大影響。

4.提高辦公室文秘工作水平的幾點(diǎn)思考

辦公室文秘工作在現(xiàn)代企業(yè)里發(fā)揮的越來(lái)越重要的作用，那么做好辦公室文秘工作就顯得尤為重要了，下面就如何做好辦公室的文秘工作來(lái)談?wù)勎业囊恍┧伎己拖敕ā?/p>

4.1企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要科學(xué)調(diào)整文秘職能定位，加強(qiáng)文秘工作的組織建設(shè)。

現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)對(duì)文秘工作的要求也越來(lái)越高，企業(yè)員工特別是有些領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該改變傳統(tǒng)的對(duì)文秘工作的看法，不應(yīng)該認(rèn)為文秘工作只是在企業(yè)辦公室打打雜或者幫助領(lǐng)導(dǎo)處理一些簡(jiǎn)單的日常事務(wù)的工作，應(yīng)該把辦公室文秘工作提到一個(gè)非常新的高度，充分認(rèn)識(shí)到辦公室文秘工作對(duì)企業(yè)發(fā)展有著非常重要的作用。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該充分相信和利用辦公室文秘工作人員，不必事必躬親，把一些繁瑣、具體的事務(wù)都可以交給辦公室文秘去做，領(lǐng)導(dǎo)自己主要抓大事、抓全局，這樣不僅可以提高自身的工作效率和質(zhì)量，同時(shí)還有利于促進(jìn)辦公室文秘工作人員綜合素質(zhì)的提高。

4.2培養(yǎng)勤奮的工作作風(fēng)，不斷提高文秘人員的辦事效率。

辦公室工作看似無(wú)大事，實(shí)則千頭萬(wàn)緒、細(xì)致繁瑣。要求時(shí)效性、細(xì)致度比較高。這就要求辦公室文秘必須樹(shù)立效率意識(shí)，提高快速反應(yīng)能力，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)要第一時(shí)間即交即辦，切勿等、靠、盼，達(dá)到積極主動(dòng)、又好又快的做好本職工作。公文處理是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是企業(yè)內(nèi)部方針政策、指示要求等傳達(dá)的途徑之一，綜合反映本單位的工作水平，必須嚴(yán)格程序，規(guī)范及時(shí)行事。作為文秘人員，要熟知公文處理的規(guī)程、正確使用文種，嚴(yán)格審核把關(guān)，要在發(fā)文校核、格式校核、內(nèi)容校核上下功夫，克服公文文字粗糙、格式不規(guī)范等問(wèn)題，確實(shí)提高公文處理質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)于需要緊急處理的公文，要在第一時(shí)間內(nèi)處理完畢，并適時(shí)的提醒相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)辦理，提高公文辦理的效率。跑腿是文秘人員的一項(xiàng)基本功，為做好工作，提高辦事效率，必須要腿勤。傳閱文件的工作便是這樣，上級(jí)來(lái)的文件要按從上到下逐級(jí)及時(shí)傳閱，并把領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這項(xiàng)工作的批示及時(shí)傳達(dá)下去，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室，要多次催促，急于上報(bào)情況的文件便要“追”著領(lǐng)導(dǎo)讓他看，以最快的速度讓領(lǐng)導(dǎo)審閱并傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的批示，讓工作得以迅速貫徹落實(shí)。

4.3加強(qiáng)文秘人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提高文秘人員的綜合素質(zhì)。

企業(yè)要按照辦公室文秘人員實(shí)際的工作能力與水平，制定出科學(xué)、合理的培訓(xùn)方案，并定期對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，進(jìn)而使辦公室文秘人員的素質(zhì)得到有效提升。企業(yè)還需要擴(kuò)展文秘人員得到知識(shí)的渠道，為他們建立一個(gè)具有良好氛圍的環(huán)境，鼓勵(lì)他們不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)。還要注意文秘人員的思想政治，提升文秘人員的責(zé)任心。比如，要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)毛澤東思想，鄧小平理論，三個(gè)代表重要思想，提升政策理論水平，提升對(duì)企業(yè)改革發(fā)展大趨勢(shì)、大方向、大部署、大決策和新理念、新實(shí)踐的認(rèn)識(shí)，主動(dòng)跟進(jìn)、主動(dòng)落實(shí)。具體到工作實(shí)際，必須熟知企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r、規(guī)章制度、日常工作等，進(jìn)而使他們解決實(shí)際問(wèn)題的能力得到提高。鑒于企業(yè)辦公室中文秘人員缺少專業(yè)知識(shí)、不熟悉本企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)行情況，建議文秘人員要可從基層生產(chǎn)一線年經(jīng)骨干中選擇，以將其培養(yǎng)成更加重要的管理崗位引吸優(yōu)秀人才到辦公室從事文秘工作，服務(wù)好公司上下，發(fā)揮“參謀作用”。

4.4文秘工作要抓住工作的重點(diǎn)，使用自身智慧提升工作的效率。

文秘人員的辦公室工作十分繁瑣，其工作的重點(diǎn)對(duì)各種文件進(jìn)行整理，然后及時(shí)、準(zhǔn)確的向企業(yè)各級(jí)傳達(dá)信息，比如在領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)時(shí)，文秘人員需要按照領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，起草領(lǐng)導(dǎo)演講稿，還要對(duì)一些重要的信息進(jìn)行記錄，對(duì)文件進(jìn)行傳達(dá)等。信息的傳達(dá)在辦公室工作中具有重要的意義，文秘人員在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息之前，首先需要對(duì)信息的正確性進(jìn)行確定，然后對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真的分析，了解到信息背后所隱藏的危機(jī)，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出提醒，提示想到關(guān)注這些問(wèn)題，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策奠定基礎(chǔ)。此外，文秘人員還需要有風(fēng)險(xiǎn)精神，熱愛(ài)自己的工作，分清事情的嚴(yán)重程度，合理進(jìn)行安排，還需要不斷思考，想到別人沒(méi)有想到的事情，使用自身智慧提升工作的效率。

5.結(jié)束語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新時(shí)期，信息技術(shù)高速發(fā)展，企業(yè)要想不斷增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，就要從作為大后方的辦公室進(jìn)行改革，文秘作為辦公室重要工作人員，提高自身工作質(zhì)量與水平，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

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