【摘要】：檔案管理信息化建設(shè)作為目前事業(yè)單位檔案工作中的重點(diǎn)，隨著檔案管理模式轉(zhuǎn)型的不斷推進(jìn)，提升信息化管理對(duì)事業(yè)單位檔案工作的優(yōu)化作用進(jìn)一步明顯。與傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式相比較，這種新型的檔案管理方式為事業(yè)單位的檔案管理工作提供了更加便捷、高效的工作方式，同時(shí)也簡(jiǎn)化了檔案的管理流程。因此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的必要性，并能夠在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新檔案管理意識(shí)。

【關(guān)鍵詞】：檔案管理；信息化建設(shè)；方法策略

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息化已經(jīng)發(fā)展到各個(gè)領(lǐng)域中，人類進(jìn)入一個(gè)信息化的時(shí)代。信息化時(shí)代的到來意味著各行各業(yè)的發(fā)展離不開網(wǎng)絡(luò)的輔助作用，信息化應(yīng)用對(duì)工作效率的提高、生產(chǎn)力水平的提升也有很大的影響。事業(yè)單位的檔案信息化管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性以及復(fù)雜性都相對(duì)較強(qiáng)的工作 ，直接關(guān)系到事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展 ，影響事業(yè)單位信息化水平的提升。因此 ，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)過程中 ，可以通過健全檔案管理制度、完善監(jiān)督制度、加強(qiáng)信息化設(shè)備管理以及提升人員素質(zhì)水平等措施 ，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

一、檔案管理現(xiàn)狀

在信息化產(chǎn)物沒有應(yīng)用到事業(yè)單位的時(shí)候，事業(yè)單位的檔案規(guī)整主要靠人工完成，對(duì)于文案工作量較大的事業(yè)單位，人工工作的效率和工作質(zhì)量難以達(dá)到事業(yè)單位的需求，導(dǎo)致許多工作滯后，由于工作量的龐大，工作人員又是有限的，就導(dǎo)致工作的質(zhì)量難以得到保障。在信息化產(chǎn)物滲透到各行各業(yè)之后，不僅可以幫助事業(yè)單位更好的發(fā)展，也能夠幫助事業(yè)單位節(jié)省工作時(shí)間，提高工作效率，工作人員可以在少量的時(shí)間內(nèi)完成工作，并能保障工作的質(zhì)量。社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。其檔案管理在系統(tǒng)中，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息。必須有一個(gè)精選的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、檔案管理存在的問題

1.檔案信息管理人員的素質(zhì)不高

實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

2.檔案管理信息化建設(shè)沒有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

檔案主管部門往往因人力物力所限，只指導(dǎo)本地區(qū)大機(jī)關(guān)、大企業(yè)的檔案管理工作，許多事業(yè)單位的檔案工作成了管理盲區(qū)二導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理軟件各行其是，缺乏通用性，系統(tǒng)移植性差，沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，制約了事業(yè)單位檔案信息電子化的進(jìn)程，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3.檔案管理硬件設(shè)施缺乏

加快檔案管理的硬件建設(shè)檔案管理硬件的建設(shè)是檔案事業(yè)單位信息化的重要前提保障，在信息化檔案管理中，需要計(jì)算機(jī)、數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等硬件基礎(chǔ)的支持，這就要求事業(yè)單位在進(jìn)行信息化檔案管理之前，保障這些硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入，以保障檔案信息化建設(shè)的順暢進(jìn)行?，F(xiàn)在各單位存在的普遍問題是硬件設(shè)施缺乏，在硬件方面投入少，未引起足夠重視。

三、提升信息化建設(shè)方法策略

1.提高檔案管理從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

為應(yīng)對(duì)檔案信息資源日趨豐富，檔案管理業(yè)趨于復(fù)雜化和多樣化的現(xiàn)狀，強(qiáng)化檔案管理人員的信息意識(shí)，提高檔案管理人員對(duì)檔案工作的重視程度。一要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。使檔案管理人員由傳統(tǒng)的“檔案保管員”變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者和傳播者'成為檔案信息建設(shè)的行家里手。一方面檔案主管部門要將本地區(qū)的事業(yè)單位檔案管理工作納入指導(dǎo)范圍，盡快建立以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合性人才為重點(diǎn)，高科技人才為骨千的人才隊(duì)伍，滿足事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)需要。另一方面要對(duì)事業(yè)單位的檔案管理人員進(jìn)行檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和信息化管理的執(zhí)業(yè)資格培訓(xùn)，實(shí)行持證上崗，保證檔案管理人員具備專業(yè)的理論和技能，并定期舉行培勺，及時(shí)更新工作人員的管理理念，熟練掌握檔案信息存儲(chǔ)的硬件和軟件操作和維護(hù)常識(shí)。

2.制定檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息化建設(shè)。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)該按照國家和地方主管部門推薦的標(biāo)準(zhǔn)，選擇適合自身發(fā)展的檔案信息管理軟件，使得將來電子目錄入館后能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享二通過軟件系統(tǒng)對(duì)所有檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等各方面實(shí)行計(jì)算機(jī)的有效管理控制，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料即時(shí)歸檔數(shù)字化，檔案信息檢索與提供“無紙化”，達(dá)到檔案信息資源共享，為社會(huì)發(fā)展和管理提供服務(wù)。在完善檔案管理機(jī)制時(shí)，主管部門可以將信息化建設(shè)作為事業(yè)單位檔案管理工作的業(yè)績(jī)之一考核，最大程度激發(fā)工作人員積極性，使工作人員以飽滿的激情投入到事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中。

3.加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位要保障硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入，硬件是電子文檔的存儲(chǔ)載體。目前，多數(shù)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理與分析時(shí)，采用的依然是紙質(zhì)的載體，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，科技化水平不斷提高，在信息化時(shí)代的今天，要在保證紙質(zhì)檔案管理中檔案管理謹(jǐn)慎性的基礎(chǔ)上，對(duì)電子檔案進(jìn)行更有效的管理，同時(shí)可提高某些方面的技術(shù)，使電子檔案具有更加強(qiáng)大的功能。事業(yè)單位要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等硬件基利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案管理信息的完整性和時(shí)效性，促進(jìn)整個(gè)事業(yè)單位的高速、健康發(fā)展。

事業(yè)單位檔案是國家和社會(huì)重要的信息資源。隨著時(shí)代的發(fā)展，我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平在不斷提高，但是仍然存在許多問題、需要完善。因此，在促進(jìn)我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，工作人員不僅要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，還要繼續(xù)創(chuàng)新管理服務(wù)理念，以檔案管理信息化促進(jìn)事業(yè)單位管理的科學(xué)化、高效化。