【摘要】：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和快速普及應用，各行各業(yè)向著數(shù)字化進程邁進，檔案管理逐步實現(xiàn)了數(shù)字化，極大地提高了辦公和開發(fā)利用效率，這也使得檔案管理工作變得復雜起來。技術(shù)手段帶來便利的同時也帶來了數(shù)字化檔案管理中的的問題，制約著數(shù)字化檔案管理建設(shè)的進程。對此，本文將從數(shù)字化檔案研究分析管理中存在的問題進行淺析，并提出相應對策。

【關(guān)鍵詞】：數(shù)字化檔案；檔案管理；數(shù)字化

1 引言

無論是對個人還是對單位，檔案資料都是組織機構(gòu)重要的信息記錄資源，包含豐富的信息資源，具有不可替代的意義，而且越來越受社會大眾所重視。現(xiàn)代檔案隨著互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)的發(fā)展和普及，形態(tài)和類型不止停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案上，管理也不再是個別職能部門保存收藏的事情，而逐漸面臨檔案數(shù)字化，以及以數(shù)字化形式出現(xiàn)的檔案管理等新問題；同時社會大眾的重視也使得檔案資源開發(fā)利用、信息公開透明便于流通查詢成為受關(guān)注課題。所以，先進的信息技術(shù)為檔案管理帶來了發(fā)展機遇，提高了檔案管理的質(zhì)量和效率，也帶來了發(fā)展的一些難題，阻礙數(shù)字化檔案管理工作的順利開展。

本文將對數(shù)字化管理進行綜述和研究分析，并在此基礎(chǔ)之上提出數(shù)字化檔案管理中存在的問題和相應的應對對策。

2 數(shù)字化檔案管理研究分析

學者梁計恒在《數(shù)字化檔案管理存在的問題與對策》一文中對數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵做了闡述，他認為數(shù)字化檔案管理是將檔案的各種原始資料，如紙張、錄像、錄音等傳統(tǒng)儲存介質(zhì)利用各種技術(shù)手段將其存儲于計算機，并對其進行分類管理，從而便于快捷檢索，及時找到所需要檔案。

學者黨景麗在《數(shù)字化檔案的思考》一文中將數(shù)字化檔案同檔案數(shù)字化等同闡述，認為數(shù)字化檔案能夠幫助信息資源的共建共享與有效利用。

王玉珍在《數(shù)字化檔案管理的應用現(xiàn)狀及未來發(fā)展解析》一文中提高數(shù)字化檔案管理是電子檔案日益增多的客觀需求，也是數(shù)字化檔案管理優(yōu)勢突出的必然產(chǎn)物。

梁計恒、王玉珍都提到了數(shù)字化檔案管理具有傳統(tǒng)管理所不具有的存儲空間較小、備份和維護簡便、安全性較強、工作負擔小等優(yōu)點，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

崔梅芳在《做好新時期數(shù)字化檔案管理工作的思考》中認為數(shù)字化檔案價值的認識是我們做好數(shù)字化檔案管理工作的出發(fā)點。她在文中提到我國國家標準中對電子檔案的定義為“具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件產(chǎn)品和硬件說明”，作者認為數(shù)字化檔案盡管形式發(fā)生了很大變化，但屬性并沒有改變，相反數(shù)字化檔案擴展了檔案的外延，以便更好的搞好檔案管理工作。

總的來說，我國對于研究數(shù)字化檔案管理的文章，在CNKI中以“數(shù)字化 檔案管理”為主題進行檢索， 2017年至今為止僅有369篇，2015年全年的數(shù)量為566篇。按理說數(shù)字化進程如此快的情況下，這樣的數(shù)量并不樂觀；縱觀內(nèi)容，對“數(shù)字化檔案”和“檔案數(shù)字化”的研究和區(qū)分也未統(tǒng)一，本文認為，數(shù)字化檔案既包含傳統(tǒng)檔案通過數(shù)字化手段轉(zhuǎn)變后的電子檔案，也包含新興的以電子化形式出現(xiàn)的檔案，關(guān)鍵是管理手段和技術(shù)上面的數(shù)字化和管理觀念的數(shù)字化。

3 數(shù)字化檔案管理存在的問題

3.1 軟硬件技術(shù)上還有待提高

改革必然伴隨著投入，新技術(shù)意味著新的軟硬件投入，不僅僅是人力的投入還有財力的投入。數(shù)字化檔案無論是何種形態(tài)，都需要設(shè)備的支持，軟件的滯后和硬件的投入不足都會影響數(shù)字化檔案管理質(zhì)量和效率。機構(gòu)單位自行開發(fā)的系統(tǒng)難以滿足檢索、管理多重功能，也無法通用，導致數(shù)字化檔案管理進程受到制約。

3.2 缺乏數(shù)字化檔案管理標準

行業(yè)缺乏統(tǒng)一的、指導性的數(shù)字化檔案管理標準，各單位就沒有執(zhí)行的參考和標準。有些單位積極進行數(shù)字化檔案管理的研究探索，有些僅僅人浮于事，簡單的將檔案資料歸檔在優(yōu)盤、光盤等數(shù)字化介質(zhì)中而不是建立對應的數(shù)據(jù)庫就當成數(shù)字化檔案管理手段的應用，忽略了計算機對信息的處理特點，這些都是由于數(shù)字化檔案管理標準缺失造成的。

3.3 數(shù)字化檔案形態(tài)多樣化帶來管理上的復雜

檔案信息資源主要以紙質(zhì)資料為主，即使在互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)普及的當今數(shù)字化環(huán)境下，也將面臨紙質(zhì)資料和電子資料長期并存的情況。在社會發(fā)展快速的今天，新興檔案可能會直接以數(shù)字化形式出現(xiàn)，而不僅僅局限在傳統(tǒng)檔案資源轉(zhuǎn)化而來，這就導致數(shù)字化檔案管理對象的復雜、多樣，管理進程也要同步考慮兩種類型的檔案能否統(tǒng)一管理，還是需要分別對待，從管理上來說，要形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，還有很長的路要走。

3.4 數(shù)字化檔案開發(fā)利用率低下

互聯(lián)網(wǎng)的普及，計算機技術(shù)的發(fā)展，人才的引進使得數(shù)字化檔案在檔案管理單位不算新鮮，但很多機構(gòu)依然習慣于守舊傳統(tǒng)的人工管理和查詢，忽略計算機的方便快捷，僅僅使用信息錄入、編輯和打印等基本功能，不去有意識、能動的開發(fā)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢和促進其開發(fā)利用，導致數(shù)字化檔案管理既耗費人力物力又無法發(fā)揮價值，造成雙重浪費。

4對策

4.1 規(guī)范數(shù)字化檔案標準，建立行業(yè)管理體系

行業(yè)管理體系和標準的建立和規(guī)范，能為各單位執(zhí)行提供權(quán)威、統(tǒng)一的參考遵循標準。數(shù)字化檔案管理的順利實施有賴于一套規(guī)范而統(tǒng)一的標準做保障，這樣的標準應該具有較高的完整性、系統(tǒng)性、科學性和可行性，包含計算機處理檔案信息的技術(shù)特點和規(guī)范數(shù)字化檔案的業(yè)務流程的操作標準，并明確建立高質(zhì)量數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)定相應的目錄、范圍及檢索系統(tǒng)和途徑，使得數(shù)字化檔案管理順利進行。

4.2 重視數(shù)字化檔案安全建設(shè)，為開發(fā)利用做好基礎(chǔ)保障

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在為數(shù)字化檔案管理帶來便利的同時，也存在一定的安全隱患。特別是僅僅以數(shù)字化形式存在的檔案，一旦出現(xiàn)安全問題，沒有傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料作為補充備用，難以恢復，重要資料的丟失影響很大。所以務必要重視數(shù)字化檔案的安全建設(shè)，完善管理制度，結(jié)合相應的技術(shù)來共同保障安全保密，落實到人，尤其在開發(fā)利用數(shù)字化檔案的過程中提供授權(quán)服務、設(shè)置訪問限制等，重視數(shù)字化檔案管理安全建設(shè)。

4.3 提高管理意識，加強專業(yè)人才引進和培養(yǎng)

數(shù)字化檔案管理是大勢所趨的進程，不能因為有困難就逃避，管理人員和工作人員要從意識上重視這一工作。同時要改善現(xiàn)狀必須從建設(shè)專業(yè)人才隊伍做起，培訓現(xiàn)有人才的業(yè)務水平和能力，引進綜合性人才，既重視檔案管理，又要學習網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，提高從業(yè)人才的綜合素質(zhì)，讓新的技術(shù)為數(shù)字化檔案管理所用。

5 總結(jié)

綜上所述，數(shù)字化檔案管理是一項管理對象復雜多樣、邊界模糊，時間上任重道遠，趨勢上不可逆轉(zhuǎn)的長期化工作，為了與時俱進，讓具有保存價值的檔案資料得到妥善、穩(wěn)定的保存，讓具有檢索利用價值的檔案資料有渠道供社會大眾利用，必須盡快建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案標準，建設(shè)高素質(zhì)人才隊伍，逐步提高數(shù)字化檔案管理水平，促進檔案管理事業(yè)的長足發(fā)展。

參考文獻：

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