張虹

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理和檔案利用服務(wù)越來(lái)越受到人們的關(guān)注，其中文書(shū)檔案收集與歸檔工作是檔案管理和檔案利用服務(wù)工作的基礎(chǔ)。為了確保檔案管理和檔案利用服務(wù)工作的順利、高效開(kāi)展，分析文書(shū)檔案收集與歸檔工作中存在的問(wèn)題，探究如何高效管理文書(shū)檔案收集與歸檔工作就顯得非常重要。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；收集與歸檔；研究

文書(shū)檔案屬于管理性檔案，是機(jī)關(guān)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存利用價(jià)值的文件。一個(gè)檔案立檔單位是通過(guò)制定文書(shū)檔案的歸檔制度來(lái)保證文書(shū)檔案收集工作的正常進(jìn)行，其中文書(shū)檔案的歸檔范圍、時(shí)間、要求等都要有明確的標(biāo)準(zhǔn)制度。文書(shū)檔案收集與歸檔的主要材料有上級(jí)下發(fā)的指導(dǎo)性公文、本機(jī)關(guān)自己形成的公文、下級(jí)呈送的報(bào)請(qǐng)類(lèi)公文及同級(jí)或其他機(jī)關(guān)的商洽性或?qū)徟怨牡鹊?。文?shū)檔案收集與歸檔工作的有效進(jìn)行是順利完成檔案管理和檔案利用服務(wù)工作的先決條件，因此研究與探索如何加強(qiáng)文書(shū)檔案收集與歸檔工作的管理是非常必要的。

1 文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要性

（1）文書(shū)檔案收集與歸檔工作是文書(shū)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)

文書(shū)檔案收集與歸檔工作是檔案管理工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，沒(méi)有檔案收集與歸檔何談檔案管理。檔案收集的齊全與否、檔案歸檔的正確與否都直接影響到檔案管理工作能否順利、有效地開(kāi)展，尤其是直接影響到社會(huì)各方面對(duì)檔案的有效利用。

（2）文書(shū)檔案收集與歸檔的質(zhì)量決定文書(shū)檔案管理的質(zhì)量

文書(shū)檔案的收集是檔案管理機(jī)關(guān)取得檔案的方法，文書(shū)檔案的歸檔是檔案管理的重要部分，因此文書(shū)檔案收集與歸檔工作質(zhì)量的好壞決定著檔案管理工作能否有效的開(kāi)展。只有加強(qiáng)文書(shū)檔案收集與歸檔工作的管理，才能更好地體現(xiàn)檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

（3）文書(shū)檔案收集與歸檔工作是充分發(fā)揮檔案作用的保證

檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案的利用需求越來(lái)越大，那么做好檔案管理工作是發(fā)揮檔案作用的重要前提。由于文書(shū)檔案收集與歸檔工作是檔案管理工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，所以，做好文書(shū)檔案收集與歸檔工作是充分發(fā)揮檔案作用及其利用價(jià)值的保證。

2 文書(shū)檔案收集與歸檔工作中存在的問(wèn)題

（1）收集與歸檔的檔案材料不全面

隨著社會(huì)的進(jìn)步，各機(jī)關(guān)單位的不斷發(fā)展，檔案資料越來(lái)越多，檔案資料的內(nèi)容也越來(lái)越廣泛，這樣就造成檔案的收集與歸檔工作的工作量明顯增大。檔案工作人員還是按照之前單一、傳統(tǒng)的檔案收集與歸檔方法，這樣就容易出現(xiàn)遺漏材料、斷章缺頁(yè)等現(xiàn)象，使檔案的收集不全面，檔案的歸檔無(wú)法順利完成。

（2）文書(shū)檔案的收集歸檔力度不夠

由于各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)及事業(yè)單位中檔案管理部門(mén)的檔案管理制度及流程不統(tǒng)一、不規(guī)范，各種檔案資料的收集與歸檔標(biāo)準(zhǔn)不一，致使文書(shū)檔案的收集與歸檔工作難度大、進(jìn)展慢。各檔案管理部門(mén)只重視文字檔案的收集與歸檔，忽略電子文書(shū)檔案的重要性。另外，檔案管理人員對(duì)檔案的完整連續(xù)性也不夠重視，常出現(xiàn)缺時(shí)間或時(shí)間不連貫的檔案，然而收集人員并沒(méi)有及時(shí)處理，給檔案的歸檔造成很多不便。此外，還有一些檔案材料的真實(shí)性有待考究，只是在相對(duì)緊急的情況下為了應(yīng)付檢查而臨時(shí)收集或記錄粗糙的檔案材料。

（3）檔案工作人員的意識(shí)與責(zé)任心缺乏

由于檔案工作人員對(duì)檔案的完整性、重要性等認(rèn)識(shí)不足，致使在檔案收集時(shí)只重視自己認(rèn)為重要的紅頭文件的收集，對(duì)一般性檔案材料或無(wú)編號(hào)的檔案材料收集不夠認(rèn)真，造成檔案收集與歸檔工作的質(zhì)量不高。同時(shí)，由于工作人員的責(zé)任心缺乏，對(duì)檔案材料的記錄及整合不夠嚴(yán)謹(jǐn)，致使檔案材料的真實(shí)性需要考證。此外，還有些工作人員對(duì)收集分散、混亂的檔案不夠用心、整合粗糙，致使檔案的歸檔、管理及利用受到嚴(yán)重影響。

3 加強(qiáng)文書(shū)檔案收集與歸檔工作的措施

（1）加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

對(duì)于一名從事檔案工作的人員來(lái)說(shuō)，首先要具備管理檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)。因此要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的相關(guān)培訓(xùn)，使他們?cè)跈n案工作中對(duì)檔案材料有著不同于常人的職業(yè)敏感性，對(duì)檔案的收集與歸檔有著專(zhuān)業(yè)、高效的方法。同時(shí)，還要讓檔案工作人員在培訓(xùn)的過(guò)程中增強(qiáng)對(duì)檔案工作的責(zé)任感及對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，從而確保他們收集與歸檔的檔案材料的完整性和真實(shí)性。

（2）完善文書(shū)檔案收集與歸檔的相關(guān)制度

制定與完善相關(guān)的文書(shū)檔案收集與歸檔制度，讓檔案工作人員明確收集與歸檔的時(shí)間范圍、保存期限及注意事項(xiàng)，并能結(jié)合自己?jiǎn)挝徊块T(mén)的實(shí)際情況，依照相關(guān)的法律法規(guī)高效地進(jìn)行文書(shū)檔案的收集與歸檔工作。另外，各檔案管理部門(mén)

可以結(jié)合本單位的檔案實(shí)際管理情況適時(shí)更新和完善相關(guān)的文書(shū)檔案收集與歸檔制度，以滿(mǎn)足不同發(fā)展階段檔案的管理需求，使檔案的管理工作得到高效、順利的開(kāi)展。

（3）改進(jìn)文書(shū)檔案收集與歸檔的工作模式

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案收集工作僅僅是被動(dòng)地將送來(lái)的文書(shū)檔案資料進(jìn)行整理，容易造成檔案資料不完整、檔案信息混亂等，因此改進(jìn)文書(shū)檔案收集與歸檔的工作模式是檔案管理工作高效開(kāi)展的基礎(chǔ)。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書(shū)檔案收集與歸檔模式，加強(qiáng)檔案工作人員與各部門(mén)之間的聯(lián)系，從而有利于工作人員主動(dòng)進(jìn)行檔案收集與歸檔。另外，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，要懂得采用信息技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案的收集與歸檔，促使文書(shū)檔案收集與歸檔工作更加迅速、準(zhǔn)確、高效的進(jìn)行。

4 結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，要不斷加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案工作人員的相關(guān)培訓(xùn)、完善文書(shū)檔案收集與歸檔的相關(guān)制度，創(chuàng)新與改進(jìn)文書(shū)檔案收集與歸檔的工作模式等來(lái)促使文書(shū)檔案工作的高效開(kāi)展，進(jìn)而提高文書(shū)檔案的利用服務(wù)水平。

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