袁瑛

摘 要：我國行政機(jī)關(guān)對(duì)信息化檔案管理的需求來源于我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)水平的不斷提高以及檔案資料的日漸增多。而會(huì)計(jì)檔案資料對(duì)于行政機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)信息安全和管理有著重要的作用，因而現(xiàn)階段利用信息化手段提升行政機(jī)關(guān)檔案管理的水平是具有良好的應(yīng)用價(jià)值的。本文從提升行政機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理信息化的方法策略入手，通過研究明確如何在現(xiàn)代行政機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)量和安全要求不斷提升的現(xiàn)實(shí)環(huán)境下應(yīng)用信息化管理手段提升行政機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理水平的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：行政機(jī)關(guān)；檔案管理；信息化

數(shù)字化背景下行政機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理工作很大程度上要依賴對(duì)會(huì)計(jì)檔案的查閱和選擇，這一工作程序在實(shí)現(xiàn)行政機(jī)關(guān)資產(chǎn)評(píng)估財(cái)務(wù)規(guī)劃等方面具有重要意義，而隨著會(huì)計(jì)科目的增加，財(cái)務(wù)部門和行政機(jī)關(guān)檔案管理部門之間的配合略顯力不從心，如何完善會(huì)計(jì)檔案管理工作成了保證行政機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理工作正常運(yùn)行并實(shí)現(xiàn)行政機(jī)關(guān)對(duì)會(huì)計(jì)信息的收納和良好的應(yīng)用的重要保證，這關(guān)乎新形勢(shì)下財(cái)務(wù)管理價(jià)值的最大限度發(fā)揮以及會(huì)計(jì)資源的合理配置，因而加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作有益于幫助行政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下的全面發(fā)展。

1 目前我國行政機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理理念的理解不夠準(zhǔn)確，部分檔案法規(guī)內(nèi)容滯后

檔案管理理念指的是依據(jù)檔案管理的具體任務(wù)的形式界定管理的規(guī)程和執(zhí)行的方法，確定檔案管理制度的權(quán)利與義務(wù)，保證權(quán)利與義務(wù)的實(shí)施，并不是為了自己方便管理而制定一定的規(guī)程。這個(gè)理念是指導(dǎo)檔案管理的基本理念。但目前在行政機(jī)關(guān)的檔案管理中，對(duì)檔案管理理念的理解還不夠準(zhǔn)確，所以會(huì)計(jì)檔案管理工作沒有足夠的針對(duì)性。會(huì)計(jì)檔案管理更多的應(yīng)該體現(xiàn)出其服務(wù)性和管理性并重的特點(diǎn)。其目的是對(duì)管理秩序進(jìn)行科學(xué)有效的規(guī)范，進(jìn)而推動(dòng)檔案部門為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而更有效地發(fā)揮其的社會(huì)方面功能。但目前的會(huì)計(jì)檔案只注重保存，對(duì)檔案的利用有所忽略，注重檔案的管理卻忽視其服務(wù)性。

（二）行政機(jī)關(guān)檔案行政執(zhí)法工作不嚴(yán)、執(zhí)法工作監(jiān)督不力

中國的個(gè)別行政機(jī)關(guān)，人為的因素還極大地存在于行政執(zhí)法中，不重視法治，影響了執(zhí)法效率，干擾了執(zhí)法效果。盡管我國已有一套系統(tǒng)的檔案法規(guī)，但具體執(zhí)法時(shí)，有法不依的現(xiàn)象屢見不鮮。這些執(zhí)法人員缺少必要的法制意識(shí)，不能及時(shí)地進(jìn)行執(zhí)法，不利于我國檔案行政執(zhí)法的健康可持續(xù)發(fā)展。

在今天的中國，行政方面的監(jiān)督還沒有常態(tài)化和制度化，其范圍也不明確，各種方式和程序也缺乏科學(xué)的依據(jù)，更不用提檔案方面的監(jiān)督了。持續(xù)性是這方面監(jiān)督工作的特性，可也通常被我國各級(jí)相關(guān)人員忘記，缺乏對(duì)這一工作的重要意義的理解。在許多地方工作也是敷衍了事，沒有落到實(shí)處，忽視了工作的效率。

2 對(duì)提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率的新思路的探析

（一）明確會(huì)計(jì)檔案管理的職能

正確的會(huì)計(jì)檔案管理觀念要求明確其職能，要建立體系化、制度化的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)而非想當(dāng)然的把會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)作進(jìn)行資金梳理。系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理體系能幫助行政機(jī)關(guān)及早對(duì)財(cái)務(wù)信息建立切實(shí)有用的檔案，合理分配財(cái)務(wù)資源，規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn)。

同時(shí)，正確的會(huì)計(jì)檔案管理觀念要求極大的剔除人為因素對(duì)行政機(jī)關(guān)正常工作體系內(nèi)財(cái)務(wù)管理的影響，這一點(diǎn)尤其在地方行政機(jī)關(guān)中較為常見。整個(gè)單位中財(cái)務(wù)體系的執(zhí)行力度不足，人為因素很大程度上制約著會(huì)計(jì)檔案何時(shí)建立以及數(shù)據(jù)的真實(shí)性，比如在有些單位，資歷較老的干部在行政體系中具有一定的“話語權(quán)”，送人情或者賣面子的情況依舊存在，涉及到個(gè)人利益的會(huì)計(jì)信息的整理和建檔會(huì)受到這類情況的干擾，使得會(huì)計(jì)信息出現(xiàn)偏差、會(huì)計(jì)檔案的建立受到影響。因而要在行政機(jī)關(guān)內(nèi)部加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理具有的職能的宣傳，比如其可總結(jié)和預(yù)示一定時(shí)間和未來某一時(shí)間段內(nèi)單位財(cái)務(wù)的狀況，為形成良好的財(cái)務(wù)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理工作提供支撐。只有明確其具體的作用才能更好的完善會(huì)計(jì)檔案管理。

（二）明確會(huì)計(jì)檔案依法管理與建設(shè)

要健全并優(yōu)化檔案相關(guān)的法規(guī)體系，強(qiáng)化這方面的制度層次的建設(shè)，使這一事業(yè)的每個(gè)層次都能有法可依。這是現(xiàn)代化檔案事業(yè)進(jìn)行法制建設(shè)的基本，離不開對(duì)立法的強(qiáng)化，離不開對(duì)立法的優(yōu)化。需要加強(qiáng)檔案立法工作，提高檔案立法質(zhì)量。我們既要借鑒，吸收他國的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合不同單位的實(shí)際情況，強(qiáng)化對(duì)不同財(cái)務(wù)信息進(jìn)行合理的檔案建立和依法保護(hù)，更要針對(duì)同行業(yè)及相關(guān)部門取長(zhǎng)補(bǔ)短，適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)這一立法工作的更高需求，已有的規(guī)章制度要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況的變化做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，一些未有規(guī)章制度的領(lǐng)域，相關(guān)部門也要加緊制定，不斷完善我國企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的依法管理體系的建設(shè)。

（三）對(duì)信息化檔案系統(tǒng)配備專門的負(fù)責(zé)人員

由于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的復(fù)雜性，如今的信息化檔案管理制度必然需要對(duì)其系統(tǒng)的有效和安全保護(hù)，單位的檔案部門應(yīng)該責(zé)成相關(guān)人員及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行后臺(tái)維護(hù)和數(shù)據(jù)備份，消除系統(tǒng)內(nèi)潛在的威脅，保證信息化檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。只有做到從源頭保護(hù)檔案數(shù)據(jù)，才能杜絕信息的非正常公開，保護(hù)行政機(jī)關(guān)位檔案信息的安全，實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理。

3 結(jié)語

綜上所述，在越來越強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)管理有效性的現(xiàn)代社會(huì)中始終處于服務(wù)地位的會(huì)計(jì)檔案管理必須改變其“黑色管理”的方式，揭開其“神秘面紗”采用新的管理模式和新的管理思維以發(fā)揮最大的作用，做到切實(shí)促進(jìn)行政機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理工作的良好進(jìn)步和實(shí)現(xiàn)對(duì)職工權(quán)益、信息的有效保護(hù)，完善會(huì)計(jì)檔案管理必然是未來檔案管理和行政機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)管理工作的要求和發(fā)展方向。

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