人類社會的辦公與管理活動歷史悠久，但在漫長歲月中，辦公工具與管理技術的更新、發(fā)展極其緩慢，基本上是手工操作。進入20世紀，隨著科學技術的發(fā)展，特別是電子計算機的出現(xiàn)，才使辦公和管理工作得到變革，并逐步進入自動化辦公時代，提高了工作效率和管理水平。文件是檔案的前身，文件處理、信息管理及辦公方法、方式的變革，必然對檔案管理產生重大影響。

一、辦公自動化概述

（一）辦公自動化內涵

辦公自動化也叫辦公室自動化，源于英文Office Automation，縮寫為OA，是20世紀70年代中期發(fā)達國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術。目前關于辦公自動化還沒有一個嚴格統(tǒng)一的定義，其內涵通常是指以電子計算機技術為核心，結合現(xiàn)代通訊技術，使部分或全部辦公業(yè)務活動借助于各種現(xiàn)代化設備并由這些設備和辦公人員構成一個對文件處理、信息管理和日常事務等活動進行自動化管理的系統(tǒng)。

（二）辦公自動化的支撐技術

辦公自動化的技術設備很多，涉及范圍很廣，支撐技術主要有計算機、通信、信息處理等技術組成。

1.計算機技術

電子計算機是辦公自動化系統(tǒng)的主要設備，具有存儲量大，處理速度快，輸出形式多樣等特點。在辦公自動化系統(tǒng)中，信息的采集、處理、存儲等均由電子計算機來完成。計算機技術的設備主要包括各種計算機、終端、工作臺站、文字處理機、打印機等。

2.通信技術

要實現(xiàn)辦公自動化，關鍵要把各種信息處理設備連在一起，形成網(wǎng)絡，使它們能互相通信，實現(xiàn)信息資源共享，這就需要使用通信技術；它負責信息的收集和發(fā)送，是辦公自動化的神經(jīng)系統(tǒng)和紐帶。通信設備主要有局部網(wǎng)和遠程網(wǎng)的通信線路、各種通信終端設備（如傳真機、電傳機、電話機、傳呼機、交換機、文字識別器、語音發(fā)生器、語音識別器、圖像圖形輸入器、漢字輸入等），新型的辦公系統(tǒng)還采用電子郵政系統(tǒng)、無線傳呼系統(tǒng)。

3.信息處理技術

辦公自動化技術的核心是信息處理技術，也就是利用各種計算機系統(tǒng)處理辦公信息。因此，用于辦公信息處理的軟件是辦公自動化的重要工具。辦公信息處理軟件設備包括數(shù)據(jù)庫、專用應用軟件和通用應用軟件，以及支持辦公軟設備的各種系統(tǒng)軟件等。

二、辦公自動化促進檔案管理變革的思考

檔案是機關、社會組織及個人在社會活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像以及其他各種形式和載體的文件材料。從檔案的定義可以看出，檔案是由文件材料轉化而來的。檔案工作和文書工作是以立卷歸檔為分水嶺和結合部，檔案管理是以經(jīng)過系統(tǒng)整理立卷歸檔的文件材料為對象進行科學管理；因此，檔案管理方式、方法必然要受到文件管理方式、方法的影響。辦公自動化會直接引起文件管理方式、方法的變革，所以，它對檔案管理也會產生非常顯著的影響。

（一）辦公自動化促進并實現(xiàn)檔案管理工作自動化、現(xiàn)代化

辦公業(yè)務是多種多樣的，按實際處理的內容來劃分，辦公室可分為確定型事務處理辦公室、非確定型決策處理辦公室、混合型處理辦公室三種類型。而作為檔案管理特定場所的檔案館（室）是屬于確定型事務處理辦公部門；它處理事務的過程比較確定，一般多是有規(guī)律的、重復性的。檔案管理工作通常包括檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、編制檢索工具、著錄、標引、檢索和提供利用等固定的工作環(huán)節(jié)。實現(xiàn)辦公自動化，檔案部門可以利用電子計算機、各種通信設備以及現(xiàn)代化的辦公設備來管理檔案，迅速、準確地完成檔案信息的收集、加工、傳輸處理、檢索、貯存和管理等過程。這樣，一方面，能把檔案工作人員從繁重的手工勞動、重復勞動中解放出來，大大縮短檔案工作人員的辦公時間，加快檔案信息的處理和流通，提高檔案信息的利用率，從而提高工作效率和管理水平；另一方面，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、自動化，可通過電子計算機終端建立網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，擴大檔案信息的利用面和利用速度。

（二）辦公自動化有助于“文件與檔案管理工作一體化”的實現(xiàn)

“文件與檔案管理一體化”事實上是“行政信息管理一體化”。隨著社會的發(fā)展和信息管理科學化的進程，社會對于檔案工作已從學術研究、歷史研究逐步轉向社會的管理活動，對現(xiàn)行檔案的利用占有越來越重要的地位。國家各級行政機關的主要職能是從事國家各級組織的管理活動，而行政管理信息的收集、加工、存儲、傳遞等，是行使其行政管理職能的主要手段。因此，從某種意義上說，行政管理機關就是行政管理信息的加工廠，在行政信息系統(tǒng)中，文件的存儲和檢索是其中的一個有機環(huán)節(jié)，許多文件信息經(jīng)常作為回溯情報又重新投入行政管理的洪流中，再把文件處理和檔案管理畫地為牢是不合理的，同時，與文書工作和檔案工作的發(fā)展也不相協(xié)調。

（三）辦公自動化使檔案管理工作產生變革

辦公自動化出現(xiàn)了許多新型的信息存貯載體，如電子計算機使用的磁盤，它具有體積小，保存方便，信息存儲量大，信息檢索十分便捷，易于拷貝復制等特點；辦公部門在歸檔時，為了本部分使用方便，可拷貝一份留存，而且，還能對外借閱、復制，互相提供利用；從而造成檔案信息多家存儲，使檔案部門失去了原有的檔案信息集中、壟斷的地位，在提供信息服務中競爭力減退，也使檔案工作對外影響相對削弱。所以，檔案部門要轉換職能，根據(jù)所藏檔案的情況和社會需求，了解和熟悉經(jīng)濟建設的環(huán)節(jié)和活動規(guī)律，利用館（室）藏優(yōu)勢，增強信息處理能力，積極開發(fā)檔案信息資源，主動出擊，迅速、準確、系統(tǒng)地提供檔案信息，滿足各方面的需要，成為一個名副其實的信息中心，增強檔案工作的后勁和活力。

三、結束語

辦公自動化對檔案管理的影響還不僅限于以上所述，隨著辦公自動化的發(fā)展，它將在更為廣泛的領域里影響檔案管理工作，并促進檔案管理的變革。

（作者單位：承德日報社）