高校學(xué)生檔案管理記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)軌跡，對學(xué)生未來的發(fā)展具有重大的意義。文章主要對高校學(xué)生檔案的地位進(jìn)行了簡單分析，并針對我國現(xiàn)行的學(xué)生檔案管理問題進(jìn)行了闡述。

檔案是記錄人類生存軌跡的有效憑證，是一種社會性的行為。人類可以通過檔案記錄自己的過去和現(xiàn)在，并且依照檔案規(guī)劃自己的未來生活。高校作為培養(yǎng)人才的重要場所，學(xué)生檔案管理工作必然也是重中之重。那么到底什么是高校學(xué)生檔案呢？高校學(xué)生檔案管理工作目前是什么情況呢？本文重點(diǎn)針對這兩個問題進(jìn)行簡單闡述。

一、對高校學(xué)生檔案的定位

1、高校學(xué)生檔案的含義

從種屬關(guān)系來說，高校學(xué)生檔案與人事檔案是整體與部分的關(guān)系，人事檔案是整體，高校學(xué)生檔案是部分，即高校學(xué)生檔案是人事檔案的有機(jī)組成部分。一般來說，大學(xué)生從入學(xué)報名開始，就要建立各自的檔案。檔案中要包含學(xué)生的高中院校情況表、高考成績單、健康情況表、興趣愛好表，還有上大學(xué)以后的成績單、獎懲表、任職表、入黨資料、實(shí)習(xí)資料和畢業(yè)論文等材料。原則上來說，高校學(xué)生檔案里面記錄的資料不屬于人事信息。但是，對于一個還未走上社會的學(xué)生來說，這些信息都可以成為日后他們的人事信息來源。因?yàn)楦咝W(xué)生檔案記錄了學(xué)生，自跨入大學(xué)校門后到離開學(xué)校期間發(fā)生的所有重大的事件和行為表現(xiàn)，是社會人事檔案的最原始的材料來源。因此，高校學(xué)生檔案是為了記錄大學(xué)生的在校行為表現(xiàn)、獎懲情況，規(guī)范學(xué)生言行、激勵學(xué)生學(xué)習(xí)的一種人事管理工作。

2、高校學(xué)生檔案的重要價值

高校學(xué)生檔案具有非常重要的價值。因?yàn)楦咝W(xué)生檔案是高校所有其他工作展開的基礎(chǔ)和前提。如果沒有學(xué)生的信息資料，高校如何了解學(xué)生，如何發(fā)現(xiàn)學(xué)生存在的問題及原因，如何對學(xué)生對癥下藥，如何更好地為學(xué)生服務(wù)？二零零八年，我國教育部和檔案局聯(lián)合發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》，在辦法中，提出了將高校學(xué)生檔案列入高等學(xué)校檔案的管理與利用范圍。這就說明國家已經(jīng)對高校學(xué)生檔案更加重視。學(xué)生的檔案作為高校學(xué)生檔案的重要組成部分，高校必須高度重視并認(rèn)真管理和執(zhí)行有關(guān)檔案管理的規(guī)定。

高校學(xué)生檔案作為學(xué)生人事檔案的第一手資料，全面反映了學(xué)生的德、智、體、美、勞等各方面的情況。社會各界在評選和認(rèn)定學(xué)生時，都會參考這些資料，因此具有非常重要的參考價值。如果說學(xué)生的檔案里面資料不全，那么當(dāng)社會中的招聘單位看到學(xué)生資料不全時，就會產(chǎn)生偏見和不信任。嚴(yán)重影響學(xué)生的就業(yè)情況。因此，高校學(xué)生檔案工作必須做到嚴(yán)肅、認(rèn)真、負(fù)責(zé)、完整。

二、高校學(xué)生檔案存下的現(xiàn)狀

高校學(xué)生檔案工作目前并沒有明確的文件規(guī)定，所以從事這項(xiàng)工作的人員都是按照各自的習(xí)慣進(jìn)行整理歸檔。加之，檔案管理工作重復(fù)性高、瑣碎繁雜，因此，很少有人能正確看待學(xué)生的檔案管理工作。高校學(xué)生檔案目前存在的問題主要有以下幾個方面。

第一，工作人員缺乏專業(yè)的培訓(xùn)。

目前高校對于學(xué)生檔案管理沒有單獨(dú)的工作崗位，大多數(shù)是老師兼職處理。比如，院系的學(xué)生的檔案資料就是由各個輔導(dǎo)員單獨(dú)管理。雖然輔導(dǎo)員都是經(jīng)過崗前培訓(xùn)的，但是并沒有對輔導(dǎo)員進(jìn)行高校學(xué)生檔案工作管理的培訓(xùn)。因此，在具體處理學(xué)生檔案管理工作時，都是模棱兩可的。在工作轉(zhuǎn)接時，也是各種疑難問題一大堆。所以，學(xué)生檔案資料信息不全的情況時有發(fā)生。

第二，高校對學(xué)生檔案管理工作不夠重視。

雖然教育部一直在強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)學(xué)生的檔案管理，但是高校在實(shí)際落實(shí)過程中并沒有完全遵循教育部的規(guī)定。高校自身對學(xué)生檔案管理工作的不重視導(dǎo)致學(xué)校工作人員對學(xué)生檔案管理的不重視。高校對學(xué)生檔案管理工作的不重視主要表現(xiàn)為：開會的時候基本不太涉及學(xué)生檔案管理，有時雖然涉及了但也只是蜻蜓點(diǎn)水，并不列為會議重點(diǎn)。所以，參會者也會受其影響對學(xué)生檔案管理工作不加重視。工作人間就算將學(xué)生檔案做的一塌糊涂，也不會受到批評指責(zé)。長此以往，學(xué)生檔案工作更加不被重視。

第三，學(xué)校對學(xué)生的檔案管理工作未做具體方法和程序的規(guī)定。

目前為止，高校對學(xué)生檔案管理工作的工作職責(zé)和工作內(nèi)容還未做明確的規(guī)定。這就讓學(xué)生檔案管理人員無的放矢，不知如何是好。因此，高校必須在制度方面有所突破，盡快建立一套完整的學(xué)生檔案管理方法，并讓工作人員認(rèn)真踐行。另外，學(xué)生檔案管理工作，一定要有配套的規(guī)章制度作保障。有了制度，有了規(guī)章，工作人員才能有章可循。最后，高校一定要有自己的監(jiān)督體系。學(xué)生檔案工作的執(zhí)行者知道了自己的工作職責(zé)和工作內(nèi)容，嚴(yán)格按照學(xué)校的規(guī)章制度辦事，再加上學(xué)校的正面監(jiān)督，學(xué)生的檔案管理工作一定會煥然一新的。

第四，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交手續(xù)不規(guī)范。

當(dāng)前高校學(xué)生檔案還存在著轉(zhuǎn)交手續(xù)不規(guī)范的嚴(yán)重現(xiàn)象。工作人員在轉(zhuǎn)交學(xué)生檔案時應(yīng)該填寫轉(zhuǎn)交表單，核對數(shù)目、班級、姓名，以及溝通學(xué)生基本情況等。不能只是為了完成轉(zhuǎn)交學(xué)生檔案這個任務(wù)應(yīng)付工作。由于在學(xué)生檔案轉(zhuǎn)交過程中存在著這些問題，所以導(dǎo)致的結(jié)果就是學(xué)生檔案遺失現(xiàn)象嚴(yán)重。比如，每年高考結(jié)束，就有學(xué)生的檔案因?yàn)閬G失而不能及時轉(zhuǎn)寄到錄取院校，給學(xué)生的日常生活帶來較多不便。

（作者單位：西安醫(yī)學(xué)院）