隨著電子信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，手工做賬的方式已經(jīng)滿足不了人們對會(huì)計(jì)信息數(shù)量、時(shí)間以及質(zhì)量方面的需求，各種各樣的財(cái)務(wù)軟件應(yīng)運(yùn)而生，這就要求會(huì)計(jì)從業(yè)人員不僅要具備扎實(shí)的會(huì)計(jì)知識(shí)，同時(shí)還要熟練操作財(cái)務(wù)軟件。本文以用友ERP-U8軟件為例，就總賬系統(tǒng)內(nèi)的期末業(yè)務(wù)處理做了簡要的介紹和分析，列舉在操作過程中經(jīng)常出現(xiàn)的若干問題，再此基礎(chǔ)上剖析其產(chǎn)生原因，從而提出相應(yīng)的注意事項(xiàng)及修改意見。

在用友ERP-U8軟件中，所謂的期末業(yè)務(wù)處理主要包括出納人員將單位銀行存款日記賬與銀行對賬單進(jìn)行核對并結(jié)合未達(dá)賬項(xiàng)生成余額調(diào)節(jié)表，同時(shí)總賬會(huì)計(jì)人員需要進(jìn)行月末自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的定義和生成，最后由賬套主管進(jìn)行對賬、結(jié)賬以及生成月末工作報(bào)告等處理，這些是整個(gè)總賬系統(tǒng)中的重點(diǎn)也是難點(diǎn)工作。與總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理不同，期末業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)大多來自于日常業(yè)務(wù)處理已生成的數(shù)據(jù)，不需要單獨(dú)的原始憑證，同時(shí)多數(shù)會(huì)計(jì)期末工作都具有一定的規(guī)律性，這一規(guī)律性在手工賬中展現(xiàn)不出太多的便捷，反而加大了會(huì)計(jì)人員期末的工作量，但是通過借助財(cái)務(wù)軟件，只需要在第一次使用期末處理的時(shí)候?qū)@些具有規(guī)律性的業(yè)務(wù)進(jìn)行定義，接下來每個(gè)會(huì)計(jì)期末的處理就會(huì)變得非常簡單方便，這一點(diǎn)充分體現(xiàn)了電算化在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理方面的強(qiáng)大優(yōu)勢。筆者結(jié)合多年教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，以用友ERP-U8軟件為例，對總賬系統(tǒng)期末處理進(jìn)行探析，以幫助會(huì)計(jì)從業(yè)人員更好的掌握總賬系統(tǒng)期末處理。

一、出納人員進(jìn)行銀行對賬

談到期末出納人員進(jìn)行銀行對賬的環(huán)節(jié)，相比傳統(tǒng)手工做賬方式，需要出納人員定期到銀行打印對賬單，然后跟單位銀行存款日記賬進(jìn)行核對，若余額不一致就需要檢查是否有未達(dá)賬項(xiàng)，如果存在未達(dá)賬項(xiàng)，還需要進(jìn)一步編制“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，尤其對于那些資金往來業(yè)務(wù)量大的企業(yè)來說，這更是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。但是在用友U8的操作環(huán)境下，通過記賬功能可以迅速將憑證中反映的數(shù)據(jù)信息登記進(jìn)日記賬、總賬中去，并自動(dòng)結(jié)出余額，這已經(jīng)在很大程度上減少了出納人員的工作量，同時(shí)出納人員只要輸入或?qū)脬y行對賬單，就可以很快實(shí)現(xiàn)對賬以及“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”生成的目的。這個(gè)過程中，經(jīng)常出現(xiàn)的問題表現(xiàn)為：

（一）點(diǎn)擊銀行對賬功能之后，單位銀行日記賬欄目沒有任何數(shù)據(jù)，這種狀況主要是由于對日常處理的收付款憑證只進(jìn)行了出納簽字、審核，而未進(jìn)行記賬，這樣憑證上的數(shù)據(jù)始終無法傳遞到日記賬、總賬，自然在對賬的時(shí)候就沒有任何數(shù)據(jù)產(chǎn)生。

（二）通過系統(tǒng)自動(dòng)對賬，會(huì)有一些記錄在金額等方面，日記賬和銀行對賬單都是一致的，但是卻無法成功生成對賬符號(hào)，這主要是由于日常登記憑證的過程中，涉及相關(guān)票據(jù)結(jié)算支付的時(shí)候未正確錄入票號(hào)，日期等信息造成的不一致，但這個(gè)問題并不影響銀行對賬平衡的結(jié)果。

（三）還可能會(huì)出現(xiàn)銀行存款余額調(diào)節(jié)表即使考慮了未達(dá)賬項(xiàng)，卻依然不一致的情況。導(dǎo)致這種結(jié)果的原因主要是由于調(diào)節(jié)前的期初余額未準(zhǔn)確錄入或者日常業(yè)務(wù)涉及的金額不正確。若只是調(diào)節(jié)前期初余額的錯(cuò)誤，可直接在對應(yīng)的調(diào)節(jié)前期初余額項(xiàng)目中修改金額，但如果是日常業(yè)務(wù)錄入的金額錯(cuò)誤，就需要通過取消記賬，反審核，取消出納簽字，修改憑證這樣一系列的操作來修改錯(cuò)誤金額，同時(shí)修改完之后，不能立刻進(jìn)行銀行對賬，而是要再一次對修改好的憑證進(jìn)行出納簽字，審核，記賬操作，最后再去重新進(jìn)行銀行對賬。

二、總賬會(huì)計(jì)人員進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義

在運(yùn)用財(cái)務(wù)軟件的環(huán)境下，如果是第一次使用總賬系統(tǒng)期末業(yè)務(wù)處理功能，那么自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義這個(gè)環(huán)節(jié)就非常的重要，它是整個(gè)期末業(yè)務(wù)處理中最難以及最容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)包含八個(gè)功能，分別是：自定義轉(zhuǎn)賬、對應(yīng)轉(zhuǎn)賬、銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、售價(jià)（計(jì)劃價(jià)）銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益、期間損益、自定義比例轉(zhuǎn)賬以及費(fèi)用攤銷和預(yù)提。接下來就企業(yè)常用的幾個(gè)轉(zhuǎn)賬定義進(jìn)行分析。

（一）自定義轉(zhuǎn)賬是期末轉(zhuǎn)賬定義中最靈活的。所謂自定義轉(zhuǎn)賬就是不受限制，用戶根據(jù)企業(yè)自身核算需求，為企業(yè)期末進(jìn)行的具有規(guī)律性的業(yè)務(wù)設(shè)置憑證模板，如憑證的借貸方科目，憑證中金額的計(jì)算公式等，而且不是固定只能結(jié)轉(zhuǎn)一個(gè)科目的期末余額，可實(shí)現(xiàn)多對多結(jié)轉(zhuǎn)的比較靈活的一種方式。諸如計(jì)提短期借款利息，計(jì)提壞賬，結(jié)轉(zhuǎn)制造費(fèi)用等業(yè)務(wù)常通過自定義轉(zhuǎn)賬功能來完成設(shè)置。

例如：月底公司需要對短期借款進(jìn)行計(jì)提利息的工作，這項(xiàng)任務(wù)是在該筆短期借款到期前每個(gè)月底都要進(jìn)行的，呈現(xiàn)了穩(wěn)定的規(guī)律性，這個(gè)時(shí)候可以為計(jì)提短期借款利息這項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行自定義轉(zhuǎn)賬。根據(jù)會(huì)計(jì)相關(guān)知識(shí)，計(jì)提利息的會(huì)計(jì)分錄為借：財(cái)務(wù)費(fèi)用，貸：應(yīng)付利息，假定金額按照短期借款賬戶余額的0.2%來計(jì)提，那么我們在自定義轉(zhuǎn)賬中需要設(shè)置以下的信息，如下圖所示：

（二）QM（ ）表示某個(gè)科目的期末余額，JG（ ）表示取方科目的計(jì)算結(jié)果。這個(gè)過程中容易出錯(cuò)的地方主要是金額公式的錄入，若手工錄入，由于公式內(nèi)含有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，所以一定要在英文輸入法下錄入，也可通過雙擊欄目來挑選系統(tǒng)中的公式，并加以修改。以上例來講，在借方科目的位置已錄入“財(cái)務(wù)費(fèi)用（6603）”的前提下，后面的金額公式在選取QM（ ）之后默認(rèn)值是QM（6603，月），需要將QM（6603，月）改為 QM（2001，月），這里的2001是“短期借款”的科目編碼，否則就會(huì)影響計(jì)算結(jié)果，尤其是在財(cái)務(wù)費(fèi)用本身沒有發(fā)生額的情況下，后續(xù)就無法生成相應(yīng)的計(jì)提利息的憑證。

（三）銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)。這個(gè)功能主要針對結(jié)轉(zhuǎn)企業(yè)產(chǎn)品的銷售成本這項(xiàng)業(yè)務(wù)，與企業(yè)的庫存商品有關(guān)，對于庫存商品不僅要記錄金額，同時(shí)還要進(jìn)行數(shù)量核算，從而與之相關(guān)的銷售收入和銷售成本也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行數(shù)量核算。所以會(huì)計(jì)人員一定要注意在錄入相關(guān)產(chǎn)品的期初余額時(shí)，不僅要錄入總金額，同時(shí)一定要將數(shù)量進(jìn)行填制，否則系統(tǒng)將無法計(jì)算出平均單價(jià)，進(jìn)而影響后續(xù)銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證的生成。

（四）期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置。這個(gè)功能是將本期發(fā)生的所有收益類賬戶的貸方發(fā)生額從借方轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)至本年利潤賬戶的貸方，以及將本期發(fā)生的所有費(fèi)用類賬戶的借方發(fā)生額從貸方轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)至本年利潤的借方。通過此功能的操作，企業(yè)的各個(gè)損益類賬戶的期末余額變?yōu)榱?。對比前文分析過的的自定義結(jié)轉(zhuǎn)，銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)定義功能，期間損益結(jié)轉(zhuǎn)的操作要簡單很多，不需要錄入公式，也不涉及數(shù)量核算，只需要指定結(jié)轉(zhuǎn)至“本年利潤”科目下就可以。但是必須要注意的是期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)是所有結(jié)轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。

三、總賬會(huì)計(jì)人員進(jìn)行轉(zhuǎn)賬生成

前文提到的所有的轉(zhuǎn)賬定義功能都是為了生成轉(zhuǎn)賬憑證這一步服務(wù)的，而這一環(huán)節(jié)也是期末業(yè)務(wù)處理中最關(guān)鍵的一步。但是往往在操作這一步的過程中出現(xiàn)以下幾種問題：

（一）提示“自定義轉(zhuǎn)賬憑證有公式不合法或余額為零”。出現(xiàn)這種情況的原因可能是該轉(zhuǎn)賬科目當(dāng)月確實(shí)沒有發(fā)生額，那么自然就無法生成轉(zhuǎn)賬憑證，但如果該科目當(dāng)月有發(fā)生額存在，那么需要檢查自定義轉(zhuǎn)賬金額公式是否設(shè)置錯(cuò)誤，比如前例中將計(jì)提利息的借方公式設(shè)置為QM（6603，月）*0.002，而恰巧當(dāng)月財(cái)務(wù)費(fèi)用（6603）并無發(fā)生額，這種情況下就無法生成轉(zhuǎn)賬憑證。

（二）提示“系統(tǒng)中存在未記賬的憑證，是否繼續(xù)”，這種情況下需要選擇“否”，然后通過“憑證-記賬”功能檢查前面所錄入或自動(dòng)生成的憑證中哪些憑證未記賬，并將其記賬。當(dāng)然有些人想要節(jié)約時(shí)間，試圖將所有轉(zhuǎn)賬憑證都自動(dòng)生成之后再一起記賬，這樣做的前提是前期生成憑證中的數(shù)據(jù)不會(huì)對后期生成的憑證數(shù)據(jù)造成影響，否則就會(huì)導(dǎo)致最終財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤。

舉一個(gè)反面的例子，筆者在教學(xué)過程中發(fā)現(xiàn)很多學(xué)生會(huì)出現(xiàn)的問題，大多數(shù)人很教條式的按照教材給定的次序去進(jìn)行操作，所以理所當(dāng)然的把所有轉(zhuǎn)賬憑證生成之后，再一次性去審核并記賬所有的轉(zhuǎn)賬憑證，看似節(jié)省了不少時(shí)間，但是這樣做的后果會(huì)導(dǎo)致最終結(jié)轉(zhuǎn)損益的數(shù)據(jù)可能發(fā)生錯(cuò)誤，就拿前面所舉的計(jì)提短期借款利息的例子來講，假定按照公式的計(jì)算，本月需要計(jì)提200元的利息費(fèi)用，那么在系統(tǒng)自動(dòng)生成的計(jì)提短期借款利息的憑證中就會(huì)導(dǎo)致本月的財(cái)務(wù)費(fèi)用增加200元，如果用戶在生成該筆憑證之后，不去將該憑證進(jìn)行審核，記賬，而是繼續(xù)操作生成結(jié)轉(zhuǎn)損益的分錄，就會(huì)導(dǎo)致結(jié)轉(zhuǎn)損益分錄中的財(cái)務(wù)費(fèi)用少結(jié)轉(zhuǎn)200元入本年利潤賬戶的借方，從而虛增當(dāng)期利潤。

（三）提示“沒有生成銷售成本轉(zhuǎn)賬憑證”，出現(xiàn)這種情況的原因可能是因?yàn)楫?dāng)月的確沒有發(fā)生銷售商品的業(yè)務(wù)，自然也就不需要結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。但是如果當(dāng)月有銷售業(yè)務(wù)發(fā)生，但仍出現(xiàn)該提示，很可能是由于用戶在錄入相關(guān)產(chǎn)品期初余額的時(shí)候，僅錄入了總金額，而未進(jìn)行數(shù)量核算導(dǎo)致的。

（四）在轉(zhuǎn)賬生成的憑證中還會(huì)遇到生成的憑證只有借方或者貸方一方數(shù)據(jù)，造成這種現(xiàn)象的原因在于用戶在自定義轉(zhuǎn)賬的時(shí)候，錄入貸方科目編碼之后，忘記修改科目方向，因?yàn)橄到y(tǒng)默認(rèn)的方向?yàn)榻璺剑@種錯(cuò)誤只需重新回到自定義轉(zhuǎn)賬中進(jìn)行修改即可。

四、賬套主管進(jìn)行對賬、結(jié)賬以及生成月末工作報(bào)告

總賬系統(tǒng)的期末業(yè)務(wù)處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)就是對賬，結(jié)賬及生產(chǎn)月末工作報(bào)告。這個(gè)環(huán)節(jié)常遇到的問題是在結(jié)賬的最后系統(tǒng)顯示“未通過工作檢查，不能結(jié)賬”。這個(gè)問題產(chǎn)生的原因主要是因?yàn)榍懊嫔傻膽{證未審核或未記賬，造成不能通過工作檢查，只需將這些憑證進(jìn)行審核，記賬，然后再進(jìn)行對賬，結(jié)賬操作。

通過本文對總賬系統(tǒng)中期末業(yè)務(wù)處理的探析，不難發(fā)現(xiàn)電算化的發(fā)展不單單只是靠會(huì)計(jì)人員機(jī)械化的去操作各種軟件，而是要求用戶在不斷提高深化自身會(huì)計(jì)知識(shí)的前提下，熟練掌握財(cái)務(wù)軟件的操作技能，這樣才能推動(dòng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的不斷進(jìn)步。（作者單位為廣州工商學(xué)院）