高金娥

摘 要：在機關(guān)單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關(guān)檔案，它具有重要的保存價值，并對領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國家方針政策、強化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實現(xiàn)機關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國部分機關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關(guān)單位的正常運轉(zhuǎn)，因此需要對加強機關(guān)檔案規(guī)范化管理進行深入思考。

關(guān)鍵詞：機關(guān)；機要文件檔案；細(xì)節(jié)化管理

機關(guān)檔案是機關(guān)工作過程中形成的歷史記錄，具有重要的保存價值，并且對機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策、履行職能、正確貫徹執(zhí)行黨的方針政策、加強機關(guān)內(nèi)部管理具有十分重要的意義。因此，做好機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理十分必要。但是，當(dāng)前我國許多機關(guān)檔案管理工作仍不夠規(guī)范，管理水平尚未滿足要求，影響到了機關(guān)的正常運作。鑒于此，文章提出了機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考。

1 機關(guān)機要文件檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理的意識不強

當(dāng)前在各個機關(guān)單位中，有些機關(guān)對檔案管理工作比較重視，而有些機關(guān)認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要，對檔案管理工作不夠重視，管理意識相對淡薄。在很多機關(guān)單位，盡管在年度工作計劃中明確提出檔案管理工作的重要性，并將該項工作列入工作計劃，但是在執(zhí)行過程中大多是敷衍了事，管理意識不強，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量有待提高。

1.2 基礎(chǔ)建設(shè)水平不高1

機關(guān)機要檔案管理工作中一項非常重要的內(nèi)容就是對相關(guān)資料進行保存，當(dāng)前很多檔案資料都是紙質(zhì)的，這些紙質(zhì)的資料需要有合適的保存環(huán)境。由于數(shù)量較多，整理和管理都相對復(fù)雜，很多機關(guān)單位將這些資料整理完以后就不再管理，而且安全措施做得不到位。受到溫度和濕度的影響，很多紙質(zhì)材料受到損壞，加上最初的整理工作做得不夠規(guī)范，為之后的工作造成很大不便。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各單位開始將資料輸入到電腦中進行保存，但是，還有一些機關(guān)單位的硬件和軟件設(shè)施水平較低，依然采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，導(dǎo)致工作質(zhì)量和效率較低，而且檔案資料保存不夠完整。

1.3 機關(guān)機要檔案管理工作信息化水平不高

現(xiàn)如今的檔案管理工作在朝著信息化方向發(fā)展，檔案的信息化管理可以極大提高檔案管理的工作效率，而且可以使檔案保存得更加完好。但由于部分機關(guān)單位思想陳舊，跟不上時代發(fā)展的步伐，內(nèi)部檔案管理工作的信息化水平仍然很低，沒有充分利用好信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的便利條件，非常不利于檔案管理工作的健康發(fā)展。

1.4 機關(guān)機要檔案歸檔立卷制度建設(shè)方面存在的問題

一是機關(guān)工作人員未能全體參與檔案工作，不利于全員檔案工作意識的建立。建立部門歸檔（立卷）制度，需要建立由各處室兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并且各處室負(fù)責(zé)人要為檔案的收集、整理、移交工作負(fù)總責(zé)。二是不利于理順機關(guān)機要檔案工作職能，明確各部門的職責(zé)和任務(wù)。部分單位未實施部門歸檔（立卷）制度，檔案工作經(jīng)常出現(xiàn)職責(zé)不清，相互推諉的情況，造成檔案遺失，收集不全。三是專職檔案員工作量過大，年末歸檔工作難以完成，不得已聘請社會檔案整理公司或者臨時檔案整理人員突擊完成整理任務(wù)。

2 機關(guān)機要文件檔案的細(xì)節(jié)化管理策略

2.1 搞好檔案的開發(fā)利用

機關(guān)機要檔案管理工作的最終目的就是要服務(wù)單位發(fā)展建設(shè)、服務(wù)群眾生產(chǎn)生活，充分體現(xiàn)挖掘機關(guān)機要檔案的價值。在機關(guān)機要檔案管理工作上要不斷前行，積極探索，讓機關(guān)機要檔案管理工作更加規(guī)范、更加科學(xué)，開發(fā)利用更加充分。加強機關(guān)機要檔案的開發(fā)利用，既是扭轉(zhuǎn)過去工作被動局面的出發(fā)點，也是進一步發(fā)展機關(guān)事業(yè)，增強機關(guān)機要檔案服務(wù)功能的歸宿點。而加強機關(guān)機要檔案信息化建設(shè)，極大地方便了機關(guān)機要檔案的查找利用，為領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)工作及時準(zhǔn)確地查找材料，提供了有效的參考依據(jù)，使機關(guān)規(guī)劃、編制、建設(shè)等活動更有預(yù)見性和可行性，從而充分發(fā)揮機關(guān)機要檔案管理工作的服務(wù)功能。為此，必須轉(zhuǎn)變觀念，樹立服務(wù)意識，加強館（室）藏建設(shè)，創(chuàng)造開發(fā)機關(guān)機要檔案信息資源的物質(zhì)條件，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，增強開發(fā)機關(guān)機要檔案信息資源的能力，從而充分發(fā)揮機關(guān)機要檔案信息資源的作用。

2.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

機關(guān)機要檔案管理人員素質(zhì)的高低能夠直接影響到機關(guān)機要檔案管理工作的成果。首先從管理人員隊伍的年齡結(jié)構(gòu)調(diào)整入手，積極接納有學(xué)歷有素質(zhì)的年輕力量，注入活力。其二要積極展開培訓(xùn)工作，培養(yǎng)更多政治素質(zhì)高，職業(yè)道德好，專業(yè)技能強，掌握現(xiàn)代化管理經(jīng)驗，業(yè)務(wù)水平和檔案信息化管理能力過硬的優(yōu)秀的檔案管理人才。機關(guān)機要檔案管理人員肩負(fù)著重要的歷史使命，我們要不斷加強自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身管理能力和創(chuàng)新意識，管好、用好檔案，為機關(guān)的發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

2.3 引進和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用先進設(shè)施與專業(yè)技術(shù)，對檔案進行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計檔案年報的編制、掃描圖紙及重大建設(shè)項目的檔案登記任務(wù)。為實現(xiàn)機關(guān)單位文檔的一體化管理，需要設(shè)計一系列適用于本單位實際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻(xiàn)材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應(yīng)使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應(yīng)該貼有標(biāo)簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務(wù)中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，就可引領(lǐng)檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。

2.4 在機關(guān)機要檔案工作中積極推行部門歸檔（立卷）制度。

實施部門歸檔（立卷）制度，首先必須建立相應(yīng)的管理制度，落實制度才能行之有效。機關(guān)單位應(yīng)該建立主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制、各處室負(fù)責(zé)人對各自處室檔案負(fù)總責(zé)，各兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案收集整理和移交等具體工作的一系列配套制度。其次，要加強檔案知識學(xué)習(xí)和加大檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度。機關(guān)必須加強檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對檔案人員進行再教育，更新其知識結(jié)構(gòu)，促使他們適應(yīng)新形勢，跟上機關(guān)機要檔案工作的發(fā)展趨勢，全面提高綜合素質(zhì)，適應(yīng)機關(guān)機要檔案工作發(fā)展速度。最后，評比表彰，積極推動。建立良好的檔案工作激勵機制，有利于進一步穩(wěn)定專、兼職檔案員隊伍，穩(wěn)定檔案收集和整理群體，提高檔案收集和整理效率，提升檔案齊全率和檔案整理規(guī)范率。

2.5 提高基礎(chǔ)設(shè)施水平，加強機關(guān)機要檔案的現(xiàn)代化管理

隨著科技的不斷發(fā)展進步，信息化技術(shù)逐漸滲入到各個領(lǐng)域。因此，今后在機關(guān)機要檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大對計算機軟硬件的投入，使用現(xiàn)代化管理手段進行檔案管理工作。通過該用電子文檔對檔案管理工作進行整理和存檔，不僅有利于機關(guān)機要檔案資料的完整，而且更加有條理性，使檔案管理工作更加規(guī)范化和現(xiàn)代化，為日后的資料查閱等工作帶來巨大便利。

3 結(jié)束語

總之，機關(guān)機要檔案工作是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的一項戰(zhàn)略任務(wù)，隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作也必將面臨更大的挑戰(zhàn)，相信通過各級政府、檔案行政管理部門、各部門領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員以及全社會的共同努力，機關(guān)機要檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的目標(biāo)一定會早日實現(xiàn)。

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