趙得飛

摘 要：企業(yè)檔案是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的形成的、具有保存價(jià)值的原始記錄，對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)具有輔助決策和憑證作用。本文通過(guò)對(duì)本單位檔案管理情況進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，并提出解決措施，以供各位參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；措施

1 檔案管理工作情況

云南馳宏鋅鍺股份有限公司會(huì)澤礦業(yè)分公司是一家礦山企業(yè)，位于云南省曲靖市會(huì)澤縣礦山鎮(zhèn)，其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)主要圍繞地質(zhì)、測(cè)量、采礦、選礦、充填等工作進(jìn)行。其形成的檔案主要有文書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、地質(zhì)檔案、測(cè)量檔案、采礦檔案、選礦檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案?，F(xiàn)存檔案，年代久遠(yuǎn)的可追溯到上世紀(jì)60年代，大多數(shù)檔案都沒(méi)有經(jīng)過(guò)規(guī)范規(guī)范整理歸檔，沒(méi)有檢索工具，查找利用較為不便。針對(duì)以上情況，會(huì)澤礦業(yè)分公司已采取了一定的管理措施，現(xiàn)與各位談?wù)劚扇嗽诠ぷ鏖_(kāi)展中的一點(diǎn)感悟，希望能為各位在工作中提供一點(diǎn)幫助和參考。

2 檔案管理措施

（一）建立健全檔案管理制度

根據(jù)國(guó)家檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合分公司實(shí)際情況，建立健全檔案管理制度。以檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用與編研等檔案工作內(nèi)容為依據(jù)，明確檔案主管部門(mén)及各單位（部門(mén)）檔案工作職責(zé)，并制定各項(xiàng)檔案工作內(nèi)容的工作標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔質(zhì)量要求、檔案分類(lèi)方案、保管要求、檔案利用方法及要求等。同時(shí)，建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)違反文件歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、損毀等行為，明確相應(yīng)的責(zé)任追究和處罰措施。

（二）制定檔案工作流程，規(guī)范檔案工作運(yùn)行

檔案主管部門(mén)要根據(jù)國(guó)家檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合實(shí)際情況，制定各項(xiàng)檔案歸檔、整理、鑒定銷(xiāo)毀、查閱利用等工作流程，規(guī)范檔案工作開(kāi)展。

（三）確定檔案分類(lèi)方案

企業(yè)檔案的分類(lèi)一般按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)來(lái)進(jìn)行分類(lèi)比較科學(xué)，按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)的最大特點(diǎn)是可以使專(zhuān)業(yè)嚴(yán)格分開(kāi)，有利于將同一專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的科技檔案集中在一起，保證歸檔文件材料之間的系統(tǒng)性和完整性，便于從不同專(zhuān)業(yè)的角度提供利用。先將檔案劃分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等大類(lèi)，在各門(mén)類(lèi)檔案下再劃分屬類(lèi)，如下所示：

（四）確定檔號(hào)編制規(guī)則

檔號(hào)就是用代字和代號(hào)來(lái)概括地表示科技檔案的種類(lèi)、內(nèi)容和聯(lián)系，給人們以筒明統(tǒng)一的符號(hào)。通過(guò)編號(hào)，可以固定科技檔案整理的順序，以便于查找調(diào)閱、統(tǒng)計(jì)和保管。檔案號(hào)的編制要遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則，根據(jù)檔案分類(lèi)方案進(jìn)行編制。本單位采用“全宗號(hào)-分類(lèi)號(hào)-案卷號(hào)-件、頁(yè)（張）號(hào)”的檔號(hào)結(jié)構(gòu)，以科技檔案檔號(hào)結(jié)構(gòu)為例，如下圖所示：

這種檔號(hào)結(jié)構(gòu)操作性較強(qiáng)，便于保持文件材料間的聯(lián)系性，保障檔案系統(tǒng)、完整，便于查找利用。

（五）加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，保障檔案工作開(kāi)展

檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，是檔案工作開(kāi)展的關(guān)鍵，通過(guò)明確各單位（部門(mén)）檔案專(zhuān)兼職人員，定期開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)，并輔以實(shí)地指導(dǎo)，有針對(duì)性的提高各檔案專(zhuān)兼職人員工作業(yè)務(wù)水平，保障各種類(lèi)檔案及時(shí)歸檔。

（六）制定檔案工作推進(jìn)計(jì)劃

檔案主管部門(mén)要定期制定檔案工作推進(jìn)計(jì)劃，將長(zhǎng)期積累下來(lái)的檔案按年度“倒序”進(jìn)行規(guī)范再整理后歸檔。根據(jù)工作推進(jìn)計(jì)劃，明確工作內(nèi)容、工作完成時(shí)限、工作質(zhì)量要求，并不定期跟蹤工作開(kāi)展情況，進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)，保障工作目標(biāo)完成。

（七）制定監(jiān)督管理措施

監(jiān)督，是管理的重要環(huán)節(jié)，是促進(jìn)工作計(jì)劃開(kāi)展、完成工作目標(biāo)的重要方式。檔案主管部門(mén)要根據(jù)制定的檔案管理制度，制定《檔案工作考評(píng)辦法》，從人員、體系建設(shè)、工作執(zhí)行情況、歸檔質(zhì)量等方面進(jìn)行考核評(píng)比。對(duì)于工作的開(kāi)展進(jìn)行檢查，對(duì)于工作檢查中的不符合項(xiàng)要制定整改措施，明確整改責(zé)任人，明確整改時(shí)限，并督促整改，進(jìn)行跟蹤、落實(shí)，形成閉環(huán)管理。

參考文獻(xiàn)

[1]國(guó)家檔案局.企業(yè)檔案工作規(guī)范[Z].2009-11-02

[2]周佩珍.論適合企業(yè)創(chuàng)新需要的檔案管理體系建設(shè)[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2013，（8）：122

[3]鄒甫麟.談?wù)動(dòng)猩行偷V山科技檔案的分類(lèi)與編號(hào)[J].檔案時(shí)空，1982，（1）：12-19

[4]楊緒英.新時(shí)期企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題及主要對(duì)策[J].黑龍江省社會(huì)主義學(xué)院學(xué)報(bào)，2013，（1）：63-64endprint