林峰 攀枝花市廣播電視大學(xué)

關(guān)于計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)中Office軟件的應(yīng)用研究

林峰 攀枝花市廣播電視大學(xué)

office軟件是計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)軟件，由于其在辦公中的作用，使得office軟件的應(yīng)用范圍越來越廣泛。本文在對現(xiàn)階段各領(lǐng)域應(yīng)用軟件進(jìn)行研究后，對office軟件的應(yīng)用領(lǐng)域和應(yīng)用方法進(jìn)行了整理和探析，從中歸納出作為基礎(chǔ)軟件的office軟件的應(yīng)用價值和應(yīng)用前景。

office軟件 辦公軟件 計(jì)算機(jī)基礎(chǔ) 軟件使用

眾所周知，在現(xiàn)代辦公中，office軟件的應(yīng)用十分普遍。其中Word和Excel里自帶的統(tǒng)計(jì)和函數(shù)功能使得辦公人員的辦公效率得到了大幅度的提高，也使得office軟件收獲到更多企業(yè)的青睞。在office軟件不斷發(fā)展的過程中，其內(nèi)含的各種功能被逐步挖掘，并與各個領(lǐng)域形成貼合，得到了廣泛的使用。除了人們所熟知的企業(yè)辦公和學(xué)校教學(xué)之外，在企業(yè)管理甚至是醫(yī)學(xué)設(shè)備的使用方面，office軟件都有著突出貢獻(xiàn)。

1 office軟件在辦公領(lǐng)域的應(yīng)用

1.1 辦公領(lǐng)域的應(yīng)用方向

Office軟件最早應(yīng)用于企業(yè)辦公，在企業(yè)辦公過程中，辦公人員需要借助計(jì)算機(jī)完成文檔的編輯、數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，因此office軟件出現(xiàn)之初便方便辦公人員的辦公。其中Word文檔能夠滿足辦公人員的文檔編輯需求，而Excel則可以滿足工作人員制表需求，例如在財(cái)務(wù)部門當(dāng)中，財(cái)務(wù)部門的辦公人員就可以通過office軟件完成財(cái)務(wù)報表的制作和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析，極大程度上促進(jìn)了辦公人員的工作效率的提升。此外，power point的應(yīng)用，也圖文展示和圖文轉(zhuǎn)換更加方便，被廣泛應(yīng)用于企業(yè)培訓(xùn)過程中，方便培訓(xùn)人員更加直觀地表達(dá)想法，講述培訓(xùn)內(nèi)容。

1.2 辦公領(lǐng)域的應(yīng)用方法

在文檔編輯方面，辦公人員運(yùn)用Word軟件可以更加方便快捷地展開文檔的編輯。首先，Word軟件擁有創(chuàng)建新文檔的功能，并與電腦輸入設(shè)備的硬件相互結(jié)合，能夠使辦公人員迅速完成新任務(wù)的建立，并將所需輸入的內(nèi)容快速輸入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，生成新文本。隨后，在Word文檔當(dāng)中，其預(yù)設(shè)的插入功能，可以使辦公人員根據(jù)需求進(jìn)行多種符號和圖片的插入操作，辦公人員在數(shù)量掌握了Word的使用技巧后，能夠更加快速精準(zhǔn)地完成格式、字體、排版的編輯，提高編輯效率。同時Word中內(nèi)設(shè)的快捷鍵功能，可以使辦公人員更加輕松地完成編輯任務(wù)。

在表格制作方面，Excel電子表格擁有便捷化的數(shù)據(jù)計(jì)算和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)能力，能夠使辦公人員的制表需求得到極大滿足，從而提升了辦公人員的辦公效率。例如在財(cái)務(wù)部門的辦公工作中，辦公人員可以通過Excel工具欄文件下拉菜單選項(xiàng)，進(jìn)行電子表格的新建，在將相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容依次輸入到表格之中，通過Excel自帶的函數(shù)軟件可以完成對數(shù)據(jù)多種方式的計(jì)算，使得數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析更加方便。在企業(yè)培訓(xùn)中，培訓(xùn)人員利用power point軟件進(jìn)行演示文件的編輯，編輯內(nèi)容可以是圖文結(jié)合，也可以是圖文轉(zhuǎn)換，通過不同的動畫和聲音的選擇，使培訓(xùn)內(nèi)容更加形象生動，也更適合聽眾的接受，從而更好地完成培訓(xùn)工作。

2 Office軟件在教學(xué)領(lǐng)域的應(yīng)用

2.1 教學(xué)領(lǐng)域的應(yīng)用方向

除了在辦公領(lǐng)域有著廣泛的應(yīng)用之外，隨著office軟件的發(fā)展，越來越多的學(xué)校在教學(xué)過程中，也廣泛采用office軟件作為輔助教具，從而提升教學(xué)效率，吸引學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。其中最為常見的就是教師利用power point軟件進(jìn)行教學(xué)幻燈片的制作。在幻燈片的制作中，教師通過頁面展示的方式使教學(xué)內(nèi)容和內(nèi)容之間的關(guān)系更加清晰明確，從而幫助學(xué)生更好地完成對教學(xué)內(nèi)容的理解。此外，在部分教學(xué)活動中，也有教師運(yùn)用Excel進(jìn)行教學(xué)教具的輔助。例如在高中數(shù)學(xué)線性規(guī)劃的教學(xué)中，教師就采用了Excel軟件幫助學(xué)生完成題目求解，使學(xué)生能夠更好地掌握數(shù)學(xué)知識。

2.2 教學(xué)領(lǐng)域的應(yīng)用方法

多媒體課件方面，power point所具有的信息展示和信息傳遞，可以使學(xué)生更加直觀地了解到課程內(nèi)容，進(jìn)而更好地掌握所學(xué)的知識點(diǎn)。此外，power point軟件的編輯還可以體現(xiàn)出邏輯推進(jìn)的特點(diǎn)，通過前一頁和后一頁的關(guān)系來展示教學(xué)內(nèi)容的邏輯線索，使學(xué)生在教師的引領(lǐng)下，一步步地探究學(xué)習(xí)內(nèi)容。例如化學(xué)教師可以通過幻燈片的方式對化學(xué)反應(yīng)式的推導(dǎo)過程通過多幅幻燈片圖片進(jìn)行展示，學(xué)生在對每一幅圖片進(jìn)行觀察后形成對內(nèi)容的理解，最終掌握化學(xué)反應(yīng)式的內(nèi)容。

在Excel的教學(xué)應(yīng)用方面，有數(shù)學(xué)教師曾經(jīng)利用Excel軟件進(jìn)行線性規(guī)劃的講解，使學(xué)生在產(chǎn)生了對線性規(guī)劃的學(xué)習(xí)興趣的同時，掌握了線性規(guī)劃模型的建設(shè)方式。咋數(shù)學(xué)教學(xué)課程中，線性規(guī)劃的研究方向?yàn)榫€性目標(biāo)函數(shù)和線性約束條件之下的極值問題，為了能夠?qū)O值求解的過程清晰地展示出來，教師采用Excel軟件通過加載宏的方式進(jìn)行教學(xué)，在教學(xué)過程中，教師首先在加載宏對話框中選中“規(guī)劃求解”，再將“規(guī)劃求解”命令添加到Excel工具欄內(nèi)。運(yùn)行Excel建立工作表，輸入教學(xué)內(nèi)容中線性規(guī)劃模型的數(shù)據(jù)，并利用不同的單元格來表現(xiàn)決策變量和目標(biāo)函數(shù)，再通過輸入約束條件不等式的方式，運(yùn)行規(guī)劃求解，得出結(jié)論。這一求解過程在Excel軟件當(dāng)中通過直觀清晰的演示使得學(xué)生對線性規(guī)劃問題有了更加全面的認(rèn)知，提升了教學(xué)效率。

3 Office軟件在企業(yè)管理當(dāng)中的應(yīng)用

3.1 企業(yè)管理中的應(yīng)用方向

在企業(yè)辦公過程中，辦公人員由于工作疏忽可能造成數(shù)據(jù)信息錄入的失誤，企業(yè)管理人員在以往的管理當(dāng)中，需要通過校核的方式對數(shù)據(jù)信息的錯誤進(jìn)行篩查，傳統(tǒng)人工篩查的使用過程中，經(jīng)常出現(xiàn)篩查遺漏和篩查錯誤，無法從根本上解決問題，而office軟件的應(yīng)用，可以幫助企業(yè)管理者快速發(fā)現(xiàn)問題并予以解決。其中Word軟件所具有的“查找替換”功能，能夠滿足管理工作者的錯誤判斷和篩查需求。此外，Excel所具有的自定義函數(shù)對于企業(yè)管理來說也具有十分重要的意義和作用，企業(yè)管理者通過自定義函數(shù)的方式，可以對企業(yè)經(jīng)營、企業(yè)工程的進(jìn)展進(jìn)行判斷，從而完成對企業(yè)今后發(fā)展的規(guī)劃。

3.2 企業(yè)管理中的應(yīng)用方法

在具體的管理應(yīng)用過程中，企業(yè)管理者可以借助Word軟件的來完成錯誤文件的修正。當(dāng)管理者面對相關(guān)管理文件存在大規(guī)模的錯誤時，那么管理人員就可以借助Word軟件的“查找替換”按鈕，對錯誤的關(guān)鍵詞進(jìn)行查找，并完成替換。在查找替換功能當(dāng)中，Word還內(nèi)置了諸如“高級搜索”、“格式”、“特殊格式”等十分實(shí)用的功能，可以幫助管理人員進(jìn)行通配符、代碼的擴(kuò)展搜索，避免造成錯誤遺漏。與此同時，管理人員在進(jìn)行兩篇文檔的比較過程中，也可以利用Word軟件來完成比較分析。在Word軟件當(dāng)中，“窗口”菜單下拉的“與…文件名相比較”命令，就可以使兩個不同的文檔左右并列排開[3]，管理人員通過文檔滾動，對兩篇文檔進(jìn)行比較，提升了工作效率。

在Excel的函數(shù)使用中，企業(yè)的管理者可以充分地應(yīng)用Excel的函數(shù)公式，如日期時間函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、工程函數(shù)、信息函數(shù)等，都是擁有十分豐富的利用價值的函數(shù)。此外，Excel的自定義函數(shù)能夠幫助企業(yè)結(jié)合自身的情況進(jìn)行函數(shù)的自定義。例如某建筑工程企業(yè)在對建筑工期、建筑質(zhì)量和建筑材料選擇的過程中，就可以通過自定義函數(shù)的方式，將三個變量之間存在的關(guān)系利用函數(shù)進(jìn)行表示，并將現(xiàn)實(shí)工程開展中的函數(shù)內(nèi)容錄入其中，運(yùn)用函數(shù)公式對變量的變化方式進(jìn)行計(jì)算，從而獲得工程開展的最佳方案。

4 Office軟件在醫(yī)療設(shè)備中的應(yīng)用

4.1 醫(yī)療設(shè)備的應(yīng)用方向

在一些醫(yī)療儀器的使用過程中，醫(yī)生為了能夠使儀器檢查所獲得的數(shù)據(jù)能夠完成自動統(tǒng)計(jì)和分析，一般也會采取office軟件的方式來進(jìn)行。例如在X射線設(shè)備中，X射線衍射儀的衍射分析以往借助于儀器生產(chǎn)廠商自帶的分析軟件來進(jìn)行處理，但是這部分分析軟件與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間兼容性較差，分析處理速度不高，同時操作復(fù)雜，不適宜快速完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析。例如日本理學(xué)公司生產(chǎn)的D/max型X射線衍射儀就只能在其HP-Unix工作站下運(yùn)行，工作站所使用的系統(tǒng)為Unix系統(tǒng)，想要與Windows計(jì)算機(jī)完成信息的傳遞，需要經(jīng)過漫長的操作，影響分析時間。

4.2 醫(yī)療設(shè)備的應(yīng)用方法

在現(xiàn)階段，越來越多的醫(yī)療機(jī)構(gòu)和醫(yī)療人員在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的使用時更樂于選用office軟件來完成數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析，例如某醫(yī)療機(jī)構(gòu)就通過office軟件來對日本理學(xué)公司生產(chǎn)的D/maxX射線衍射儀設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。首先，工作人員將衍射儀自帶的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)取，并將數(shù)據(jù)內(nèi)容保存在工作站計(jì)算機(jī)中，格式為．TXT，在計(jì)算機(jī)中運(yùn)用記事本軟件打開該文檔，既可以得到衍射峰強(qiáng)度的數(shù)據(jù)。工作人員通過計(jì)數(shù)器對采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行排列，得到了每行四個數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)格式[4]。為了能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)的繪圖，將數(shù)據(jù)內(nèi)容復(fù)制粘貼入Word軟件當(dāng)中，通過Word中轉(zhuǎn)化二級菜單文本的功能轉(zhuǎn)化成為表格，再通過表格尺寸欄填寫數(shù)列的方式，進(jìn)行數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)化，最終形成一列表格。由于表格的數(shù)列排列時原始數(shù)列，轉(zhuǎn)化后的結(jié)果可能存在混亂，因此需要進(jìn)行多次轉(zhuǎn)化，直到出現(xiàn)正確的數(shù)列位置，再借助繪圖軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行繪圖。

5 結(jié)論

綜上所述，在現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)軟件office軟件因其所具有的豐富功能能夠在多種不同領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，足以看出office所具有的豐富應(yīng)用價值。隨著信息技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，office辦公軟件也將不斷創(chuàng)新，使之適用于新時代的發(fā)展需求，成為重要的不可或缺的輔助工具軟件，切實(shí)地提高各行業(yè)工作水平和工作效率。

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林峰，男，四川省攀枝花市人，職稱：助理講師,專業(yè)或研究方向：信息工程。