賴巧玲

[摘要]信息科技革命已經(jīng)成為當(dāng)前最大的產(chǎn)業(yè)革命，信息科技對全球的產(chǎn)業(yè)和經(jīng)濟(jì)造成巨大的沖擊，企業(yè)利用信息科技來創(chuàng)造組織的競爭力，提高生產(chǎn)力增加組織效能已經(jīng)成為一種風(fēng)潮，而信息科技為組織帶來的是一個(gè)全面性的改變，包括組織的結(jié)構(gòu)、制度、作業(yè)流程的變動(dòng)，創(chuàng)造出一個(gè)全新的經(jīng)營模式。

[關(guān)鍵詞]人力資源 信息系統(tǒng)

管理模式的改變，人力資源管理部門當(dāng)然也無法袖手旁觀，近年來的研究發(fā)現(xiàn)，各企業(yè)投入在人力資源行政作業(yè)的活動(dòng)時(shí)間達(dá)到80%，而在人力資源策略層次的活動(dòng)只有20%，這80%的活動(dòng)事實(shí)上幾乎都可以透過信息科技來提升效率的，如果能減輕管理者在例行性活動(dòng)的時(shí)間負(fù)擔(dān)，管理者自然有更多的時(shí)間去投入策略面的考慮與發(fā)展。

組織如能更重視人力資源的發(fā)展，以多元的人力資源策略來培養(yǎng)知識(shí)工作者為主要方向，透過信息科技和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人力資源管理活動(dòng)包括：薪資福利、績效管理、招募遴選、訓(xùn)練發(fā)展、員工生涯規(guī)劃和企業(yè)人力規(guī)劃等等活動(dòng)，將可以有效提升企業(yè)人力運(yùn)作的效率以及人力素質(zhì)優(yōu)質(zhì)化，間接的增強(qiáng)組織的競爭力。

科技與資訊的運(yùn)用大幅提升了工作的生產(chǎn)力，工作的內(nèi)容將可以更專注在組織問題的解決方案上，產(chǎn)品和服務(wù)也將更貼近顧客，組織的競爭力自然提升。因此將人力資源管理活動(dòng)計(jì)算機(jī)化，并且將原本人力資源部門作業(yè)的層次，透過信息科技的協(xié)助建立人才數(shù)據(jù)庫和員工歷史數(shù)據(jù)庫，配合精確的分析工具，將傳統(tǒng)人力資源活動(dòng)提升到人力資源管理策略的層面，以促進(jìn)組織效率及培養(yǎng)發(fā)展高素質(zhì)人力為主要目標(biāo)，將是組織在未來『數(shù)字化經(jīng)濟(jì)時(shí)代J成功的關(guān)鍵因素。

一、人力資源信息系統(tǒng)定義及使用狀況

大部分的大型公司都有以人力資源的功能來處理一些人事的工作，而管理人事的概念系統(tǒng)稱為人力資源信息系統(tǒng)，簡稱HRIS。人力資源信息系統(tǒng)基本形式與其他的信息系統(tǒng)相同。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)（AIS）提供人事數(shù)據(jù)相關(guān)的財(cái)務(wù)背景，人力資源研究子系統(tǒng)執(zhí)行特定的研究項(xiàng)目以搜集新的資料，而人力資源情報(bào)子系統(tǒng)則從環(huán)境中搜集人事相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息，而HRIS的數(shù)據(jù)庫則提供人事流動(dòng)如何被公司環(huán)境中的組織與個(gè)人所影響的相關(guān)資料。投資HRIS由于期望人力資源信息唯一種策略計(jì)劃，進(jìn)而使得人力資源成為商業(yè)資源，有效的HRIS應(yīng)該是能夠比較多變的員工數(shù)據(jù)，以協(xié)助架構(gòu)組織中的新政策與管理策略。

將人力資源信息系統(tǒng)定義為發(fā)展用以取得、儲(chǔ)存、操作、分析、擷取及分怖信息的人力資源信息的一種系統(tǒng)。此系統(tǒng)不僅包括計(jì)算機(jī)硬件和人力資源作業(yè)的相關(guān)軟件，還包含系統(tǒng)的用戶、表格形式、程序與數(shù)據(jù)等，因此人力資源信息系統(tǒng)主要目的是以信息形態(tài)提供服務(wù)給系統(tǒng)的顧客或用戶。

人力資源信息系統(tǒng)是用來搜集、記錄、儲(chǔ)存、管理、陳述、表現(xiàn)與處理人力資源數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序、硬件與軟件的結(jié)合。有效的人力資源信息系統(tǒng)不僅包含一般的人事、薪資系統(tǒng)，更應(yīng)該將數(shù)據(jù)透過統(tǒng)計(jì)的分析與規(guī)劃，主動(dòng)提供管理階層正確決策所需的信息。人力資源管理系統(tǒng)在國外的大型企業(yè)幾乎都有導(dǎo)入只是導(dǎo)入層次的差別，根據(jù)美國人力資源系統(tǒng)專業(yè)人協(xié)會(huì)（HRSP）在2011年的調(diào)查當(dāng)時(shí)美國兩千多家企業(yè)界導(dǎo)入HRIS的狀況，在美國有幾乎百分之九十的企業(yè)有HRIS的單位設(shè)置，而HRIS的單位有百分之七十三是設(shè)置于人力資源單位，百分之九左右設(shè)置在信息部門，其他則為外包，而全職的HRIS人員也迅速成長中，主要由程序分析師、數(shù)據(jù)輸入員、系統(tǒng)分析師、管理人員、等組成。另外HRIS的軟件多為由外在的軟件廠商購入或公司內(nèi)部自行開發(fā)的軟件，而軟件開發(fā)多由HK部門與Is部門共同開發(fā)。大多數(shù)的企業(yè)仍然將HRIS的重點(diǎn)放在薪資福利管理系統(tǒng)上，而且大多數(shù)都是自外在購入軟件包。在績效管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用上相對來說就較低許多，不過要建立一完整的人力資源信息系統(tǒng)，績效管理系統(tǒng)是亟需快速建立的基礎(chǔ)系統(tǒng)，因?yàn)樗鼱可媪似渌髯酉到y(tǒng)的運(yùn)作，單單靠薪資福利模組的運(yùn)作只能做到電子數(shù)據(jù)處（EDI）的層次，而無法提升至決策支持的層次（OSS），因此本研究希望透過系統(tǒng)分析的過程，配合新的績效管理理論建置一套具有決策支持功能的績效管理信息系統(tǒng)。

二、人力資源信息系統(tǒng)所包含的功能

人力資源信息系統(tǒng)主要處理員工在組織內(nèi)工作的有關(guān)信息流程及組織未來的人力需求，在大部分的組織中，人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)包含五大基本功能，包括：招募、績效發(fā)展、訓(xùn)練、薪酬和維護(hù)。HRIS的運(yùn)用可以提高人力資源管理部門的營運(yùn)績效，使人力資源發(fā)揮最大運(yùn)作效能，可以系統(tǒng)性的分析人力資源信息，提供完整的參考信息，進(jìn)行組織中完整的信息資源管理，而為了提升作業(yè)的層次，人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)該要包括成本分析和評估控制，總而言之，只要人力資源信息系統(tǒng)越周密，越能因應(yīng)各種狀況的需求，管理者完成企業(yè)目標(biāo)的機(jī)會(huì)就越大。一個(gè)完整的人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)包括管理程序與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)兩部份，管理程序包括系統(tǒng)用戶、企業(yè)政策與人工操作，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)包括人員的數(shù)據(jù)、工作數(shù)據(jù)與相關(guān)軟硬件設(shè)備。

三、總結(jié)

一個(gè)人力資源信息系統(tǒng)的開發(fā)過程是相當(dāng)復(fù)雜，每一個(gè)過程的失誤都可能會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)的失敗，因此人力資源信息系統(tǒng)的開發(fā)建置應(yīng)遵循本章第一節(jié)所提到的系統(tǒng)開發(fā)模式來進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)建置，從系統(tǒng)需求分析到系統(tǒng)導(dǎo)入的過程中，工作是相當(dāng)煩瑣的。唯有有效的整合計(jì)算機(jī)、人、政策、程序及信息的流程，才能發(fā)展一個(gè)有效的人力資源信息系統(tǒng)，因此系統(tǒng)的發(fā)展包括分析、設(shè)計(jì)、發(fā)展、實(shí)施、維護(hù)、評鑒及系統(tǒng)的修正，整個(gè)人力資源信息系統(tǒng)的規(guī)劃過程。