張芬

摘要：隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化建設(shè)的深入，城市規(guī)劃?rùn)n案管理作為城市化建設(shè)過(guò)程中重要組成部分，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。本文結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，從檔案管理人員素質(zhì)、檔案管理制度及檔案管理設(shè)備等方面入手，探討了當(dāng)前城市規(guī)劃?rùn)n案的問(wèn)題和發(fā)展建議。

關(guān)鍵詞：城市規(guī)劃；檔案；管理；問(wèn)題；措施

專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性是城市規(guī)劃這項(xiàng)系統(tǒng)性工程的基本特征，其內(nèi)容涉及面廣泛，包含城市建設(shè)的各個(gè)方面。由于城市規(guī)劃具有的性質(zhì)特征，相應(yīng)地要求城市規(guī)劃?rùn)n案管理具備嚴(yán)格的保密性。就目前情況來(lái)看，存在的問(wèn)題是城市規(guī)劃?rùn)n案管理人員素質(zhì)問(wèn)題、規(guī)章制度問(wèn)題及管理設(shè)備問(wèn)題。在新的發(fā)展機(jī)遇下，檔案管理應(yīng)該立足于自身城市規(guī)劃的特點(diǎn)，用先進(jìn)的管理技術(shù)來(lái)加以完善，進(jìn)而更好的服務(wù)城市建設(shè)。

一、 城市規(guī)劃?rùn)n案管理人員素質(zhì)問(wèn)題

就目前的情況來(lái)看，城市規(guī)劃?rùn)n案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的缺乏以及管理理念的落后是城市規(guī)劃?rùn)n案管理中存在的一大嚴(yán)重問(wèn)題。具體表現(xiàn)為工作人員缺乏較硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，在工作的過(guò)程中，缺乏應(yīng)當(dāng)具備的工作能力，如檔案鑒別能力，檔案管理能力，檔案收集能力。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理人員收集方法過(guò)于單一，以檔案數(shù)量的達(dá)成作為完成歸檔工作的唯一標(biāo)準(zhǔn)，這就無(wú)可避免的造成收集的檔案價(jià)值性不高。不僅如此，工作人員缺少對(duì)重要性資料鑒別能力，往往造成資料鑒定缺失，對(duì)關(guān)鍵性素材的歸納紕漏，從某種意義上來(lái)說(shuō)，這些人為的疏忽一定程度上制約了城市規(guī)劃?rùn)n案管理的發(fā)展。從事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)具備與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，及時(shí)學(xué)習(xí)新的知識(shí)和管理方法，但是這對(duì)于年紀(jì)大的管理人員來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)具有很大難度的任務(wù)。年紀(jì)大的檔案管理人員缺少先進(jìn)的管理技術(shù)與理念，無(wú)法運(yùn)用新技術(shù)到工作中，自然而然地嚴(yán)重制約城市規(guī)劃?rùn)n案管理的高效率發(fā)展，并且由于對(duì)檔案重要性的忽視，保密性不嚴(yán)，檔案不具備完整性。

任何工作高效成功完成的背后勢(shì)必會(huì)存在一支優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)，所以，建立一支專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬的管理團(tuán)隊(duì)是非常有必要的。管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到人才的珍貴性和價(jià)值性，部門(mén)不斷對(duì)外招賢納士，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)良好的人員。組織相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)，為工作人員定時(shí)提供更新理念，提高自我的機(jī)會(huì)。作為管理工作人員，明確自身工作的性質(zhì)，擺正各自的職場(chǎng)位置，發(fā)揮各自的職能，嚴(yán)格要求自我，不斷努力提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)，保持一顆積極向上的心，以服務(wù)人民為工作。總之，端正作風(fēng)，嚴(yán)格遵循規(guī)章制度。作為領(lǐng)導(dǎo)人，應(yīng)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者職能，更要作風(fēng)清明，嚴(yán)于律己，以身作則。對(duì)于工作態(tài)度積極，工作勤勉的人員，予以一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施，適時(shí)鼓勵(lì)人員的工作激情。

二、 城市規(guī)劃?rùn)n案管理制度建設(shè)問(wèn)題

伴隨著改革開(kāi)放的不斷推入與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，城市化進(jìn)程也快速發(fā)展，這就相應(yīng)的對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案管理制度提出了更高的要求。老舊的城市規(guī)劃?rùn)n案管理制度不能適應(yīng)現(xiàn)代化城市進(jìn)程，制度的缺陷潛移默化中縱容了檔案管理人員管理理念的落后，管理意識(shí)的薄弱，無(wú)法按照要求履行各自管理職能，造成工作懈怠，監(jiān)管力度不夠，最終無(wú)法更好的完成管理工作，影響檔案工作的發(fā)展。即使存在完善的規(guī)章制度，但檔案管理人員不予以重視，不按照明文規(guī)定執(zhí)行，對(duì)規(guī)章制度視若無(wú)睹，依舊發(fā)揮不了規(guī)章制度的作用。綜上所述，城市規(guī)劃?rùn)n案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的必備是完成管理工作的前提，與城市進(jìn)程相適應(yīng)的完善的規(guī)章制度規(guī)范管理人員工作行為，兩個(gè)因素相輔相成，缺一不可，共同實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃?rùn)n案管理的順利開(kāi)展。例如，完善城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。21世紀(jì)為電子信息化的時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用幾乎覆蓋了各行各業(yè)，在城市規(guī)劃中，越來(lái)越多的文件以電子文檔的形式存在，建立城市規(guī)劃?rùn)n案管理信息網(wǎng)絡(luò)，對(duì)此類(lèi)文件進(jìn)行有效的處理，在順利開(kāi)展檔案管理的同時(shí)加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與其余部門(mén)間的溝通聯(lián)系。

對(duì)于檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的制度問(wèn)題，首當(dāng)其沖是正視問(wèn)題，積極采取應(yīng)對(duì)措施，及時(shí)施解決問(wèn)題。與此同時(shí)，完善規(guī)章制度，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。常言道，無(wú)規(guī)矩不成方圓，對(duì)于任何工作的完成都需要使用一定的規(guī)章制度加以約束，保障工作正?；?，條理化順利開(kāi)展。因此，務(wù)必建立健全的規(guī)章制度。城市檔案管理部門(mén)結(jié)合城市規(guī)劃情況，制定出符合管理情況需求的規(guī)章制度，合理的規(guī)章制度不僅是城市檔案管理工作有條不紊開(kāi)展的基本條件，還是使得檔案管理得到有效監(jiān)督和創(chuàng)新發(fā)展的有利因素。如針對(duì)個(gè)別問(wèn)題設(shè)置明確性的指示，實(shí)行歸責(zé)制度，廢除特立獨(dú)行的條例，對(duì)違反規(guī)章制度的行為一律一視同仁，這樣一來(lái)，嚴(yán)明的制度會(huì)對(duì)某些違規(guī)行為產(chǎn)生震懾作用，也能夠讓管理人員在清明的環(huán)境下順利開(kāi)展工作。例如，根據(jù)檔案管理程序，配備合理科學(xué)的管理制度。對(duì)于檔案編碼問(wèn)題，應(yīng)交由檔案管理部門(mén)全權(quán)負(fù)責(zé)，統(tǒng)一編碼，進(jìn)行歸檔應(yīng)在文件傳入或是某項(xiàng)工作完成后，為以防萬(wàn)一，提前做好預(yù)先歸檔工作；接受外來(lái)文件，需要登記與存檔，分發(fā)下去的文件，要明確標(biāo)注分發(fā)到了哪一個(gè)部門(mén)，對(duì)于檔案文件應(yīng)由檔案管理部門(mén)存放原文件，若無(wú)法存放，切記要保留文件復(fù)印件。任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，將由相關(guān)部門(mén)，相關(guān)人員承擔(dān)責(zé)任。

三、 城市規(guī)劃?rùn)n案管理硬件設(shè)施問(wèn)題

就目前情況來(lái)看，很大一部分城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門(mén)不具備完整的硬件設(shè)施，沒(méi)有檔案管理過(guò)程中需求的基本設(shè)施條件，甚至沒(méi)有用于存放檔案數(shù)據(jù)的良好環(huán)境的檔案室，以至于經(jīng)常發(fā)生檔案受潮等存放環(huán)境不當(dāng)造成的檔案損傷現(xiàn)象，這些不良因素是造成城市規(guī)劃?rùn)n案不具備完備性的重要原因，因此，這些因硬件，軟件設(shè)施缺失而帶來(lái)管理工作效率低下等不良影響需要杜絕。對(duì)于政府播放的經(jīng)費(fèi)，管理部門(mén)應(yīng)預(yù)留一部分資金，用于加大設(shè)施建設(shè)的投入，購(gòu)置所需設(shè)施，形成一套完整的設(shè)備系統(tǒng)，建立良好的存放環(huán)境，避免因經(jīng)費(fèi)投入不足而制約管理工作的情況發(fā)生，務(wù)必要確保管理工作的正常開(kāi)展，為管理工作的有效進(jìn)行提供良好的物質(zhì)條件。另一方面，由于檔案存儲(chǔ)的特殊性，大量的信息存儲(chǔ)需要占用大面積的空間，管理部門(mén)需要投入一定的經(jīng)費(fèi)處理脹庫(kù)問(wèn)題。定期安排人員整理，清理檔案文件。大量的檔案文件堆放一起，若不定時(shí)加以整理，勢(shì)必會(huì)造成信息的混亂，影響對(duì)檔案文件的查詢(xún)。將檔案文件分門(mén)別類(lèi)存放，將同一種性質(zhì)的文件歸為一欄，按照序號(hào)排列，并且編輯年份，事件。及時(shí)清理陳舊文件，對(duì)于沒(méi)有價(jià)值或是歷史久遠(yuǎn)的檔案文件要按照相應(yīng)規(guī)定，正確清除，對(duì)于仍具有價(jià)值性的陳舊的檔案應(yīng)找尋其他合適的位置存放。以上為紙質(zhì)版的檔案文件放置，為了避免隨著年份的推移，文件的散落以及考慮到紙質(zhì)版保存的時(shí)效性，還要建立電子版檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)版檔案信息錄入電子文檔，形成電子數(shù)據(jù)庫(kù)，即實(shí)現(xiàn)信息的備份，也使得查詢(xún)過(guò)程更加高效便捷。

例如，運(yùn)用GIS系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案管理。利用GIS系統(tǒng)對(duì)檔案的管理功能，分析功能以及顯示功能，實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃信息空間上和時(shí)間上的保存。管理部門(mén)利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，分析管理空間數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)管理效率。

總之，城市規(guī)劃?rùn)n案管理是城市現(xiàn)代化進(jìn)程中的重要環(huán)節(jié)，伴隨城市化進(jìn)程的快速發(fā)展，管理工作越是具有挑戰(zhàn)性，只有切實(shí)可行的規(guī)章制度，配備具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員以及提供專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施，才能使得城市規(guī)劃?rùn)n案管理順利高效的開(kāi)展，從而有利于城市化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳小琴.關(guān)于城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作發(fā)展與創(chuàng)新問(wèn)題的思考[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2016，（22）：134-135.

[2]陳瑩瑩 崔艷芳.城市規(guī)劃?rùn)n案管理的發(fā)展研究[J].建材與裝飾，2015，（21）：86-87.

[3]王明.城市規(guī)劃?rùn)n案管理的發(fā)展創(chuàng)新初探[J].管理觀(guān)察，2014，（15）：32.endprint