◎張莉

新時期檔案的數(shù)字化管理

◎張莉

在現(xiàn)有的經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境之下，對檔案進行管理有著十分重要的作用。檔案數(shù)據(jù)不僅能夠反映一定時期的工作情況以及經(jīng)濟發(fā)展情況，而且還能夠為企業(yè)工作上順利開展以及社會經(jīng)濟的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支持。在新時期的檔案管理當中采用數(shù)字化管理的模式能夠有效提高管理效率，促進我國檔案管理工作的進步和發(fā)展?；谶@樣的背景之下，本文主要對數(shù)字化檔案管理的作用、存在的問題以及具體的解決措施進行了分析，以此促進相關(guān)工作順利開展。

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展的要求了，所以提高檔案管理的水平以及管理工作的效率，具有強烈的緊迫性以及必要性。在檔案管理當中采用數(shù)字化管理的模式能夠?qū)n案資料進行有效、科學的管理。但是對檔案進行數(shù)字化管理技術(shù)還不是特別完善，在具體的工作的當中還會受到一定的限制和約束，所以如何克服工作當中的困難，是檔案管理工作人員應(yīng)該面對和重視的問題。

數(shù)字化優(yōu)點

在檔案管理當中采用數(shù)字化管理的模式，最直接的效果就是能夠大幅度提高檔案管理的工作效率，在工作過程中，減少了檔案數(shù)據(jù)錄入的流程，同時對檔案數(shù)據(jù)進行更新，有效保證了數(shù)據(jù)的及時性以及可靠性。其次，用戶在對數(shù)據(jù)進行查詢的時候，能夠有效提高查詢的速度和效率。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式當中，對數(shù)據(jù)、資料進行查詢需要花費大量的時間，不僅工作效率低下，同時數(shù)據(jù)的準確性也難以得到保證。在檔案信息化管理模式之下，用戶只需要在計算機的搜索引擎當中輸入查詢的內(nèi)容以及相應(yīng)的關(guān)鍵信息，計算機就會自動彈出用戶想要查詢和了解的數(shù)據(jù)。

在檔案管理當中采用數(shù)字化管理模式的第二個作用就是能夠避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式當中，由于紙張的特點，會造成破損或者是模糊不清的情況，對檔案數(shù)據(jù)以及信息的準確性造成一定的影響。同時紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)以及關(guān)鍵的信息容易受到人為性的篡改，對檔案數(shù)據(jù)的準確性以及可靠性造成了一定的影響，運用數(shù)字化管理模式就能夠有效解決紙質(zhì)檔案在檔案管理中的缺陷，提高檔案管理工作的針對性、有效性以及合理性。

在檔案管理當中采用數(shù)字化管理模式的第三個作用就是能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享?，F(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，同時網(wǎng)絡(luò)具有不受空間時間限制、數(shù)據(jù)傳播速度快等優(yōu)點，被運用到了各個行業(yè)當中。在日常的生活當中以及工作當中，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)隨時隨地進行檔案數(shù)據(jù)的查詢以及分享，提高了人們生活和工作的便利程度。

存在的問題

檔案管理設(shè)備的工作效率有待提高?，F(xiàn)階段信息技術(shù)以及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展十分迅速，檔案管理的硬件設(shè)施與軟件設(shè)施同之前相比有了更大的提高。但是部分單位并沒有適應(yīng)信息技術(shù)以及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，沒有及時對檔案管理的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進行更新，導致了檔案管理硬件設(shè)施老化，軟件設(shè)施落后。在對檔案數(shù)據(jù)信息進行處理和管理的過程中效率低下，使檔案管理相關(guān)工作難以順利進行。

檔案管理工作的標準還有待統(tǒng)一。由于各個單位發(fā)展水平不一樣、對數(shù)據(jù)處理和保存的方式不一樣、對檔案管理硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的使用情況也不一樣。在這樣的情況之下就導致了檔案管理工作的標準出現(xiàn)了一定的差異化，使數(shù)據(jù)資源共享工作無法正常進行，不僅影響了用戶正常的使用效率，同時也在一定程度上阻礙了我國檔案信息化管理的發(fā)展。

檔案管理的安全性還有待提高。計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用在最大的程度上提高了檔案管理的工作效率，保證了檔案數(shù)據(jù)的及時性以及可靠性。但是在帶來方便的同時也存在著一定的安全隱患。現(xiàn)階段，黑客入侵、計算機病毒對計算機以及網(wǎng)絡(luò)的安全帶來了巨大的威脅。

提高檔案數(shù)字化管理的具體措施

加強對檔案管理人員的培訓。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當中，對于檔案數(shù)據(jù)的管理只停留在紙質(zhì)資料的收集以及整理上面。隨著檔案管理數(shù)字化模式的普及，對檔案工作人員的業(yè)務(wù)技能水平提出了更高的要求。所以為了能夠適應(yīng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展的趨勢，在日常的檔案管理當中，單位應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓，使檔案管理人員能夠樹立正確的工作意識。同時運用相應(yīng)的業(yè)務(wù)技能對檔案數(shù)據(jù)進行整理、錄入、管理等，提高檔案數(shù)據(jù)管理工作的針對性以及有效性。

對檔案管理硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進行更新升級。在檔案數(shù)字化管理工作當中，對于硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施有著極高的要求。所以相關(guān)單位應(yīng)該站在發(fā)展的角度上看待問題，提高檔案管理工作的效率。對于已經(jīng)老化的硬件設(shè)施應(yīng)及時更換成運行速度更快、內(nèi)部儲量更大的計算機及其他硬件設(shè)備。同時還要對檔案管理的軟件進行更新，提高數(shù)據(jù)處理的準確性。同時還要加強檔案數(shù)據(jù)安全性的管理工作，加強日常工作當中對數(shù)據(jù)安全的重視程度，制定并采取相應(yīng)的措施對檔案數(shù)據(jù)可能出現(xiàn)的安全問題進行及時解決。

加強對檔案數(shù)據(jù)的整理和管理。為了能夠推動檔案數(shù)字化管理工作順利進行，首先要做的就是對紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)資料進行妥善保存。即使數(shù)字化管理有諸多的優(yōu)勢，但是對于一些特別重要的檔案數(shù)據(jù)，比如史實資料、歷史文獻等還是要加以重視，因為這些檔案是不可復制的。其次就是要加強對數(shù)據(jù)信息化轉(zhuǎn)換的工作。最初進行電子檔案管理的時候，采用的是掃描的方式，將掃描到的信息通過鏈接或者是目錄的形式展現(xiàn)出來，從而建立數(shù)據(jù)信息庫。但是隨著信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，這樣的管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)工作的需要了，所以在這樣的情況之下，檔案管理工作人員應(yīng)該定期、及時對檔案數(shù)據(jù)進行整理和更新，保證檔案數(shù)據(jù)的及時性以及時效性，從而推動我國檔案數(shù)字化管理的發(fā)展和進步。

隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步，在進行檔案數(shù)據(jù)管理的時候，應(yīng)該與經(jīng)濟社會的發(fā)展協(xié)調(diào)，將檔案數(shù)字化管理工作落到實處，不斷提高檔案管理工作的針對性、有效性、科學性以及合理性，以此促進我國經(jīng)濟的發(fā)展以及社會各項工作順利進行。

（工作單位：湖北漳河經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)總公司）