◎郭巧云

試分析事業(yè)單位檔案管理中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用

◎郭巧云

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的不斷提升，其被更加廣泛地運用于事業(yè)單位檔案管理工作中，并發(fā)揮了十分重要的作用。該技術(shù)在應(yīng)用中使原本數(shù)量龐大內(nèi)容復(fù)雜的檔案管理工作的管理質(zhì)量與管理效率都得到顯著的提升。本文簡要地就網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在當前檔案管理工作中的應(yīng)用必要性進行分析，就當前檔案管理工作中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用問題進行分析，并在這基礎(chǔ)上就實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在該管理工作中的應(yīng)用優(yōu)化提出相應(yīng)的措施與建議。

為推動檔案管理工作水平的不斷優(yōu)化，加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用是當前重要的檔案管理研究方向。大多數(shù)的事業(yè)單位都實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在該管理工作中的應(yīng)用深入，實現(xiàn)了檔案查詢的方便快捷建設(shè)，提高了檔案信息的共享程度。但是就當前該技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀而言，其依舊存在著一定的應(yīng)用問題有待解決，對檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)造成一定的限制。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在當前檔案管理工作中的應(yīng)用必要性

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用深入能不斷推進檔案管理數(shù)字化建設(shè)。也只有這樣才能打破當前檔案管理與檔案信息利用工作中的各種限制條件，實現(xiàn)檔案管理的開放性發(fā)展。而在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用下，能更好地實現(xiàn)相關(guān)檔案資源的合理配置，提高管理人員的科學管理水平，保證檔案管理的高效服務(wù)。而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，也有利于實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)自動化的發(fā)展，這主要著力檔案管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化發(fā)展，健全檔案標準，而實現(xiàn)這兩點又是保證檔案管理不斷優(yōu)化的重要發(fā)展方向。所以，在檔案管理工作中實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用推廣是十分必要的。

當前檔案管理工作中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用問題

缺乏足夠的檔案管理重視。在當前的事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)階層往往偏向?qū)⒔?jīng)費投入到單位開發(fā)與建設(shè)工作中，忽略了檔案管理工作的重要性。所以，大部分的事業(yè)單位都缺乏較為科學的檔案管理設(shè)備，尤其是針對網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的建設(shè)更是缺乏投入力度與重視度，整體的管理水平較低。由于檔案管理工作中涉及到信息收集、信息整理、信息保管以及信息統(tǒng)計等多項內(nèi)容，所以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用也是十分廣泛的。但是就當前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在該管理工作中的應(yīng)用而言，其還僅僅停留在簡單的電腦輸入階段，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)編研與開發(fā)都還不普遍。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平較低。就事業(yè)單位當前的檔案管理工作來說，存在一部分沒有引入計算機的情況。而部分單位雖然有意識地進行了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引進，但總體管理水平普遍較低。其主要表現(xiàn)在雖然檔案管理實現(xiàn)了單位內(nèi)部的數(shù)字化發(fā)展，但沒有和外界之間進行交互建設(shè)。所以數(shù)字化管理建設(shè)依舊難以實現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平較低。

檔案管理本身存在的缺失性問題。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是當前乃至未來的檔案管理重要發(fā)展方向，要實現(xiàn)該管理目標的實現(xiàn)，首先應(yīng)當積極進行管理觀念的轉(zhuǎn)化。同時還對管理人員的創(chuàng)新意識有著一定的要求。當前事業(yè)單位在進行檔案管理工作時往往還是采取傳統(tǒng)的手工管理模式來進行。即使部分單位有意識地實現(xiàn)了管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，但也在網(wǎng)絡(luò)管理過程中缺乏創(chuàng)新意識，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展難以進行或組建成為擺設(shè)。此外，各個事業(yè)單位在進行檔案管理時依舊處于各自為政的管理狀態(tài)，沒有就當前的管理工作進行統(tǒng)籌安排，網(wǎng)絡(luò)管理建設(shè)的發(fā)展目標沒有建立，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)管理工作難以實現(xiàn)有效的突破。

實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在該管理工作中的應(yīng)用優(yōu)化

實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的資源共享建設(shè)。要實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的資源共享建設(shè)，管理人員應(yīng)當首先進行相關(guān)的目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。其主要是指把檔案的著錄與標引等進行規(guī)范，使其形成檔案目錄數(shù)據(jù)，并儲存在計算機儲存器里，之后利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等進行相應(yīng)的處理工作。其主要涉及多個行程環(huán)節(jié)，其中數(shù)據(jù)著錄是重要的環(huán)節(jié)之一，其主要是指把檔案中的著錄以及標引進行整理，使其形成檔案網(wǎng)絡(luò)。例如管理者進行文件編號輸入后生成的相關(guān)數(shù)據(jù)條款。審核歸檔操作則主要是針對檔案數(shù)據(jù)的完整性和準確性展開相應(yīng)的審核工作。例如，在進行檔案數(shù)據(jù)輸入時就檔案的標題、責任者以及分類等多方面內(nèi)容進行審核。此外，數(shù)據(jù)導(dǎo)入環(huán)節(jié)則主要是指按照相關(guān)的錄入規(guī)則將主卷網(wǎng)絡(luò)向著錄網(wǎng)絡(luò)中進行導(dǎo)入，使得兩種網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)之間構(gòu)成主從的相互關(guān)系。

實現(xiàn)檔案管理理念的轉(zhuǎn)換，加強管理體制的規(guī)范化建設(shè)。為更好地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的不斷優(yōu)化，相關(guān)管理人員應(yīng)當加強網(wǎng)絡(luò)檔案管理的相關(guān)設(shè)施的引進與完善，并在這過程中注重軟件管理工作的開展。要做到這一點，管理人員應(yīng)當從以下幾點開展工作。其一，建立并完善相關(guān)的檔案管理制度，這是實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量優(yōu)化以及管理工作長遠發(fā)展的必要措施。這需要與當前的檔案管理信息化建設(shè)需求相適應(yīng)，其主要涉及的管理制度包括歸檔、數(shù)據(jù)化處理以及檔案保存等多種制度。其二，事業(yè)單位應(yīng)當加強對管理人才隊伍的培養(yǎng)，這是影響檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的關(guān)鍵性因素。所以，相關(guān)單位不僅要加強對管理人員的管理技術(shù)的培訓，同時還要就相關(guān)的管理工作開展進行相應(yīng)的獎懲措施的制定，加強對管理人員管理工作的約束與規(guī)范。單位可積極號召管理學習參觀以及工作調(diào)研會議等活動的開展來實現(xiàn)管理工作的優(yōu)化。此外，相關(guān)單位還可通過嚴格規(guī)范招聘制度，實現(xiàn)高素質(zhì)的技術(shù)人才引進，最終提高整體管理隊伍的水平。

檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重要任務(wù)，只有不斷加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在該管理工作中的應(yīng)用深入，才能進一步提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量。這需要相關(guān)單位明確網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用重要性，并就當前管理工作中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用問題進行全面深入的分析，在這基礎(chǔ)上積極號召相關(guān)的管理人員就技術(shù)應(yīng)用問題的相關(guān)應(yīng)對策略進行研究。只有這樣，才能不斷提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用。

（工作單位：湖北省漳河工程管理局(湖北省漳河綠島林產(chǎn)品有限公司)