文/喬榮清,中國石油化工股份有限公司北京化工研究院

淺談石油化工科研單位的物資管理

文/喬榮清,中國石油化工股份有限公司北京化工研究院

物資管理是一個系統(tǒng)工程。高效的物資管理，一方面需要企業(yè)內(nèi)部形成良好的管理機制，明確各個環(huán)節(jié)的責(zé)任和作用，并實現(xiàn)相互間的密切合作；另一方面要充分發(fā)揮物資管理部門的作用，尤其是發(fā)揮計劃管理和采購管理的作用，這兩個環(huán)節(jié)代表了企業(yè)內(nèi)部的供需雙方，直接關(guān)系到資金支出、物資購置及使用。充分發(fā)揮這兩個環(huán)節(jié)的管理作用是提高物資管理水平的關(guān)鍵。本文簡要介紹了石化科研單位物資管理的特點,指出在管理中存在的問題并進行了分析,并對采取的改進措施進行了討論和總結(jié)。

科研單位;物資管理;材料;設(shè)備

對于科研單位,物資消耗在該單位的成本核算方面中占很大的一方面,所以,做好物資合理儲備、加強物流管理做好物資的采購和安全存儲都是降低消耗、節(jié)約成本、增加單位經(jīng)濟效益的有效途徑。在實際科研中,要保證生產(chǎn)研究的有序進行,就必須解決好物資供需之間存在的時空、數(shù)量、價格以及質(zhì)量方面矛盾,完善好、銜接好各個科研環(huán)節(jié)。物資管理是單位管理難以缺少的一個部分,也是科研單位在經(jīng)費管理方面的一個重要組成方面。在如今,物資管理已經(jīng)逐漸成為科研單位一種非常重要的管理方式,直接關(guān)系著該單位是否能夠順利地進行生產(chǎn)和研究。

1 物資管理中存在的突出問題

在物資管理工作中,問題來自以下幾個方面:(1)在觀念上,對物資管理的重要作用認識不深或不夠重視;(2)物資庫存難以與實際需要相符;(3)材料浪費、設(shè)備閑置或利用率不高;(4)物資質(zhì)量差、價格高。

物資管理是一個系統(tǒng)工程,它首先需要各方面的密切配合,即要有良好的管理機制,明確各個環(huán)節(jié)的責(zé)任和作用,并實現(xiàn)相互間的密切合作;其次要發(fā)揮關(guān)鍵環(huán)節(jié)—計劃管理和采購管理的作用,因為這兩個環(huán)節(jié)代表了內(nèi)部的供需雙方,它們直接關(guān)系到資金的支出、物資的購入及物資的使用。

2 強化物資管理意識

2.1 物資管理的重要作用

強化物資管理,實質(zhì)是科研單位對內(nèi)部資源的整合。從大的環(huán)境來看,因為競爭力=F(價值)/C(成本),對于科研單位來說,F就是科研成果及其經(jīng)濟效益,C就是它為此而付出的成本,C中物資的成本占有很大比重,能否降低科研成本,物資管理的作用至關(guān)重要。

要從觀念上,使物資管理人員和科研人員認識到物資管理工作的重要意義。強化物資管理的結(jié)果是保證了使用部門的科研工作,提高了物資管理人員的管理水平。

2.2 建立明確的運行機制

科研人員是物資的最終使用者,他們需要對物資的有關(guān)條件有明確的要求。對物資管理部門來說,這些條件就是他們的決策基礎(chǔ),但同時這些條件的確定也是管理部門的工作內(nèi)容,這就要求使用部門和管理部門在工作中要密切配合。

物資管理工作同樣也需要其他相關(guān)部門的配合。當然,既要有分工,又要有合作。為解決部門之間的界面問題,我院通過以下方式加以解決:一、強化雙向交流的意識;二、對于重要材料或設(shè)備,組織跨部門的聯(lián)合小組來開展工作;第三,在物資管理與其他部門之間,建立定期會晤的機制,共同討論物資管理工作中遇到的問題及解決措施。

3 建立嚴格的管理制度,控制購入及支出

3.1 建立嚴格的審批制度,控制購入及支出(領(lǐng)用)

為節(jié)約有限的科研經(jīng)費,減少物資使用和購買中的浪費,必須實行嚴格的審批制度。需求材料計劃審核的原則是:是否需要?需要數(shù)量?具體要求是否合理?審批的程序:對一般材料,由各使用單位的領(lǐng)導(dǎo)簽字后,送交條件部,由條件部最終審批;對控制材料和單項超過五千元的物資,在送交條件部之前,要經(jīng)科管部審批;對單項超過萬元的物資除以上程序外,要經(jīng)過院領(lǐng)導(dǎo)的審批。

3.2 建立物資使用追蹤制度

在物資出庫后,經(jīng)常調(diào)查使用情況。對剩余物資和能夠回收的廢料及時退庫、回收,并進行相應(yīng)處理;對閑置或利用率不高的設(shè)備,退庫或調(diào)劑給其它部門使用。

3.3 建立以題目組為單位的核算制度

逐步建立以題目組為單位的核算制度,即定期統(tǒng)計物資的使用情況,并與題目組的效益掛鉤。

由于涉及到使用者的切身利益,這種做法把降本增效由管理行為變成了自覺行動,將會極大地提高節(jié)約的積極性和主動性。

4 實行質(zhì)量、價格管理,實現(xiàn)質(zhì)量、價格控制

4.1 質(zhì)量管理

建立嚴格的質(zhì)量控制體系和制度。選擇那些有一定生產(chǎn)規(guī)模、技術(shù)力量強、信譽良好的企業(yè)或供應(yīng)商,盡量把質(zhì)量問題“消滅”在采購前;選擇付款方式靈活的供應(yīng)商,產(chǎn)品在試用合格后付款或預(yù)留質(zhì)保金;簽訂經(jīng)濟合同,對質(zhì)量、售后服務(wù)有明確的界定。驗收質(zhì)量控制由采購人員、保管人員、使用單位及臨時成立的質(zhì)量小組組成了質(zhì)量控制體系。

此外,逐步建立供應(yīng)商認證制度,實行物資定點采購。進行大宗物資采購前都要在認證體系中確立的“合格供應(yīng)商”處采購,如果兩次驗收不合格即取消該供應(yīng)商定點供貨資格,在必須選擇新的供應(yīng)商時,要在對其資質(zhì)進行對比確認后再進行采購。

4.2 價格管理

價格管理的基本做法:對采購物資的價格實施分類管理。其中重要設(shè)備、重要材料由科管部及相關(guān)部門審批后,由計劃人員提出價格建議,經(jīng)批準后交物資中心執(zhí)行;一般材料制訂采購控制價格,并根據(jù)市場情況隨時調(diào)整;5萬元以上物資要有三家以上供應(yīng)商報價信息,從中優(yōu)選出一家,由使用部門與供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議,經(jīng)主管院長批準后執(zhí)行。

價格管理的核心內(nèi)容是建立嚴格的審批制度,動態(tài)的價格監(jiān)控體系即采購前的價格比較、采購后的價格追蹤制度。通過建立價格收集網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)了有價可比。價格信息來源于市場調(diào)查、互聯(lián)網(wǎng)、報刊雜志、產(chǎn)品手冊、電話咨詢、歷史采購資料(購銷合同、結(jié)算價格等)。

5 結(jié)語

幾年來,在物資工作者的辛勤努力下,通過以上措施的逐步運用,基本解決了在我院的物資管理工作中存在的突出問題,保障了科研需求。目前,正致力于新的管理思想和方法的學(xué)習(xí)、運用:招標采購的有關(guān)制度正在制訂;網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、電子商務(wù)、供應(yīng)鏈的管理思想也在進入到管理意識中,相信它們的成功運用會對物資管理工作起到極大的促進和提高作用。

[1]李強.國家物資儲備系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)代物流業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略研究[D].長春:吉林人學(xué),2008.

[2]鄭慶來.淺談石油化工科研單位的物資管理[J].遼寧化工,200 2(3).