◎胡世堂

基于提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效率研究

◎胡世堂

醫(yī)院人力資源部門在醫(yī)院的所有部門中占據(jù)重要地位，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展過程中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因而，醫(yī)院要高度重視人事檔案管理工作，注重強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理水平。目前，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，檔案管理機(jī)制以及管理員的能力、素質(zhì)、管理水平是主要的結(jié)構(gòu)組織，會(huì)直接影響檔案管理工作的效率，對醫(yī)院人事檔案管理的有序開展具有深遠(yuǎn)意義。

伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院的服務(wù)水平在日益提升，而醫(yī)院的人事檔案管理工作質(zhì)量也得到了較大提高，并逐漸適應(yīng)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展需求。醫(yī)院人事檔案管理工作的提高有利于滿足社會(huì)大眾的使用需求，同時(shí)有利于醫(yī)院整體管理水平的提升，因此，醫(yī)院務(wù)必要提高自身的人事檔案管理工作效率，便于進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院的持續(xù)性、穩(wěn)定性發(fā)展。文章闡述了醫(yī)院人事檔案管理工作目前存在的不足，同時(shí)針對檔案管理工作效率的提高進(jìn)行了研究，并提出了相關(guān)對策，希望能夠提高檔案的利用率，推動(dòng)醫(yī)院的整體性發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案管理面臨的缺陷

缺少完善的基礎(chǔ)條件。在醫(yī)院人事檔案管理工作的開展過程中，管理?xiàng)l例、管理機(jī)制以及相關(guān)配套設(shè)施的完善性，是人事檔案管理工作得以順利進(jìn)行的重要保障。但在現(xiàn)實(shí)中，人事檔案管理工作并未引起各大醫(yī)院的高度重視，并未給予一定的投入力度，因而在檔案管理的設(shè)施構(gòu)建方面不夠完善，同時(shí)缺乏科學(xué)化的管理?xiàng)l例，嚴(yán)重的還會(huì)出現(xiàn)丟失、泄密等情況，極大程度地影響了醫(yī)院人事檔案管理工作效率的提高。

不合理地配置人員。由于醫(yī)院人事檔案管理工作的涉獵范圍較廣，因而需要工作人員具備過硬的專業(yè)技能、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、高水平的綜合素質(zhì)，進(jìn)而才能充分滿足檔案管理工作的實(shí)際要求。但在現(xiàn)實(shí)中，醫(yī)院對人事檔案管理工作的關(guān)注力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，往往忽視了對檔案管理工作人員的合理化配置，導(dǎo)致工作人員綜合素質(zhì)不高、責(zé)任心不強(qiáng)、執(zhí)行能力較差等情況的出現(xiàn)，由此就給醫(yī)院人事檔案管理工作的安全性造成了一定的威脅。

信息化水平比較低。在信息技術(shù)日益發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)環(huán)境下，醫(yī)院人事檔案管理工作的要求也在日益提高，合理運(yùn)用多樣化的信息管理方法是提高人事檔案管理工作效率的重要途徑。但在實(shí)踐中，多數(shù)醫(yī)院在人事檔案管理工作上還存在信息化水平不夠高的情況，這就嚴(yán)重影響了檔案管理工作的信息化發(fā)展，致使檔案信息的維護(hù)、更新、查詢等流程不能得到有效性的簡化，進(jìn)而降低了醫(yī)院人事檔案管理工作的效率。

提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率的策略

提高工作者的檔案管理意識(shí)。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，提高檔案管理工作人員對自身工作的重視程度是有效提高檔案管理工作效率的重要前提，因而，醫(yī)院要注重提高工作人員的檔案管理意識(shí)，同時(shí)不斷加大宣傳的力度，使他們充分明確到自身工作的重要性，進(jìn)一步提高醫(yī)院的人事檔案管理水平，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的科學(xué)化、合理化發(fā)展。一方面，要引導(dǎo)人事檔案管理工作人員明確自身的崗位職責(zé)，并充分了解自身崗位的工作范圍和工作內(nèi)容。另一方面，要制定合理的管理制度和工作制度，使工作人員確定自身大體的工作方向，充分啟發(fā)他們的工作熱忱，最終促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作效率的有效提升。

實(shí)現(xiàn)檔案工作體系與制度的完善。開展任何工作都需要依賴一個(gè)有效的制度，而醫(yī)院人事檔案管理工作的有序開展更離不開完善的、有效的檔案工作制度與機(jī)制。而檔案工作制度與體系的完善，不但需要強(qiáng)化檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)和法律意識(shí)，還需要改善檔案管理工作的管理結(jié)構(gòu)，進(jìn)而構(gòu)建科學(xué)的、合理的檔案規(guī)章制度。為保障醫(yī)院人事檔案管理工作的科學(xué)化、合理化，必須要對工作材料進(jìn)行有序處理，由于這些材料是要被各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門同事等大量人員進(jìn)行查閱和運(yùn)用的，因而要保證這些檔案的可靠性、安全性和真實(shí)性，充分體現(xiàn)人事檔案的利用價(jià)值，以此不斷提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已逐漸應(yīng)用于醫(yī)院的管理工作中，有效提高了醫(yī)院的工作效率。因此，只有真正提高醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化水平，注重優(yōu)化檔案信息的采集、更新、整理等各工作流程，才能夠提高檔案信息、資料的使用率，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率。一方面，合理應(yīng)用信息技術(shù)，可以有效開展人事組織工作，并充分了解各崗位人員的實(shí)際情況，真正提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，切實(shí)降低檔案管理的運(yùn)營成本和資金注入。另一方面，充分運(yùn)用信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)電子人事檔案，提高檔案信息的開放性，便于建立公平、公開、公正的檔案管理機(jī)制，從而清楚掌握各崗位人員的專業(yè)技能、業(yè)務(wù)能力、工作情況等，并保障他們的錄用、考核、晉升等信息的真實(shí)性，進(jìn)而提高他們的工作積極性。

實(shí)現(xiàn)檔案工作者綜合素質(zhì)與能力的提升。醫(yī)院人事檔案管理工作效率的高低與檔案工作人員有直接的關(guān)系，因而，要采取有效的措施和手段，切實(shí)提高檔案工作人員的工作能力和綜合素質(zhì)，進(jìn)而更好地適應(yīng)新形勢下的醫(yī)院人事檔案管理工作。首先，信息化檔案管理需要工作人員熟練掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作技能，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，將人事電子檔案保存到醫(yī)院相關(guān)網(wǎng)站，以供大家使用。其次，強(qiáng)化檔案工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，采用合理的考核、選撥、獎(jiǎng)懲制度，加大工作人員的緊迫感，激發(fā)他們工作的積極性，培養(yǎng)出高水平、高素質(zhì)的人才。最后，要保障檔案工作人員的薪酬待遇和福利待遇，加強(qiáng)他們工作的穩(wěn)定性。

總之，伴隨市場經(jīng)濟(jì)體制的日益完善，醫(yī)院間的競爭也在日益加劇，由此就給醫(yī)院的人力資源管理工作提出了更高的要求，醫(yī)院只有不斷提高自身的人事檔案管理工作效率，最大化地發(fā)揮人事檔案的作用和價(jià)值，才能夠不斷提高自身的市場競爭力。因此，醫(yī)院要結(jié)合自身的人事檔案管理工作實(shí)情，不斷完善人事檔案管理機(jī)制、強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)、提高檔案管理工作的信息化水平，進(jìn)而提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效率。

（作者單位：壽光市人民醫(yī)院科教科）