◎胡世堂

基于提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效率研究

◎胡世堂

醫(yī)院人力資源部門在醫(yī)院的所有部門中占據(jù)重要地位，在醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展過程中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因而，醫(yī)院要高度重視人事檔案管理工作，注重強(qiáng)化醫(yī)院的檔案管理水平。目前，在醫(yī)院人事檔案管理工作中，檔案管理機(jī)制以及管理員的能力、素質(zhì)、管理水平是主要的結(jié)構(gòu)組織，會(huì)直接影響檔案管理工作的效率，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理的有序開展具有深遠(yuǎn)意義。

伴隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院的服務(wù)水平在日益提升，而醫(yī)院的人事檔案管理工作質(zhì)量也得到了較大提高，并逐漸適應(yīng)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展需求。醫(yī)院人事檔案管理工作的提高有利于滿足社會(huì)大眾的使用需求，同時(shí)有利于醫(yī)院整體管理水平的提升，因此，醫(yī)院務(wù)必要提高自身的人事檔案管理工作效率，便于進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院的持續(xù)性、穩(wěn)定性發(fā)展。文章闡述了醫(yī)院人事檔案管理工作目前存在的不足，同時(shí)針對(duì)檔案管理工作效率的提高進(jìn)行了研究，并提出了相關(guān)對(duì)策，希望能夠提高檔案的利用率，推動(dòng)醫(yī)院的整體性發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案管理面臨的缺陷

缺少完善的基礎(chǔ)條件。在醫(yī)院人事檔案管理工作的開展過程中，管理?xiàng)l例、管理機(jī)制以及相關(guān)配套設(shè)施的完善性，是人事檔案管理工作得以順利進(jìn)行的重要保障。但在現(xiàn)實(shí)中，人事檔案管理工作并未引起各大醫(yī)院的高度重視，并未給予一定的投入力度，因而在檔案管理的設(shè)施構(gòu)建方面不夠完善，同時(shí)缺乏科學(xué)化的管理?xiàng)l例，嚴(yán)重的還會(huì)出現(xiàn)丟失、泄密等情況，極大程度地影響了醫(yī)院人事檔案管理工作效率的提高。

不合理地配置人員。由于醫(yī)院人事檔案管理工作的涉獵范圍較廣，因而需要工作人員具備過硬的專業(yè)技能、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力、高水平的綜合素質(zhì)，進(jìn)而才能充分滿足檔案管理工作的實(shí)際要求。但在現(xiàn)實(shí)中，醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作的關(guān)注力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，往往忽視了對(duì)檔案管理工作人員的合理化配置，導(dǎo)致工作人員綜合素質(zhì)不高、責(zé)任心不強(qiáng)、執(zhí)行能力較差等情況的出現(xiàn)，由此就給醫(yī)院人事檔案管理工作的安全性造成了一定的威脅。

信息化水平比較低。在信息技術(shù)日益發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)環(huán)境下，醫(yī)院人事檔案管理工作的要求也在日益提高，合理運(yùn)用多樣化的信息管理方法是提高人事檔案管理工作效率的重要途徑。但在實(shí)踐中，多數(shù)醫(yī)院在人事檔案管理工作上還存在信息化水平不夠高的情況，這就嚴(yán)重影響了檔案管理工作的信息化發(fā)展，致使檔案信息的維護(hù)、更新、查詢等流程不能得到有效性的簡(jiǎn)化，進(jìn)而降低了醫(yī)院人事檔案管理工作的效率。

提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率的策略

提高工作者的檔案管理意識(shí)。在醫(yī)院人事檔案管理工作中，提高檔案管理工作人員對(duì)自身工作的重視程度是有效提高檔案管理工作效率的重要前提，因而，醫(yī)院要注重提高工作人員的檔案管理意識(shí)，同時(shí)不斷加大宣傳的力度，使他們充分明確到自身工作的重要性，進(jìn)一步提高醫(yī)院的人事檔案管理水平，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的科學(xué)化、合理化發(fā)展。一方面，要引導(dǎo)人事檔案管理工作人員明確自身的崗位職責(zé)，并充分了解自身崗位的工作范圍和工作內(nèi)容。另一方面，要制定合理的管理制度和工作制度，使工作人員確定自身大體的工作方向，充分啟發(fā)他們的工作熱忱，最終促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作效率的有效提升。

實(shí)現(xiàn)檔案工作體系與制度的完善。開展任何工作都需要依賴一個(gè)有效的制度，而醫(yī)院人事檔案管理工作的有序開展更離不開完善的、有效的檔案工作制度與機(jī)制。而檔案工作制度與體系的完善，不但需要強(qiáng)化檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識(shí)和法律意識(shí)，還需要改善檔案管理工作的管理結(jié)構(gòu)，進(jìn)而構(gòu)建科學(xué)的、合理的檔案規(guī)章制度。為保障醫(yī)院人事檔案管理工作的科學(xué)化、合理化，必須要對(duì)工作材料進(jìn)行有序處理，由于這些材料是要被各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門同事等大量人員進(jìn)行查閱和運(yùn)用的，因而要保證這些檔案的可靠性、安全性和真實(shí)性，充分體現(xiàn)人事檔案的利用價(jià)值，以此不斷提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已逐漸應(yīng)用于醫(yī)院的管理工作中，有效提高了醫(yī)院的工作效率。因此，只有真正提高醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化水平，注重優(yōu)化檔案信息的采集、更新、整理等各工作流程，才能夠提高檔案信息、資料的使用率，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率。一方面，合理應(yīng)用信息技術(shù)，可以有效開展人事組織工作，并充分了解各崗位人員的實(shí)際情況，真正提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，切實(shí)降低檔案管理的運(yùn)營成本和資金注入。另一方面，充分運(yùn)用信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)電子人事檔案，提高檔案信息的開放性，便于建立公平、公開、公正的檔案管理機(jī)制，從而清楚掌握各崗位人員的專業(yè)技能、業(yè)務(wù)能力、工作情況等，并保障他們的錄用、考核、晉升等信息的真實(shí)性，進(jìn)而提高他們的工作積極性。

實(shí)現(xiàn)檔案工作者綜合素質(zhì)與能力的提升。醫(yī)院人事檔案管理工作效率的高低與檔案工作人員有直接的關(guān)系，因而，要采取有效的措施和手段，切實(shí)提高檔案工作人員的工作能力和綜合素質(zhì)，進(jìn)而更好地適應(yīng)新形勢(shì)下的醫(yī)院人事檔案管理工作。首先，信息化檔案管理需要工作人員熟練掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作技能，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，將人事電子檔案保存到醫(yī)院相關(guān)網(wǎng)站，以供大家使用。其次，強(qiáng)化檔案工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，采用合理的考核、選撥、獎(jiǎng)懲制度，加大工作人員的緊迫感，激發(fā)他們工作的積極性，培養(yǎng)出高水平、高素質(zhì)的人才。最后，要保障檔案工作人員的薪酬待遇和福利待遇，加強(qiáng)他們工作的穩(wěn)定性。

總之，伴隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的日益完善，醫(yī)院間的競(jìng)爭(zhēng)也在日益加劇，由此就給醫(yī)院的人力資源管理工作提出了更高的要求，醫(yī)院只有不斷提高自身的人事檔案管理工作效率，最大化地發(fā)揮人事檔案的作用和價(jià)值，才能夠不斷提高自身的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。因此，醫(yī)院要結(jié)合自身的人事檔案管理工作實(shí)情，不斷完善人事檔案管理機(jī)制、強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)、提高檔案管理工作的信息化水平，進(jìn)而提高醫(yī)院人事檔案管理工作的效率。

（作者單位：壽光市人民醫(yī)院科教科）