王利超

（興隆縣霧靈山鎮(zhèn)人民政府，河北 承德 067000）

淺議事業(yè)單位檔案管理信息化建設

王利超

（興隆縣霧靈山鎮(zhèn)人民政府，河北 承德 067000）

隨著事業(yè)單位檔案管理業(yè)務量激增，傳統(tǒng)模式已難以適應管理工作需求。將電子信息技術(shù)用于事業(yè)單位檔案管理工作，能更好發(fā)揮檔案資料在社會中的作用。但目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設還存在一些問題，因此，分析闡述這些問題，并提出相應對策。

檔案；信息化；問題；對策

一、事業(yè)單位檔案管理及信息化建設的重要性

檔案是在人類社會各類實踐活動中形成的信息資料，具有原生信息性、社會性、知識性和文獻性等屬性，在社會政治發(fā)展、經(jīng)濟發(fā)展、文化發(fā)展等多方面有重要作用。隨著社會的發(fā)展，政府職能不斷改進和完善，事業(yè)單位的業(yè)務變得越來越多，其中，檔案是事業(yè)單位開展工作、管理事務、處理問題中所形成的歷史資料，能夠?qū)Ρ締挝?、本領(lǐng)域制定發(fā)展規(guī)劃、落實發(fā)展措施提供參考依據(jù)[1]。將各個區(qū)域、各個系統(tǒng)的檔案綜合起來分析，可以反映一個地區(qū)、一個領(lǐng)域發(fā)展狀況以及其中存在的問題。由此可見，檔案管理是一項極為重要的工作。不過，當下社會經(jīng)濟發(fā)展迅速，社會生活不斷變化，檔案管理對事業(yè)單位本身、對所屬領(lǐng)域、對社會有效服務的提升速度遠不及社會發(fā)展的速度，檔案中所包含的數(shù)據(jù)、經(jīng)驗、知識沒能發(fā)揮應有的作用。因此，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理措施，才能更好利用檔案資料，檔案資料的價值體才能現(xiàn)出來。

當今社會已進入信息化時代，計算機和網(wǎng)絡技術(shù)在社會中的應用越來越廣泛。將計算機網(wǎng)絡技術(shù)用于檔案管理工作，運用現(xiàn)代化工具對日益激增的檔案資料進行信息化管理，是很多事業(yè)單位檔案管理的重要工作項目。早在21世紀初國家檔案局就開始部署推進全國檔案信息化工作。在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》的九項工作任務中，專門列舉了檔案信息化建設的標準內(nèi)容[2]。在國家檔案局的指導下，各地事業(yè)單位的檔案管理信息化建設工作逐步開展起來。發(fā)展至今，各地事業(yè)單位在檔案管理信息化建設上取得了顯著成效，但也存在一些問題。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）事業(yè)單位對檔案管理信息化建設重視程度不夠

事業(yè)單位檔案管理信息化建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要健全的管理機制和人才、設備、資金各方面支持。但在一些事業(yè)單位，領(lǐng)導并未意識到檔案管理信息化建設的重要性，雖然同意進行檔案信息化建設，但對人才、設備、資金各方面并不到位。尤其屬性明顯、工作節(jié)奏快的一些事業(yè)單位，領(lǐng)導關(guān)注點集中在本單位的業(yè)務上，無暇顧及檔案管理工作，對檔案管理信息化建設的了解和支持就更少了。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設制度不完善

任何體系的建設都離不開制度和標準。我國檔案管理信息化建設還處于發(fā)展階段，雖然國家檔案管理局制定了大的方向和標準，但在很多細則和具體事實上還是事業(yè)單位根據(jù)各自情況制定的。而各事業(yè)單位對管理信息化建設重視程度不同、檔案管理隊伍水平不同，制定的制度標準也有差異。檔案信息化建設是將檔案資料數(shù)字化并形成信息體系，以方便保存和利用。信息化平臺的建立與完善是促使事業(yè)單位相關(guān)工作通過信息化平臺開展操作，可以充分對有關(guān)資源加以有效利用，同時也可以提高資料查閱、調(diào)取、應用效率，從而使檔案信息化建設可以打破時空局限性，達到資源共享[3]。但由于制度和標準的不完善、不統(tǒng)一，檔案管理資源共享的目標還未完全實現(xiàn)。

（三）現(xiàn)代化技術(shù)和設備在事業(yè)單位檔案管理中利用率低

事業(yè)單位檔案管理信息化建設最基礎(chǔ)的設備是計算機與網(wǎng)絡，但進行檔案管理信息化建設，不僅僅是計算機和網(wǎng)絡可用。現(xiàn)在社會上可用于這項工作的先進設備和技術(shù)種類很多，能大大提高檔案管理信息化建設的工作效率。比如，文本檔案錄入能夠使用ORC智能識別技術(shù)，不需要文本提取的掃描以圖片形式存儲即可[3]，不僅具有可以自動判斷、拆分、識別和還原各種通用型印刷體表格，在表格理解上做出了令人滿意的實用結(jié)果，還能夠自動分析文稿的版面布局，自動分欄、并判斷出標題、橫欄、圖像、表格等相應屬性，并判定識別順序，能將識別結(jié)果還原成與掃描文稿的版面布局一致的新文本。表格自動錄入技術(shù)可自動識別特定表格的印刷或打印漢字、字母、數(shù)字，可識別手寫體漢字、手寫體字母、數(shù)字及多種手寫符號，并按表格格式輸出。提高了表格錄入效率，可節(jié)省大量人力。同時支持將表格識別直接還原成多種格式文檔，并可以對圖像嵌入橫排文本和豎排文本、表格文本進行自動排版面分析[4]。而很多事業(yè)單位，尤其是地方事業(yè)單位，對先進設備和技術(shù)上了解少，而且受財政預算的限制，購買能力較弱，大大降低了先進設備和技術(shù)在檔案管理信息化建設中的應用。

（四）事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作隊伍專業(yè)水平偏低

事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作隊伍專業(yè)水平偏低。這里所說的專業(yè)水平，并非指檔案管理水平，而是計算機軟件水平?，F(xiàn)在事業(yè)單位檔案建設隊伍大多是檔案管理方面的專業(yè)人才，擁有豐富的檔案管理知識，能夠熟練掌握是檔案管理的流程和技能。但信息化建設是基于計算機和網(wǎng)絡進行的，與傳統(tǒng)的檔案管理模式有很大不同，需要實施人員有較高的計算機水平。比如，檔案信息化管理中的安全問題，事業(yè)單位很多檔案屬于保密文件，不能對外開放的，檔案信息化轉(zhuǎn)變過程密級要做的高些，防止不小心外泄和不法分子的竊取，這就要求操作人員懂網(wǎng)絡安全并有較高的操作水平。當下社會中高水平計算機人才的機會很多，薪資待遇和發(fā)展空間相比較而言要優(yōu)于事業(yè)單位[5]。由于工作環(huán)境的限制與薪資福利的制約，有較高水平的人才無法有效保留下來。而現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏計算機技能和相關(guān)設備的操作經(jīng)驗，即使定向招收有一定計算機水平的人才，由于其檔案管理專業(yè)能力又有限，也會導致事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作隊伍專業(yè)水平偏低、檔案信息化建設發(fā)展速度較慢。

三、事業(yè)單位的檔案管理信息化建設的對策

（一）事業(yè)單位加大重視，給與人財物支持

事業(yè)單位檔案管理信息化建設是項系統(tǒng)工程，需要領(lǐng)導重視和支持。首先領(lǐng)導需要意識到這項工作的重要性，才會給予重視和支持。增加領(lǐng)導對檔案管理信息化建設的了解，一方面是本事業(yè)單位檔案管理工作人員的責任，檔案人員可以以談話、申請報告等多元化方式向領(lǐng)導介紹闡述該項工作的重要意義，應當注意的是領(lǐng)導的時間是有限的，談話或申請內(nèi)容要簡明突出重點，不能像同行交流學習一樣細致繁雜。另一方面，需要更高級別的檔案管理系統(tǒng)的協(xié)調(diào)溝通，就拿國家檔案局發(fā)的指導意見來說，事業(yè)單位領(lǐng)導層是會給予一定重視和支持的，這些支持包括所需的設備、技術(shù)和人才。事業(yè)單位檔案管理水平不同，單位內(nèi)可供檔案管理使用的財政預算也不同，要結(jié)合實際需求，選用最合適的設備和技術(shù)。

（二）完善檔案管理信息化建設制度

建立檔案管理信息化建設制度，在結(jié)合本單位實際情況的基礎(chǔ)上要盡量詳盡、完善。檔案管理的收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀各流程環(huán)節(jié)標準明確，職責清晰。所有的操作環(huán)節(jié)，每個崗位每位人員的工作標準都、有標準可依。這樣既能提高檔案管理的工作效率，也能減少出錯的概率，保證檔案資料在信息化建設中能夠準確、完整地保存下來。制度中明確規(guī)定各崗位人員的職責，能有效避免工作拖沓，檔案管理信息化建設從收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀一個有序流程，任何環(huán)節(jié)的滯后都影響整合工作的進度。

（三）提升事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)

提升事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)可以從三方進行。首先是加強對現(xiàn)有檔案管理人員的技能培訓，培訓內(nèi)容要在檔案管理理論和技巧的基礎(chǔ)上增加計算機專業(yè)知識?，F(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理信息化建設不缺少檔案管理人才，而是缺少綜合人才。其次，開拓檔案管理人員思路，在地方事業(yè)單位，檔案管理人員接觸的信息化管理方法和工具有限，可以通過交流學習的方式，吸取省級單位、向檔案管理信息化建設做的好的單位經(jīng)驗，了解更多的檔案管理信息化建設方法和手段，結(jié)合各自單位實際情況加以利用。此外，可以在明確分工的基礎(chǔ)上對檔案管理人員進行考評，并將考評結(jié)果與福利待遇掛鉤，以提高檔案管理人員主動進步的積極性。

（四）增加事業(yè)單位檔案管理信息化建設的科技含量

檔案信息化雖然旨在減少檔案管理工作難度、提高檔案價值的利用率，但在傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化建設轉(zhuǎn)變的過程中，工作量是極其繁重的。因此，需要輔助先進的設備和手段來盡快完成這一轉(zhuǎn)變過程。通過多功能掃描儀、ORC智能識別技術(shù)等設備和技術(shù)，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，采用B/S結(jié)構(gòu)模式對檔案信息進行分析處理和管理應用[6]。充分利用網(wǎng)絡技術(shù)來進行檔案管理創(chuàng)新，通過現(xiàn)代科技手段，實行可公開檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務，從而實現(xiàn)檔案信息的更大價值。

結(jié)語

隨著事業(yè)單位檔案管理業(yè)務量激增，傳統(tǒng)模式已難以適應管理工作需求。將電子信息技術(shù)用于事業(yè)單位檔案管理工作，能優(yōu)化檔案管理流程，簡化檔案管理操作，提高檔案管理工作效率。雖然現(xiàn)在各地事業(yè)單位在檔案管理信息化建設上取得了顯著成效，但也存在一些問題，包括領(lǐng)導重視度不夠、制度不完善、隊伍水平有限等，這些通過學習交流溝通、加強管理都能得以改善和提高。

[1]張艷娥.事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新的幾點建議[J].科技展望，2017，（9）：228.

[2]湯桂清，陳艷輝，孫玲玲.基于互聯(lián)網(wǎng)視角下數(shù)據(jù)處理與檔案管理研究[J].經(jīng)濟研究導刊，2017，（5）：187-188.

[3]林曉娟.基于檔案信息化建設研究[J].信息技術(shù)，2017，（3）：179-180.

[4]陳超，許佳瑋.檔案信息化管理系統(tǒng)技術(shù)方案[J].通訊世界，2017，（5）：243.

[5]劉金湘.機關(guān)檔案室檔案數(shù)字化建設的思考[J].檔案天地，2017，（3）：53-55.

[6]劉艷.淺談檔案管理信息化建設中的標準化問題[J].人力資源管理，2017，（3）：189-190.

[責任編輯 王燕文]

G270.7

A

1673-291X（2017）23-0162-02

2017-04-18

王利超（1983-），男，興隆縣興隆鎮(zhèn)人，館員，從事檔案管理研究。