摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)得到了很大的進步和完善，與傳統(tǒng)方式相比表現(xiàn)出了很多優(yōu)點，已經(jīng)得到了極大應(yīng)用。本文將對辦公自動化（OA）系統(tǒng)的特點和辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用進行介紹，并對分析應(yīng)用中值得注意的問題。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；應(yīng)用；問題

中圖分類號：TP317.1 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 17-0000-02

1 引言

隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息時代已經(jīng)來臨，各種網(wǎng)絡(luò)辦公、網(wǎng)上購物、數(shù)字住宅、遠程教育等不斷出現(xiàn)。為了使日常辦公流程以及信息更加容易地進行管理，實現(xiàn)各地之間的辦公信息共享，從而提高辦公效率，我國很多政府機構(gòu)、企業(yè)以及部隊都把辦公自動化作為信息化建設(shè)的重點之一。

辦公自動化（OA，即Office Automation），是指把辦公的特定流程或環(huán)節(jié)和日常的事務(wù)聯(lián)系在一起，從而使辦公文件在不同辦公室、不同地區(qū)的流轉(zhuǎn)、審批以及發(fā)布等方面實現(xiàn)方便的共享以提高辦公效率。實現(xiàn)辦公自動化不僅可以增強信息管理的規(guī)范化，而且可以提高辦公效率，降低企業(yè)信息共享的運行成本。

OA是企業(yè)在生產(chǎn)控制以外的全部信息處理與管理的集合，針對不同的使用者，它擁有著不同的定義。對高層領(lǐng)導(dǎo)來說，它就是一個決策支持系統(tǒng)，對信息進行收集整理，為企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)提供決策的依據(jù)及參數(shù)。而對中層管理來說，它就只是一個信息管理系統(tǒng)，為中層管理提供有效的管理數(shù)據(jù)，從而使中層管理及時地了解業(yè)務(wù)的動態(tài)，為中層管理的管理策略提供依據(jù)。而對底層員工來說，它便只是一個業(yè)務(wù)處理平臺，為員工提供先進的辦公方式，使其業(yè)務(wù)工作準(zhǔn)確、高效。

2 辦公自動化的特點

提高企業(yè)的工作效率、管理水平以及工作質(zhì)量是辦公自動化的根本目的。OA通過對信息資源、網(wǎng)絡(luò)資源的充分利用，一方面使政府、企業(yè)或部隊的辦公資源及時方便地向其目的地傳送，另一方面使資源共享、資源檢索以及企業(yè)內(nèi)部各單位之間的業(yè)務(wù)交流更加地方便。

傳統(tǒng)的辦公方式中資料主要以紙質(zhì)文檔為主，這些辦公文檔或檔案的共享或管理全靠人工進行，其工作效率低下。隨著信息的不斷增多，文檔檔案也越來越多，最終不僅為文檔的檢索、查閱等管理工作帶來了困難，也占據(jù)了很大的物理空間。顯然，這種辦公模式已無法滿足當(dāng)前的高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代工作及生活的需求。通過傳統(tǒng)的辦公方式（圖1所示）與辦公自動化（圖2所示）的比較可以看出辦公自動化有以下特點：

（1）信息傳遞及時快速。在企業(yè)內(nèi)部，可通過建立相應(yīng)的合適的內(nèi)部郵件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部的工作人員能及時快速地傳遞信息。

（2）提供學(xué)習(xí)與知識共享的平臺。在企業(yè)內(nèi)部，可通過建立相應(yīng)的電子公告欄、技術(shù)交流欄等，從而使內(nèi)部員工及時地掌握相應(yīng)信息。

（3）文件傳閱高效。OA系統(tǒng)可以依據(jù)其設(shè)置的工作流程，快速方便地閱辦辦公文件，使各部門或員工之間快速有效地對工作進行調(diào)整。

（4）檔案管理的電子化。OA系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案管理的電子化，可依據(jù)檔案的屬性的不同，對檔案進行分類存儲、管理等工作。

（5）信息資源、設(shè)備資源的共享。通過OA系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部員工可通過上傳文檔、下載文檔等方式方便地實現(xiàn)各部門、各員工之間的信息共享。同時，由于OA系統(tǒng)具有網(wǎng)絡(luò)特性，可將打印機、掃描機之類的設(shè)備連入網(wǎng)絡(luò)，從而實現(xiàn)設(shè)備資源的共享，節(jié)省設(shè)備成本。

（6）信息集成度高。由于OA系統(tǒng)可以跟各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合，各業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)都可以實時地被錄入到系統(tǒng)中，方便相關(guān)的工作人員及時有效地獲得整個企業(yè)的動態(tài)信息。

（7）分布式辦公模式。OA系統(tǒng)可實現(xiàn)分布式辦公模式，對于擁有分公司、子公司的企業(yè)來說，這可以及時獲取各分部的信息，為高層領(lǐng)導(dǎo)人員決策所用。

3 辦公自動化在企業(yè)中的應(yīng)用

3.1 辦公流程及主要的模塊

辦公自動化的辦公流程大致如圖3所示。

辦公自動化系統(tǒng)的主要功能模塊如下：

（1）協(xié)同工作：主要負責(zé)工作流程的制定，協(xié)同事項及協(xié)同管理等事項。其中包括了個人設(shè)置、公文起草、催辦信息等。

（2）公文管理：主要負責(zé)公文的管理，包括起草、傳遞、審批等工作事項。

（3）電子郵件：主要負責(zé)郵件的管理，包括收發(fā)郵件、保存草稿等操作事項。

（4）工作交流：主要負責(zé)開放信息平臺及交流平臺的管理，包括平臺的內(nèi)容修改、留言功能等事項。

3.2 在企業(yè)中的應(yīng)用

以中航一集團中的金航OA系統(tǒng)為例，該OA系統(tǒng)集成了個人辦公、機關(guān)信息、個人郵件、事務(wù)處理、公文辦理、公用信息以及系統(tǒng)管理等功能。因為該OA系統(tǒng)的應(yīng)用，中航一集團實現(xiàn)了現(xiàn)代化的辦公管理，體現(xiàn)了其先進性：創(chuàng)造了集成化的電子辦公環(huán)境；擁有了集公文處理、發(fā)布、共享的工作平臺；處理過程及監(jiān)督具有了工作流的性質(zhì)；提供的與MIS的接口方便了兩部門間的信息交流和查詢。同時，還有屯蘭礦無紙化辦公OA系統(tǒng)等等。

3.3 辦公自動化應(yīng)用中注意的問題

（1）OA系統(tǒng)的應(yīng)用與傳統(tǒng)的辦公模式有很大差別，在應(yīng)用時沒有切實可行的辦法。

（2）為了迎合使用者，OA系統(tǒng)的部分核心功能常常被裁剪，使得OA系統(tǒng)的整體性受到破壞。

（3）OA在應(yīng)用中具有局限性，無法完全突破傳統(tǒng)辦公模式的局限。協(xié)同工作僅僅是停留在淺層次。各部門各自為政，協(xié)同工作難以開展。

（4）部分單位實施OA系統(tǒng)僅僅是搞形象工程，沒有切實使用。

3.4 對辦公自動化應(yīng)用的一些建議

針對辦公自動化應(yīng)用中的問題，可以通過以下辦法進行解決或緩解。

（1）OA系統(tǒng)的選型應(yīng)具有針對性，即以企業(yè)業(yè)務(wù)實際需求為對象，選擇與企業(yè)業(yè)務(wù)相適應(yīng)的OA系統(tǒng)。

（2）企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)帶動實施，切實OA系統(tǒng)在企業(yè)辦公中的應(yīng)用，并輔以一定的行政措施，加快推廣速度，加快各部門之間的協(xié)同工作進度，切實感受OA系統(tǒng)帶來的效益。

4 結(jié)束語

辦公自動化的實施，為企業(yè)的辦公流程更規(guī)范，提高了企業(yè)的工作效率，同時也為企業(yè)的管理制度的切實落實提供了助力。

參考文獻：

[1]陳春香.論企業(yè)辦公自動化[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2009（16）.

[2]劉曉余，楊浩.淺析OA系統(tǒng)在企業(yè)信息管理中的應(yīng)用與實現(xiàn).電子商務(wù)，2006（1）.

[作者簡介]方銘（1976-），男，壯族，廣西南寧，廣西運德集團，南寧市民族大道186號，助理工程師，本科工學(xué)學(xué)士，計算機科學(xué)與技術(shù)。