張學勇

信息化考勤系統(tǒng)應用與管理
——以金陵石化為例

張學勇

介紹信息化考勤系統(tǒng)組成結構和功能，分析了信息化考勤系統(tǒng)在企業(yè)中的應用和管理特點，總結了系統(tǒng)實施后的作用和存在的問題，提出了一些改進思考和建議。

信息化；考勤；應用；管理

隨著計算機技術和通信技術的迅速發(fā)展，借助信息化手段，建立一個高效率、無差錯的考勤管理系統(tǒng)，對企業(yè)尤其是大型企業(yè)提高管理效率大有裨益。

近年來，金陵石化公司在大力推進實施封閉化管理進程中，建立了一套切合企業(yè)管理實際、基于企業(yè)管理信息網絡的指紋考勤管理系統(tǒng)，進一步規(guī)范職工出勤管理、提高考勤管理水平，使得考勤管理更加規(guī)范公正，為員工考核考評提供客觀依據(jù)，同時實現(xiàn)了節(jié)約人力成本、提高管理效率的目標，為維護公司正常生產秩序提供了有效保障。

一、信息化考勤系統(tǒng)組成和功能

傳統(tǒng)人工考勤管理存在低效率、難管理、易假冒、高人情、不易統(tǒng)計等弊端，無法適應現(xiàn)代企業(yè)管理需求。落后的考勤管理方式已成為影響大型國有企業(yè)高效發(fā)展、推進智能化工廠建設的一個瓶頸因素，推進高效信息化考勤系統(tǒng)勢在必行。

（一）信息化考勤

隨著生物特征識別技術不斷發(fā)展，面部、指紋、手掌、虹膜、聲紋等多種識別方式，因其識別的高度準確性和使用方便等特點，越來越多的被應用于身份識別、人事考勤、安保、教育、考試等各項實際管理工作中，相關技術與設備也日趨成熟。

企業(yè)信息化考勤是指利用計算機網絡技術，結合生物識別技術，實現(xiàn)對企業(yè)員工的日?？记诠芾怼Ｋ瞧髽I(yè)人力資源管理部門加強管理，提高勞動效率的重要手段。金陵石化公司結合企業(yè)自身特點，在全面分析各項生物技術的優(yōu)缺點的基礎上，建設了一套指紋識別考勤系統(tǒng)，作為封閉化管理的一部分，與門禁管理系統(tǒng)、車輛管理系統(tǒng)、監(jiān)控管理系統(tǒng)形成數(shù)據(jù)集成交互，并通過與之關聯(lián)的系統(tǒng)進行考勤數(shù)據(jù)真實性、有效性驗證，實現(xiàn)員工考勤的準確性、公平性、公正性。

（二）系統(tǒng)組成

信息化考勤管理系統(tǒng)主要由考勤信息管理平臺、綜合展示平臺、管理軟件和簽到設備4個部分構成，分布于公司各部門的簽到設備將采集的數(shù)據(jù)通過網絡實時傳輸給數(shù)據(jù)庫服務器，經軟件處理后可以進行多種應用、展示、交換。

考勤信息管理平臺包括數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網絡系統(tǒng)和計算機終端，負責考勤系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通信和存儲，以及與人事、薪酬管理系統(tǒng)的信息交換。

綜合展示平臺是針對不同管理層面所配置的考勤信息匯總，為管理層提供直觀、準確的各類考勤數(shù)據(jù)。

考勤管理軟件是考勤系統(tǒng)的主要組成部分，負責考勤數(shù)據(jù)的處理，其基本程序模塊包括標識管理、考勤數(shù)據(jù)處理、基礎數(shù)據(jù)維護和數(shù)據(jù)分析等功能，其中數(shù)據(jù)分析用于深層考勤數(shù)據(jù)的挖掘，通過對不同群組數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，為人力資源配置和決策提供參考依據(jù)。

簽到設備負責考勤數(shù)據(jù)的采集，是考勤數(shù)據(jù)準確性的保證，包含CPU讀卡器和應用生物識別技術的指紋簽到設備等。

（三）系統(tǒng)主要功能

信息化考勤系統(tǒng)主要功能包括員工考勤、假期、出差、離崗、加班管理以及員工自助管理等。

考勤管理:員工上下班考勤時，考勤機采集人員考勤信息，并將信息傳送到考勤管理系統(tǒng)?？记诠芾硐到y(tǒng)結合員工排班信息、加班申請信息、假期申請信息進行分析、計算，處理遲到、早退、缺勤、加班、請假等各種考勤事務。

假期管理：對員工的各種假期進行管理，包括請假申請、請假審批、銷假處理、年休假管理、換休記錄等。

出差、離崗、加班管理：按管理權限，對員工出差、離崗、加班分層級進行審批。

自助管理：職工憑員工編號和密碼在考勤系統(tǒng)中查詢自己個人信息、考勤數(shù)據(jù)、非正常出勤、月考勤統(tǒng)計等考勤信息。

二、信息化考勤應用與主要特點

金陵石化公司于2015年初建設并試運行了信息化考勤系統(tǒng)，同步修訂了勞動紀律和考勤管理制度，規(guī)定職工上下班均需刷指紋記錄出勤。同年6月底起，系統(tǒng)正式運行，除少數(shù)特殊單位外不再使用紙質考勤，使考勤管理在準確性、時效性方面得到了全面提升。

（一）有效簽到時間

考慮到公司生產區(qū)域范圍廣，面積大，工作崗位分散，而通勤車到達時間較為集中，各單位到崗、離崗時間不統(tǒng)一的情況，審慎設立不同考勤有效簽到時間，使到崗、離崗時間更趨合理，更具有人性化，便于職工接受。通過深入調查研究，制定有效簽到時間基本原則：1）公司機關辦公樓區(qū)域（含機動處辦公樓、物資裝備中心辦公樓），正點考勤；工會辦公樓區(qū)域、行政管理中心辦公樓、電視臺辦公樓延時或提前10min（指上班到崗有效簽到時間延遲10min、下班離崗有效簽到時間提前10min，以下類同）。2）廠區(qū)內，以1號門為起點線，18號路—48號路—20號路為分界線，起點線至分界線區(qū)域內，5-10min左右；分界線以北地區(qū)，15min左右。

（二）管理層級

根據(jù)公司自身特點，為便于檢查、審批和管理職工考勤情況，考勤管理由上至下分為三個層級：1.公司級：最高級管理權限，負責全公司員工考勤最終審批、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)匯總，為考核、考評提供依據(jù)。受公司委托，人力資源處是公司級考勤管理部門。2.二級單位級：按照管理權限負責本單位的考勤管理、審批、統(tǒng)計結果分析，提供本單位考核、考評依據(jù)。3.工區(qū)（部門）級：按照管理權限，負責所屬員工考勤的日常管理，如：假單提交、加班申請、員工考勤數(shù)據(jù)維護等。

（三）管理流程

考勤管理流程，由員工—單位考勤員—部門領導—考勤模塊—卡務中心—人力資源管理部門，組成了閉環(huán)管理流程。

1.員工在相應考勤區(qū)域的設備上進行指紋考勤，上班簽到，下班簽退?？梢酝ㄟ^考勤系統(tǒng)查詢自己個人信息、考勤數(shù)據(jù)、非正常出勤、月考勤統(tǒng)計等考勤信息等，并可以進行假期等自助管理。

2.單位考勤員按照管理權限負責所屬單位員工考勤的日常管理，進行員工排班管理、假期管理、加班管理的信息提交等，查看、分析部門員工考勤情況。

3.部門領導按照管理權限負責本單位的考勤管理，對考勤員提交的考勤事務信息進行審批，查看、分析本部門員工考勤情況。

4.考勤模塊負責收集考勤機采集的人員考勤信息，并結合員工排班信息、加班申請信息、假期申請信息進行分析、計算，處理遲到、早退、缺勤、加班、請假等各種考勤事務。提供員工考勤統(tǒng)計報表，并可以提供其他系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)。

5.卡務中心負責導入ERP人員信息到系統(tǒng)，調整人員到對應的考勤區(qū)域，進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護。

6.人力資源管理部門負責全公司員工考勤最終審批、統(tǒng)計、數(shù)據(jù)匯總，為考核、考評等績效考核提供依據(jù)。

（四）綜合展示平臺

綜合展示平臺能夠準確、直觀地展示員工出勤實時數(shù)據(jù)和歷史數(shù)據(jù)，不同的管理層級可根據(jù)權限查詢部門或員工考勤明細。其統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)具有多樣性、靈活性、準確性、快捷性等特點。平臺主要功能包括實時出勤展示、歷史匯總展示、歷史細分匯總展示、員工出勤查詢、出勤率統(tǒng)計、區(qū)域人員統(tǒng)計等。

1.當日出勤展示

當日出勤展示：①通過柱狀圖展示一天中每個時刻全公司員工的考勤狀態(tài)，可以實時查看當前時刻全公司員工的實到、未到、請假、出差、休息情況。②還可以根據(jù)休息、請假、出差、實到、在崗、未到、遲到、早退、加班等狀態(tài)進行篩選，并逐級追蹤到部門以及部門內的人員。

2.歷史匯總展示

歷史匯總展示：①可以根據(jù)查詢日期查看全公司員工的總人數(shù)、電子考勤人員以及剩余的紙質考勤人員匯總。②根據(jù)查詢日期查看全公司員工電子考勤中的狀態(tài)匯總，包括休息人數(shù)、請假人員、出差人數(shù)、未到人數(shù)、實到人數(shù)等。③可以根據(jù)查詢日期查看全公司員工實到人員中的遲到人員匯總、早退人數(shù)匯總以及正上班人數(shù)匯總。④根據(jù)查詢日期逐級追溯到部門以及部門內的人員休息、請假、出差、未到、實到等情況。

3.其他展示功能

歷史細分匯總展示是根據(jù)員工的工時類型對員工進行分類匯總。根據(jù)查詢日期可以匯總白班人員、倒班人員的應簽到、休息、請假、出差、未到、實到、遲到、早退、加班等情況?？梢愿鶕?jù)人員工時類型以及考勤狀態(tài)逐層追溯到部門以及部門內人員。

員工出勤查詢展示是將員工進出門禁系統(tǒng)信息與電子考勤信息進行整合，根據(jù)查詢日期可以查看全公司員工電子考勤時點與進出生產區(qū)域門禁系統(tǒng)時點。

出勤率統(tǒng)計展示根據(jù)查詢日期查看全公司各單位出勤率匯總，可以逐級追溯到部門以及部門內的人員。

區(qū)域人員統(tǒng)計展示根據(jù)查詢日期查看某具體時刻全公司煉油區(qū)域、煤化工區(qū)域、熱電區(qū)域、烷基苯區(qū)域4大生產區(qū)域內員工人數(shù)，并可以逐級追溯到部門以及部門內的人員。

三、成效與改進

（一）成效

從系統(tǒng)運行二年來的實踐看，實施信息化考勤對促進管理提升發(fā)揮了重要作用。表觀上看，公司員工出勤情況出現(xiàn)了“4多4少”現(xiàn)象：每天上下班乘坐通勤車的人多了，中午食堂用餐的人多了，單位里上班的人多了，上下班路上行色匆匆的人多了；遲到早退的人少了，開私家車上下班的人少了，坐在路邊吃早點的人少了，上下班路上晃悠悠的人少了。具體來講，主要有以下成效：

1.規(guī)范了考勤管理。指紋考勤數(shù)據(jù)能真實記錄、反映職工考勤情況，避免了管理中的人為因素，考勤結果客觀公正，真正做到了以制度管人。

2.節(jié)約人力成本，提高工作效率。實施指紋考勤后，改變了原有傳統(tǒng)人工考勤統(tǒng)計和提報模式，不僅節(jié)約了人力成本，而且考勤數(shù)據(jù)可在系統(tǒng)中長期保存、重復使用，使工作效率大幅提高。

3.提供客觀準確的考勤數(shù)據(jù)。指紋考勤提高了數(shù)據(jù)的準確性，而且記錄可長期保存或另作備份，也可根據(jù)工作需要，按照各項口徑進行統(tǒng)計、查詢，為日常各項考核、月度及年終評先評優(yōu)提供了客觀的參考依據(jù)。

4.數(shù)出一源，保證了數(shù)據(jù)的完整性。指紋考勤數(shù)據(jù)信息化，改變過去紙質考勤保存難、數(shù)據(jù)易丟失等問題，確保了數(shù)據(jù)保存的安全性和標準統(tǒng)一。

（二）改進建議

系統(tǒng)在實際使用中也暴露出一些問題，從系統(tǒng)自身和管理兩方面來看，主要有：

一是系統(tǒng)界面的友好性、操作的便捷性、計算分析的及時性有待進一步提高；

二是個別功能模塊需進一步優(yōu)化完善，如值班人員考勤管理要充分考慮值班人員的臨時變更調整，提高操作靈活性。

三是考勤員及審批人員對數(shù)據(jù)維護不及時，也使得考勤系統(tǒng)顯示結果與實際出勤狀況不符。 面對這些問題，一方面要深化系統(tǒng)開發(fā)，優(yōu)化操作界面、計算邏輯等，進一步提高系統(tǒng)的實效性。另一方面要加強管理，堵塞管理漏洞，確保系統(tǒng)有效運用、切實發(fā)揮作用。

四、小結

建設并運行信息化考勤系統(tǒng)，是一次制度性變革，是落實從嚴管理的有力抓手，對規(guī)范和加強職工出勤管理，嚴肅勞動紀律，提高勞動效率和考勤管理科學化水平，都具有極為重要的意義。需要公司全體員工尤其是各級管理者重視并認真實施，以促進考勤管理逐步走上制度化、規(guī)范化、科學化的軌道，為企業(yè)規(guī)范高效運轉提供堅強保障。

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[2]韋萍，欒洪申.指紋考勤系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的應用[J].廣西醫(yī)學，2014，36（10）：1508-1508.

F243.5

A

1008-4428（2017）11-153-03

張學勇，男，現(xiàn)就職于中國石化金陵石化。