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        淺談如何做好民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設工作

        2017-12-22 03:17:25
        中國民族醫(yī)藥雜志 2017年6期
        關鍵詞:檔案管理信息化醫(yī)院

        烏 云

        (內蒙古國際蒙醫(yī)醫(yī)院,內蒙古 呼和浩特 010010)

        淺談如何做好民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設工作

        烏 云

        (內蒙古國際蒙醫(yī)醫(yī)院,內蒙古 呼和浩特 010010)

        民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設是信息建設的重要組成部分,是民族醫(yī)醫(yī)院參與國民經(jīng)濟和社會信息化的具體體現(xiàn),也是推動科技進步,提高醫(yī)療服務效率的必然選擇。因此,必須做好民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案的信息化建設工作。

        民族醫(yī);醫(yī)院;行政;檔案;信息化;建設

        1 引言

        民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案是指民族醫(yī)醫(yī)院在籌備、建設、發(fā)展、運營及改擴建過程中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、圖片、協(xié)議、合同、聲像、影像等不同形式不同分類的原始記錄與記載。在現(xiàn)代民族醫(yī)醫(yī)院建設、發(fā)展、運營及改擴建過程中,做好行政檔案管理工作是一個醫(yī)院科學、健康、繁榮、發(fā)展的重要前提,是醫(yī)院管理工作的重要組成部分,是提高醫(yī)院工作質量和工作效率的必要條件,是維護歷史真實面貌的重要保障。我們必須高度重視民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設和規(guī)范管理工作。

        2 民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設的現(xiàn)狀分析

        2.1 認識方面的現(xiàn)狀。省級、自治區(qū)級民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案正在建立機讀目錄數(shù)據(jù)庫,部分行政檔案已經(jīng)完成錄入,還有一些醫(yī)院還沒有開始行政檔案的信息化建設工作。

        2.2 專職檔案管理員的現(xiàn)狀。有些單位名譽上設了檔案專職管理人員,實際上檔案專職管理人員兼職過多,精力不能集中,大部分工作人員都是在忙完業(yè)務性工作之后再抽時間歸納和整理行政檔案,行政檔案的信息化薄弱。

        2.3 專業(yè)技術人員業(yè)務水平方面的現(xiàn)狀。從事檔案管理人員知識與計算機專業(yè)知識掌握不足,在檔案管理軟件的應用上比較困難,檔案管理軟件在其工作中不僅沒有減輕他們的勞動強度,反而增加了他們的工作負擔,這就勢必會影響檔案室信息建設的進程,影響行政檔案信息化建設在辦公自動化(OA)系統(tǒng)作用的發(fā)揮。

        3 民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設中存在的主要問題

        3.1 行政檔案信息化管理機制和制度不完善。經(jīng)過對我區(qū)民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化管理的現(xiàn)狀分析,在檔案信息化管理中,主要表現(xiàn)出分散、混亂,缺乏有效地管理機制。還有醫(yī)院并沒有建立醫(yī)院行政檔案管理制度。有些民族醫(yī)醫(yī)院在成立檔案室時,將醫(yī)院文書檔案、人事檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案等進行了分類存檔,檔案的收集及整理的工作都是由各部門負責完成的。這種傳統(tǒng)的檔案存檔管理模式極易出現(xiàn)混亂現(xiàn)象,現(xiàn)已很難適應現(xiàn)代化民族醫(yī)醫(yī)院檔案管理的要求。

        3.2 行政檔案管理的軟件缺乏通用性。隨著信息技術和計算機技術的不斷發(fā)展,行政檔案管理軟件的研發(fā)力度逐步加大。雖然這些管理軟件能夠滿足檔案管理的基本要求,但是從檔案管理信息化的發(fā)展趨勢上看,現(xiàn)階段的檔案管理軟件難以滿足檔案管理與電子政務系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)(OA系統(tǒng))一體化的發(fā)展需要。此外,檔案部門使用的計算機型號不一、規(guī)格各異,其各自應用和開發(fā)的檔案管理軟件不能相互協(xié)調通用,嚴重降低了檔案信息的共享性,制約了檔案管理信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展進程。

        3.3 行政檔案的安全性和保密性有待于加強。隨著行政檔案管理工作從簡單的紙質資料信息轉變?yōu)楝F(xiàn)在的電子檔案管理形式,也為檔案的安全性和保密性帶來了一定的危機和挑戰(zhàn)。電子檔案在操作上容易被其他人進行竊取、篡改、刪除、損壞,這就增加了行政檔案資料泄露或者被破壞的風險。與此同時,計算機技術相對復雜,需要專業(yè)人員進行操作。因電子檔案文件的結構相對復雜,儲存方式也多種多樣,如遇到突發(fā)情況,計算機系統(tǒng)死機,病毒侵害等就會導致電子檔案損壞甚至丟失。

        3.4 行政檔案管理人員的專業(yè)技術水平有待提高。在民族醫(yī)醫(yī)院從事行政檔案管理的專業(yè)型技術人才和相關培訓較少。現(xiàn)階段民族醫(yī)醫(yī)院檔案管理人員知識結構不足,現(xiàn)有的民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案管理工作缺乏自主創(chuàng)新能力,多數(shù)人滿足于現(xiàn)狀,很難有效地發(fā)揮創(chuàng)新的積極作用。

        4 民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化建設的主要方法措施

        4.1 加強行政檔案的信息化建設。民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案信息化管理的最終目標就是為了實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的有效共享,使檔案的價值得以最大程度的發(fā)揮。一是,應當借助先進的計算機信息技術,實現(xiàn)檔案信息的辦公自動化處理,從而使檔案、資料、文件、圖片、影像等資源真正的實現(xiàn)一體化管理,這樣有利于確保檔案信息的高速檢索。同時應對不同載體的檔案,如文字類、圖像類、影像類等進行數(shù)字化存儲。二是,應借助計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案信息的遠程、無障礙的傳輸和交流,從而達到高度的信息資源共享。

        4.2 加快行政檔案管理軟件系統(tǒng)的研發(fā)。民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案管理軟件開發(fā)工作是加強優(yōu)化民族醫(yī)醫(yī)院檔案管理信息化建設的主要環(huán)節(jié)。民族醫(yī)醫(yī)院行政檔案管理軟件作為醫(yī)院檔案管理信息化建設的重點難點,對醫(yī)院而言,文件管理軟件開發(fā),需要充分結合醫(yī)院實際情況,根據(jù)醫(yī)院的基本情況和特點,建立適合醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)軟件。

        4.3 建立健全行政檔案信息安全保障體系。不斷加強檔案信息存儲和使用安全。不斷提高行政檔案信息安全和網(wǎng)絡安全意識。為了防范黑客和非法用戶對行政檔案網(wǎng)絡系統(tǒng)的入侵,應當采取有效地技術手段和管理措施,加強對用戶的身份認證,通過密匙管理等手段保護系統(tǒng)安全。同時,還要加強對計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的監(jiān)控,并加裝最新版本的殺毒軟件來確保檔案信息的安全。

        4.4 加大行政檔案管理人才隊伍的培養(yǎng)。行政檔案管理人員是實現(xiàn)檔案管理信息化的主力軍,檔案管理工作人員的綜合素質對檔案管理工作有著非常大的影響。由于計算機網(wǎng)絡技術在檔案管理工作中的應用越來越普及,這就要求檔案管理人員不但要了解并熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識,還要掌握現(xiàn)代化技術。因此,行政檔案管理人員除了具備專業(yè)的檔案管理知識的同時也應該具備計算機、網(wǎng)絡等知識,還要努力提升自己的綜合素質。同時,民族醫(yī)醫(yī)院各級領導在行政檔案管理上應高度重視檔案專業(yè)技術人員的培養(yǎng)和栽培。

        [1]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案,2010(03).

        [2]艾麗麗,劉鐵強.醫(yī)院檔案管理規(guī)范化可行性探討[J].中國醫(yī)院管理,2004(09).

        [3]崔東.加強中小型醫(yī)院檔案管理工作[J].安徽衛(wèi)生職業(yè)技術學院學報,2005(02)

        [4]許劍波,姚云華.醫(yī)院檔案信息化建設的現(xiàn)狀與對策[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生,2010(01).

        烏云,女,蒙古族,(1984-),畢業(yè)于內蒙古大學文學與傳播學院,獲漢語言文字學碩士學位。從事檔案管理及相關行政工作。電子郵箱:714958885@qq.com

        R291.2

        B

        1006-6810(2017)06-0066-02

        2017年3月2日收稿

        歡迎訂閱2017年《內蒙古中醫(yī)藥》雜志《內蒙古中醫(yī)藥》雜志系綜合性中醫(yī)藥學術期刊,立足本區(qū),服務全國,面向基層,注重臨床,適宜各級中醫(yī)、中西醫(yī)結合工作者閱讀和交流。本刊為大16開,每冊定價6.00元,國內統(tǒng)一刊號CN15-1101/R,國際標準刊號ISSN1006-0979,國內郵發(fā)代號16-78,國外發(fā)行代號6367/Q,歡迎大家訂閱。若有脫訂者可直接向編輯部辦理郵購。地址:呼和浩特市健康街11號 郵編:010020 電話:(0471)6920167 信箱:nmgzyyhhht@126.com

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