王萬鈞

摘要：檔案的信息化建設(shè)對(duì)國家的發(fā)展有十分重要的作用，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國的檔案管理水平有了極大的進(jìn)步。工作人員依靠信息技術(shù)的手段，使檔案治理的速度也有了很大的提升，然而政府機(jī)構(gòu)人員在對(duì)檔案處理的過程中，發(fā)現(xiàn)還是有許多問題需要去解決。因此，本文對(duì)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題與對(duì)策進(jìn)行了深入分析。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)現(xiàn)狀

前言：

檔案管理機(jī)構(gòu)是政府的核心部門，檔案的信息化對(duì)政府的數(shù)據(jù)信息有非常重要的影響。伴隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案的信息化建設(shè)也在接受著新挑戰(zhàn)。因此，工作人員需要解決檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，依托現(xiàn)在的技術(shù)手段，將檔案信息化治理與相應(yīng)的技術(shù)手法相結(jié)合，才能使檔案建設(shè)順利的向前推進(jìn)。

一、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

近幾年，行政管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息的管理工作給予高度的重視，管理部門采取相應(yīng)的措施對(duì)檔案進(jìn)行管理，并取得了顯著的效果。在2002年，我國創(chuàng)辦了第一家檔案局網(wǎng)站，之后其它地區(qū)也設(shè)立了檔案信息網(wǎng)站，并且在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動(dòng)下，檔案建設(shè)取得了更大層次的進(jìn)步[1]。在對(duì)檔案信息進(jìn)行管理后，目前我國的檔案信息環(huán)境得到了一定程度的改變，關(guān)于檔案的法律法規(guī)制定的比較合理，檔案資源的涵蓋面涉及的更為廣泛，檔案館里面的人才更多、工作人員的綜合素養(yǎng)也普遍得到提高。

二、檔案信息化建設(shè)遇到的問題

（一）保密與權(quán)限問題

在檔案的信息化管理過程中，保密與權(quán)限問題非常重要。傳統(tǒng)的檔案管理是工作人員把相應(yīng)的資料放進(jìn)檔案室，而信息化的檔案管理是所有用戶在不同的地點(diǎn)訪問數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)?；诖朔N情況，許多不法人士在進(jìn)入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的時(shí)候，會(huì)對(duì)信息進(jìn)行更改。傳統(tǒng)的檔案管理程序比較簡(jiǎn)單，在一定的時(shí)間里，檔案管理人員存放、取走檔案，非工作人員不得進(jìn)入檔案室拿走檔案，這為檔案管理提供了多種安全防線。而在檔案信息化管理模式中，擁有賬號(hào)和密碼的人都可以登錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查詢相應(yīng)的資料，一些心思縝密的人便會(huì)采用相應(yīng)的方式，把系統(tǒng)中的安全信息進(jìn)行一定的篡改，然后泄露給其他人。這樣導(dǎo)致檔案系統(tǒng)中的信息安全性極大的降低，系統(tǒng)隨時(shí)容易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問題。

（二）缺乏數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能

數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是工作人員采用相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)手段及統(tǒng)計(jì)知識(shí)，運(yùn)用定量與定性的方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)，政府人員在經(jīng)過設(shè)計(jì)、調(diào)查之后，篩選出有價(jià)值的數(shù)據(jù)，才能進(jìn)行嚴(yán)密的統(tǒng)計(jì)核算。檔案的信息化數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以數(shù)據(jù)庫為前提條件，這樣才能使統(tǒng)計(jì)的結(jié)果更加真實(shí)可靠、具有強(qiáng)大的說服力。然而大部分檔案管理系統(tǒng)的工作人員都不進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)這項(xiàng)環(huán)節(jié)，在經(jīng)歷此項(xiàng)步驟之后，不僅有關(guān)人士能夠查看檔案信息的數(shù)據(jù)，還可以對(duì)有關(guān)訊息進(jìn)行宏觀與微觀分析，進(jìn)而建立相應(yīng)的信息檔案，最后使這項(xiàng)工作能夠?qū)ζ渌ぷ髌鸬戒亯|的作用。

（三）檔案信息不真實(shí)

在檔案信息的管理過程中，有許多登記過的檔案信息不真實(shí)。例如，工作人員在接受上一級(jí)機(jī)構(gòu)的指示后，有關(guān)部門要求他們整理檔案系統(tǒng)中的信息，某些檔案信息中的資料平時(shí)沒有錄入完整，職員為了應(yīng)付此種突然檢查的情況，胡亂的錄入一些不真實(shí)的資料，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息的資料虛假成分過多。此外，許多單位要求員工自己錄入相應(yīng)的檔案資料，但是管理人員不會(huì)對(duì)錄入的資料進(jìn)行檢查，職員也不會(huì)對(duì)錄入的資料進(jìn)行反饋。基于此種情況，機(jī)構(gòu)內(nèi)部缺乏相關(guān)制度約束，資料便失去了真實(shí)性。有些資料員工只是胡亂的填上，還有一部分資料根本就不填，這些不真實(shí)的檔案資料，便不能如實(shí)的反映資料的真實(shí)情況[2]。

三、解決檔案信息化建設(shè)應(yīng)采取的對(duì)策

（一）進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃

檔案信息化管理的統(tǒng)一規(guī)劃是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，在規(guī)劃的過程中，有關(guān)部門要監(jiān)督一些機(jī)構(gòu)是否出現(xiàn)填寫的數(shù)據(jù)過多或者過少、填寫的數(shù)據(jù)不完整的情況發(fā)生。為了防止這種問題的出現(xiàn)，相應(yīng)部門需要進(jìn)行一定程度上的統(tǒng)一規(guī)劃。在每個(gè)單位中都需要有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)劃協(xié)調(diào)部門，使每個(gè)部門的人員在規(guī)劃中處理事情。在統(tǒng)一規(guī)劃的進(jìn)程中，協(xié)調(diào)部門要起著帶頭領(lǐng)先的作用，調(diào)動(dòng)其它部門的積極性，在相應(yīng)的規(guī)劃配合下，使檔案信息管理流程更加順利。

（二）調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)

每個(gè)地區(qū)的發(fā)展情況不一樣，大多數(shù)檔案館的檔案保存方式還沿用著傳統(tǒng)的保存習(xí)慣，采用數(shù)字信息化檔案管理的檔案館是數(shù)目不多的，所以，相關(guān)部門需要增加更多的館藏結(jié)構(gòu)。在沿用傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案館應(yīng)該加大信息化檔案管理資源的數(shù)量。數(shù)字檔案館相比于傳統(tǒng)的檔案館而言，其功能性更強(qiáng)、信息廣泛度更高、服務(wù)質(zhì)量更好，擁有信息化檔案的用戶，不用受到時(shí)間條件與地域空間的限制，能夠在第一時(shí)間得到自己想要的資源。數(shù)字信息化檔案館，不僅放有自己館的檔案信息，還能把在互聯(lián)網(wǎng)上整合的信息經(jīng)過歸納整理后存進(jìn)虛擬的館藏里面。

（三）使檔案信息化與電子政務(wù)相結(jié)合

對(duì)于電子政務(wù)建設(shè)來說，信息化檔案資源是其主要的信息公開手段，因?yàn)樗c國家的政務(wù)機(jī)密建設(shè)緊密的聯(lián)系在一起。將檔案的信息化建設(shè)與電子政務(wù)相結(jié)合，使其融合為一定的結(jié)構(gòu)層次，在電子檔案的信息與電子政務(wù)的信息融為一體的時(shí)候，兩方相應(yīng)的部門要隨時(shí)溝通，設(shè)立相應(yīng)的網(wǎng)站，進(jìn)行有必要的資料的傳遞，以開展相應(yīng)的聯(lián)系[3]。通過此種手段，用戶還能夠獲得便利，這是一種兩全其美的方法。

結(jié)論：

總而言之，檔案的信息化建設(shè)是未來發(fā)展的一股新型潮流。在新時(shí)期，檔案建設(shè)要根據(jù)現(xiàn)在的實(shí)際情況，有關(guān)部門在調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，需要增大電子檔案資源的數(shù)量，并更新相應(yīng)的檔案管理流程，提高相應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量，使我國的檔案管理事業(yè)更上一層樓。

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