舒 暢 王欣宇

（遼寧中醫(yī)藥大學 沈陽 100032）

基于系統(tǒng)動力學的檔案館知識管理影響因素分析

舒 暢 王欣宇

（遼寧中醫(yī)藥大學 沈陽 100032）

檔案館知識管理水平的高低受到諸多因素共同作用的制約，從系統(tǒng)論角度研究出發(fā)，利用系統(tǒng)動力學原理分析各影響因素之間的相互關(guān)系，并借助因果回路圖，深層次分析檔案館知識管理資源、檔案館知識管理流程、檔案館知識管理績效評價等三大模塊的運行機理，概括影響檔案館知識管理的動力因素和阻礙因素，希望對今后檔案館的知識管理體系構(gòu)建起到參考和借鑒作用。

系統(tǒng)動力學 檔案館知識管理 因果回路圖 影響因素

G270.7

A

2017-07-10

20世紀90年代以來，我國檔案界開始了對知識管理的探索研究，注重對檔案知識管理的理論、特征、實現(xiàn)策略等綜合性分析，并取得了一些有價值的理論成果，促進了檔案館知識管理水平的提高。但是，目前的研究較少從系統(tǒng)學的角度對檔案館知識管理體系各影響因素之間的相互關(guān)系進行分析。本文借助系統(tǒng)動力學因果回路圖，發(fā)掘在檔案館知識管理體系構(gòu)建的過程中存在的動力因素和阻礙因素，從而在實際工作中對阻礙因素進行有效控制，保證檔案館知識管理得到可持續(xù)的良性發(fā)展。

一、系統(tǒng)動力學原理概述

系統(tǒng)動力學（system dynamics）“是系統(tǒng)科學理論與計算機仿真緊密結(jié)合、研究系統(tǒng)反饋結(jié)構(gòu)與行為的一門科學，是系統(tǒng)科學與管理科學的一個重要分支”[1]3。系統(tǒng)動力學以系統(tǒng)論為基礎(chǔ)，用回路作為描述系統(tǒng)的基本單元，用圖的形式描述各要素之間相互影響和相互作用的關(guān)系，借助方程對系統(tǒng)進行定量分析，研究分析現(xiàn)實社會復雜的、非線性的、多重反饋的動態(tài)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，因此也被稱為現(xiàn)實系統(tǒng)的“實驗室”。

從系統(tǒng)論角度研究可知，任何社會系統(tǒng)都是一個復雜的動態(tài)系統(tǒng)，檔案館知識管理亦是如此。檔案館知識管理是一個非線性的系統(tǒng)行為，檔案館保存的海量知識信息使得系統(tǒng)各要素之間的相互作用關(guān)系極其復雜，決策的制訂、戰(zhàn)略的實施都會受到內(nèi)部、外部眾多因素的制約，動態(tài)系統(tǒng)的任何微妙變化，局部決策的任何微小改變，都有可能出現(xiàn)體系結(jié)構(gòu)和實際工作的不兼容，給檔案館的知識管理工作帶來損失和不便。這就需要在決策前探索科學的理論和方法來試驗當前行動和政策的可行性，系統(tǒng)動力學原理與方法就是行之有效的工具。由于檔案館知識管理是一個影響因素相互作用、相互依賴形成的具有特定功能的有機整體，遵循一定因果關(guān)系，而系統(tǒng)動力學是以系統(tǒng)論為基礎(chǔ)，借助因果回路圖，用反饋回路描述系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，能夠?qū)n案館知識管理體系中各影響因素進行平行思考、全面分析，保證體系中各個細節(jié)都能夠得到相應(yīng)的照顧。因此，系統(tǒng)動力學原理適用于檔案館知識管理中的動力及障礙因素分析。

二、基于系統(tǒng)動力學檔案館知識管理的機理分析

通過借鑒C.W.霍爾斯阿普爾和K.D.喬希協(xié)作性知識管理框架[2]1，并參照我國知識管理標準（GB/T23703）內(nèi)容，檔案館知識管理體系主要由三大模塊構(gòu)成，即檔案館知識管理資源模塊、檔案館知識管理流程模塊、檔案知識管理績效評價模塊。檔案館知識管理體系不僅是一個系統(tǒng)，同時也是一個相互影響、相互作用的循環(huán)過程，檔案館知識管理資源是檔案館實施知識管理工作的基石，檔案館知識管理流程是檔案館工作的核心內(nèi)容，檔案館知識管理績效評價是檔案館發(fā)展的推動力，三者相互依存共同作用于檔案館知識管理工作。以下是基于系統(tǒng)動力學原理對檔案館知識管理三個模塊的因果關(guān)系分析。

1．檔案館知識管理資源模塊。從圖1可以發(fā)現(xiàn)，檔案館知識管理資源是實施各項工作的前提條件，也是知識管理的重要客觀對象，主要包括知識資源、資金和基礎(chǔ)設(shè)施投入、檔案知識用戶、檔案館員、領(lǐng)導決策、政策制度等要素。從圖中可以看出檔案館充足的資金投入，將會帶動檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，進而豐富檔案館知識資源，促進檔案館員數(shù)量和質(zhì)量的雙重提升，吸引更多用戶利用檔案資源，從而形成一個正反饋回路。但是，檔案用戶數(shù)量的增加又會造成知識資源和基礎(chǔ)設(shè)施的相對減少，這就需要從宏觀上進行把控，通過領(lǐng)導層面的組織決策、戰(zhàn)略部署以及制度完善等手段對檔案館知識管理的各要素進行適當干預，保障檔案館知識管理流程的良性循環(huán)，促進檔案館各項工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

圖1：檔案館知識管理資源因果回路圖

2.檔案館知識管理流程模塊。參照我國知識管理標準，結(jié)合檔案館實際情況，檔案館知識管理流程可以看作是知識轉(zhuǎn)化和創(chuàng)新的過程，包括知識資源、知識鑒別、知識獲取、知識存儲、知識應(yīng)用、知識共享和知識創(chuàng)新等要素，因果關(guān)系如圖2。在這些要素中，知識資源是檔案館知識管理流程模塊的核心要素，因此以知識資源分析為起點。大數(shù)據(jù)時代知識資源的幾何級式增長，為知識鑒別工作帶來了巨大壓力，通過鑒別獲取有價值的檔案信息進行存儲，一部分顯性知識可以直接作為知識資源提供利用，而另一部分隱性知識則需要進行轉(zhuǎn)化、共享才能提供利用，同時，利用先進的技術(shù)手段進行知識創(chuàng)新再造，進而又豐富了檔案館知識資源。由此可見，諸要素與檔案館知識資源總量的提升具有正相關(guān)關(guān)系。

圖2：檔案館知識管理流程因果回路圖

3．檔案館知識管理績效評價模塊。檔案館知識管理的最終目的是為檔案用戶提供豐富的、多樣化的知識資源和服務(wù)，通過績效評價模塊因果關(guān)系分析，可以獲得隱藏于數(shù)據(jù)背后的現(xiàn)實問題，揭示知識管理過程中的薄弱環(huán)節(jié)，有助于檔案館領(lǐng)導和館員從全局角度進行工作安排和部署，使實際工作有的放矢。檔案館知識管理績效評價主要由三部分組成：檔案館知識管理資源績效評價、檔案館知識管理服務(wù)績效評價和檔案館知識管理流程績效評價，如圖3。通過對三要素的績效評價分析，能夠揭示出檔案館知識管理工作的整體水平，從而使領(lǐng)導在制定政策時抓重點，從實際出發(fā)解決知識管理工作中存在的主要矛盾，促進檔案館知識管理水平的提升。

圖3：檔案館知識管理績效評價因果回路圖

三、檔案館知識管理的影響因素分析

通過對檔案館知識管理體系因果關(guān)系的分析研究可見，知識資源、檔案館員、用戶等要素是以上三個因果關(guān)系圖中所共用的，三大知識管理模塊是一個相互聯(lián)系、相互存儲的整體，共同構(gòu)成了完整的檔案館知識管理體系。這就要求在檔案館知識管理體系構(gòu)建過程中平行思考各種要素之間的相互影響，既要考慮到推動檔案館知識管理的動力因素，也不應(yīng)該忽視檔案館知識管理過程中的阻礙因素。

1.檔案館知識管理的動力因素。

（1）知識資源因素。巧婦難為無米之炊，檔案館知識管理亦是如此。檔案館的館藏數(shù)量巨大、內(nèi)容龐雜，館藏資源的形式不斷擴大，既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也有信息時代的電子文件，但這些并不適用于知識管理背景下的檔案管理需求。檔案館的知識管理要求檔案不再是堆積在一起的泛黃故紙，而是從館藏檔案中獲取的更深層次的有用信息和資源，是閃耀著智慧的知識資源庫[3]80。豐富的知識資源能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)質(zhì)的檔案資源供給，滿足用戶需求，為實現(xiàn)檔案知識共享奠定基礎(chǔ)，只有將“死檔案”變成“活檔案”，深入挖掘其中的知識資源，才能不斷滿足社會日益增長的知識需求，從而進一步實現(xiàn)檔案價值。

（2）知識管理人員因素。對于一個組織來說，知識生產(chǎn)力的高低歸根到底取決于知識管理人員的知識潛力和知識結(jié)構(gòu)以及由此產(chǎn)生的知識創(chuàng)新能力，尤其是對高度個性化的、難以形式化的隱性知識的開發(fā)。以往檔案館管理強調(diào)的是顯性知識的利用，而知識管理同時強調(diào)的顯性知識和隱性知識，特別是檔案館員經(jīng)過長期積累的管理經(jīng)驗，需要最大限度地開發(fā)出來為用戶所用。因此，檔案館的知識管理需要建立在以人為本的基礎(chǔ)之上，通過多種方式為管理人員營造良好的工作、學習環(huán)境，倡導學術(shù)研究之風，鼓勵檔案館員之間的知識交流和溝通，建立一支學習型、研究型知識管理團隊，以文化的力量帶動人員的隱性知識顯性化，將個人隱性知識轉(zhuǎn)變?yōu)橹R資產(chǎn)[4]15，從而促進知識生產(chǎn)力的提高，帶動檔案館知識創(chuàng)新活動的開展。

（3）實體環(huán)境因素。檔案館知識管理的實體環(huán)境因素是指以實體資源組成的知識管理工作環(huán)境，包括資金、辦公設(shè)備、館藏庫房、信息技術(shù)等軟硬件，促進員工的隱性知識開發(fā)，最重要的就是形成一個良好的知識環(huán)境和組織文化，使員工在軟性的管理環(huán)境中將自己的知識奉獻給組織[5]74-75，將個人發(fā)展與組織發(fā)展密切聯(lián)系在一起。資金投入是知識管理工作正常運行的前提保障，資金投入的多少直接關(guān)系到知識管理的水平。比如，辦公設(shè)備的購置、檔案館庫房的構(gòu)建等硬件建設(shè)都離不開資金的保障，良好的辦公環(huán)境能夠使得檔案館員更加努力工作，不斷從工作中學習、積累經(jīng)驗，發(fā)揮創(chuàng)新精神。此外，大數(shù)據(jù)時代的到來，新近的、前沿的信息技術(shù)等軟環(huán)境的投入將促進檔案館知識資源的共享，加快檔案知識傳播速度，提高利用率和利用效果，從而進一步增加檔案知識價值。

顯而易見，上述三個方面因素與檔案館知識管理水平的提高具有正相關(guān)關(guān)系，對檔案館知識管理的積極影響更為顯著，形成檔案館知識管理的原動力，共同作用構(gòu)成了檔案館知識管理體系的動力推動系統(tǒng)。

2.檔案館知識管理的阻礙因素。

（1）知識的排他性。在知識開發(fā)和共享過程中，知識所有者往往會持有一種“知識私有”的觀念，認為知識是一種私有的排他性財富，只有獨自占有，才能在社會競爭中處于優(yōu)勢地位，保持住自身利益不被侵犯。知識共享后私有資源將不再獨自占有，將會被更多人獲取，相應(yīng)的原有優(yōu)勢地位就會隨之消失。知識擁有者不愿意將自己的知識拿出來與他人分享，特別是經(jīng)過自身多年積累的經(jīng)驗總結(jié)等耗時長的隱性知識資源，往往會不情愿提供時間與資源進行傳播和共享。同時，知識擁有者對相關(guān)政策和法律制度的了解不夠，特別是知識產(chǎn)權(quán)制度，潛意識上又加重了“知識私有”觀念。因此，為了個人利益，知識擁有者大多會限制私有資源進入公共領(lǐng)域，或者采取有償方式進行傳播，這樣必然會阻礙知識創(chuàng)新的實現(xiàn)。

（2）激勵機制的缺失。由于知識具有較強的排他性，知識擁有者都不愿意去進行知識分享，適當?shù)募顧C制能夠鼓勵知識擁有者積極主動去分享知識資源，保障知識傳播和共享的順暢，激勵人們愿意參與其中。但是，正是激勵機制的缺失，知識擁有者一般不會主動地去進行知識分享，而是選擇繼續(xù)獨自占有。尤其是檔案知識擁有者，他們所掌握的隱性知識具有較強的憑證價值和參考價值，知識含金量遠高于其他知識類別，在沒有相應(yīng)的激勵機制的保障下，主動進行知識共享，他們既得不到事業(yè)上的認同感，也得不到任何獎勵和表彰，精神上的榮譽感和物質(zhì)上的實惠都將失去，如果強制進行只會造成人才的流失和競爭優(yōu)勢的下降。因此，激勵機制的缺失將會造成檔案知識擁有者知識共享意愿的下降。

（3）評估指標體系的不完善。全國檔案館現(xiàn)如今都在根據(jù)各自館藏特色建設(shè)不同的管理系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)，而檔案館的知識服務(wù)沒有獨立的系統(tǒng)支撐，多數(shù)是掛靠在檔案館管理系統(tǒng)之中。由于不同地區(qū)、不同類型檔案館的評估指標體系不完善，各自盲目進行擴張，缺乏前期溝通與交流，造成檔案館各自開發(fā)的很多服務(wù)系統(tǒng)之間大量重復和人、財、物的浪費，無疑增加了檔案館知識管理的建設(shè)負擔。因此，這在一定程度上來說也是一種資源浪費，對本就不富裕的檔案館來說增加了新難題。

此外，檔案館知識管理還存在著其他阻礙因素，如檔案自身的保密屬性等，這會使得知識的傳播和共享受到特定條件的約束，總之，只有有針對性地對阻礙因素加以克服，檔案館的知識管理才能實現(xiàn)，才能為檔案資源的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

[1]鐘永光，賈曉菁，錢穎，等.系統(tǒng)動力學[M].北京：科學出版社，2016.

[2]高順尉，郭家義.圖書館引入知識管理框架研究[J].圖書館理論與實踐，2008（3）：1-4.

[3]楊琛.知識管理背景下檔案知識共享的思考[J].檔案管理，2015（5）：80-81.

[4]張曉娟，左田原，朱寧.我國檔案館運用知識管理的案例研究—以武漢市城建檔案館為例[J].檔案學研究，2010（2）：13-17.

[5]廖開際.知識管理原理與應(yīng)用[M].北京：清華大學出版社，2007.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.11

遼寧省檔案局科技項目（L-2017-X-29）。

舒暢，遼寧中醫(yī)藥大學黨政辦公室館員，研究方向為高校檔案管理；王欣宇，遼寧中醫(yī)藥大學黨政辦公室副研究館員，研究方向為醫(yī)療檔案管理。