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        信息化背景下的檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)

        2017-12-20 11:05:00劉彩娟張雷雷
        蘭臺世界 2017年24期
        關(guān)鍵詞:公共服務(wù)部門信息化

        劉彩娟 張雷雷

        (中國航發(fā)湖南動力機械研究所 株洲 412002)

        信息化背景下的檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)

        劉彩娟 張雷雷

        (中國航發(fā)湖南動力機械研究所 株洲 412002)

        首先提出了檔案信息公共服務(wù)的內(nèi)涵及特點,然后從檔案信息資源共享和時代發(fā)展需求兩方面介紹了提升檔案信息公共服務(wù)能力的必要性,針對目前的檔案信息公共服務(wù)情況,從檔案信息公共服務(wù)理念、服務(wù)方式、服務(wù)體系三方面分析了現(xiàn)階段檔案信息公共服務(wù)的現(xiàn)狀及存在問題,最后提出信息化背景下檔案信息公共服務(wù)架構(gòu),并對架構(gòu)中的每個模塊進行詳細闡述。

        信息化 檔案信息 公共服務(wù) 架構(gòu)

        G273.5

        A

        2017-08-08

        信息化時代來臨對檔案信息公共服務(wù)是一個挑戰(zhàn),傳統(tǒng)檔案服務(wù)從服務(wù)對象、服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容等方面均不能滿足社會發(fā)展需求。檔案部門要緊抓信息化進程中的特點,利用網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)提升服務(wù)能力,從信息服務(wù)流程的每一環(huán)節(jié)入手,構(gòu)建一個以信息技術(shù)為支撐、以檔案信息資源為服務(wù)內(nèi)容、以新媒介為服務(wù)窗口的檔案信息公共服務(wù)架構(gòu),來滿足公眾的檔案信息需求。

        一、檔案信息公共服務(wù)的內(nèi)涵及特點

        1.檔案信息公共服務(wù)的內(nèi)涵。檔案信息公共服務(wù),著眼于“公共”二字,本文所講的“公共”是社會意義上的“公共”,即面向整個社會實踐領(lǐng)域、面向最廣大人民,為社會各方面發(fā)展和最廣大人民的需求提供檔案事務(wù)服務(wù)與檔案信息資源服務(wù)意義上的“公共”。檔案信息公共服務(wù)指的是專門的檔案機構(gòu),包括各級各類檔案行政管理機構(gòu)、承擔(dān)檔案事務(wù)管理職責(zé)的檔案業(yè)務(wù)部門,以及具有獨立法人資格的以提供檔案事務(wù)處理服務(wù)為基本業(yè)務(wù)的檔案社會中介組織等,面向社會各類組織以及公民個人、家庭所提供的檔案事務(wù)能力建設(shè)服務(wù)與檔案信息服務(wù)[1]。

        具體來說,檔案信息公共服務(wù)包括三方面內(nèi)容:一是檔案信息公共服務(wù)主體,不僅包括檔案行政部門,而且包括各級各類檔案館,甚至包括檔案中介服務(wù)機構(gòu);二是檔案信息公共服務(wù)的客體,主要是服務(wù)對象,包括國家機關(guān)、企事業(yè)單位,尤其是社會公眾;三是檔案信息公共服務(wù)的形式和手段,信息化背景下的服務(wù)形式已變得多樣化,除了傳統(tǒng)的檔案編研、文化展覽、信息咨詢等以外,還有眾多以新媒介為服務(wù)平臺的提供利用形式。

        2.檔案信息公共服務(wù)的特點。檔案信息公共服務(wù)具有需求主體大眾化、服務(wù)內(nèi)容生活化、服務(wù)方式多樣化的特點[2]。檔案信息利用的主體越來越擴大化,普通居民也越來越重視對檔案信息的利用,檔案信息利用主體呈現(xiàn)大眾化趨勢;檔案信息服務(wù)內(nèi)容也越來越貼近公眾的日常生活,網(wǎng)絡(luò)作為一種方便、快捷、高效的信息服務(wù)途徑越來越受到檔案服務(wù)部門和服務(wù)對象的重視和青睞。各地檔案館紛紛利用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立自己的網(wǎng)站,開通微博、微信等平臺來宣傳和提供服務(wù),用戶擺脫了時間和空間的限制來隨時隨地查看、下載或咨詢所需檔案信息。

        二、檔案信息公共服務(wù)能力提升的必要性

        1.提升檔案信息公共服務(wù)能力是檔案信息資源共享的需要。有效開發(fā)和利用檔案信息資源是檔案工作最主要的目的,在保密允許的范圍內(nèi),最大限度地提供檔案服務(wù)、實現(xiàn)檔案的價值是為了檔案信息資源共享,也是滿足社會公眾的需要。在檔案信息化的背景下,檔案信息的交流共享不僅能夠提升檔案館形象和提升公眾檔案意識,更能夠方便快捷高效地滿足廣大社會公眾的不同需求。

        2.提升檔案信息公共服務(wù)能力是時代發(fā)展的需要。隨著計算機技術(shù)的普及和辦公自動化系統(tǒng)軟件的推廣,檔案信息化建設(shè)也隨之發(fā)展到一個新的階段,傳統(tǒng)的檔案信息利用途徑已經(jīng)逐漸被新興的網(wǎng)絡(luò)手段所取代,在各行各業(yè)都實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的趨勢下,檔案部門必須提升信息公共服務(wù)能力,利用現(xiàn)代化的檔案利用查詢途徑來開展服務(wù),才能更好地適應(yīng)社會的發(fā)展、滿足公眾的需求。同時,信息技術(shù)的運用也大大提高了工作效率,檔案部門不能故步自封,緊跟時代發(fā)展潮流才能不被社會拋棄。

        三、信息化背景下檔案信息公共服務(wù)的發(fā)展現(xiàn)狀及問題

        1.檔案信息公共服務(wù)理念滯后。檔案館受傳統(tǒng)封閉思想的影響,對檔案信息服務(wù)的認識有失偏頗,在一些工作中仍然過分重視檔案的保密和管理,對其開發(fā)和利用的認識不到位,更難以適應(yīng)信息化時代檔案信息新的服務(wù)方式和流程。同時,在檔案信息服務(wù)主體大眾化、多元化的今天,檔案信息的服務(wù)范圍已經(jīng)遍布社會各階層,雖然社會各界人士對不同種類的檔案信息都有一定的需求,但是檔案館的服務(wù)對象仍然有一定的局限性,仍然側(cè)重于黨政機關(guān)、政府機關(guān)及各種學(xué)術(shù)研究機構(gòu)等,檔案的作用也是傳統(tǒng)意義上的為黨政活動服務(wù),這種服務(wù)理念上的偏差也一定程度上限制了檔案信息公共服務(wù)能力的提高。

        2.檔案信息公共服務(wù)方式傳統(tǒng)單一。信息化時代的信息技術(shù)改變了社會的方方面面,檔案管理的流程更加優(yōu)化和簡化,檔案的保管更加智能化,利用檢索更加便捷化,同時也衍生了很多技術(shù)平臺來為公眾提供檔案信息服務(wù)。然而,目前大多數(shù)的檔案館仍然采用傳統(tǒng)方式提供服務(wù)。信息化背景下要改變以往的檔案信息服務(wù)方式單一性的問題,利用新的技術(shù)和平臺實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上服務(wù)。

        3.檔案信息公共服務(wù)體系不健全。從檔案信息資源上說,用戶需要優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源和快捷方便的檢索方法,鑒于目前許多綜合性檔案館普遍存在著館藏資源類型單一、結(jié)構(gòu)單一的特點,用戶很難查找到完全符合自身需求的檔案信息。從檔案信息化設(shè)備上講,由于設(shè)備的陳舊或者投入資金的有限,服務(wù)平臺的功能沒有完全開發(fā)出來。從檔案專業(yè)人員素養(yǎng)來講,專業(yè)的知識儲備和素養(yǎng)是信息化時代檔案信息服務(wù)的基本要求,但是現(xiàn)階段檔案服務(wù)工作人員專業(yè)水平和技能較低,直接制約著檔案信息公共服務(wù)能力的提升[3]。

        四、信息化背景下檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)的建立

        面對信息化條件下檔案信息公共服務(wù)進程中呈現(xiàn)出的眾多問題,檔案部門亟需采取一定的措施來克服這些困難,筆者從檔案信息服務(wù)的流程出發(fā),提出了如右圖所示的服務(wù)架構(gòu),希望檔案部門能夠?qū)Υ肆鞒讨械拿總€薄弱環(huán)節(jié)進行攻堅,加強管理,以此來提升檔案信息公共服務(wù)能力。

        檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)

        1.檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)的硬件保障。

        (1)信息安全技術(shù)。目前影響檔案信息安全的因素主要是計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及其他媒體的物理安全,來自網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部和外部的非法訪問,計算機病毒傳播的危害等。檔案部門要確保檔案信息的安全,必須從信息技術(shù)安全設(shè)施建設(shè),保障信息安全、定期做好檔案信息數(shù)據(jù)的安全備份等方面進行加強;另外,檔案部門也要重視檔案信息的安全,定期進行安全保密培訓(xùn)和教育,提高檔案工作人員對信息的安全保密意識。

        (2)制度規(guī)范。檔案信息的安全性保障、信息服務(wù)的可操作性等因素均要求檔案信息公共服務(wù)必須要有一套完整科學(xué)的制度體系作支撐。首先,信息化時代檔案信息服務(wù)方式增加了檔案風(fēng)險,使得檔案部門對信息安全的控制難度增加,所以檔案行政部門應(yīng)充分重視行政法規(guī)的力量,制定保護信息安全的法律法規(guī),對服務(wù)過程中信息傳播進行控制,打造良好的服務(wù)環(huán)境。其次,各級政府和檔案管理部門要高度重視檔案信息公共服務(wù)制度建設(shè)工作,對服務(wù)目標、服務(wù)對象、服務(wù)方式等進行制度化,把涉及廣大社會公眾、與公眾自身利益相關(guān)的檔案信息公共服務(wù)進行制度化,使公眾的信息利用權(quán)益得到保障。

        (3)基礎(chǔ)設(shè)施。要提升檔案信息公共服務(wù)能力,首先要改變傳統(tǒng)的檔案部門落后陳舊的設(shè)施、設(shè)備,增加投入,保障基礎(chǔ)設(shè)備到位,比如檔案信息化設(shè)備、打印掃描設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施等?;A(chǔ)設(shè)施到位才能進一步為接下來的工作做鋪墊。

        2.檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)的軟件支撐。

        (1)服務(wù)理念。社會公眾利用檔案信息的觀念是影響檔案價值發(fā)揮的重要因素,要提升檔案服務(wù)能力不僅要規(guī)范檔案服務(wù)主體,也要對服務(wù)理念進行更新。一方面,檔案部門要對服務(wù)主體進行服務(wù)觀念的更新,打破傳統(tǒng)觀念的束縛,提升自身專業(yè)素養(yǎng),創(chuàng)新信息服務(wù)手段和方式,為檔案信息公共服務(wù)提供全面全范圍的保障。另一方面,服務(wù)對象檔案利用意識應(yīng)實現(xiàn)轉(zhuǎn)變,檔案部門應(yīng)充分利用信息化時代的優(yōu)勢,針對需求對象的特點,把公眾引進檔案館中,鼓勵公眾為檔案館公共服務(wù)獻計獻策,為實現(xiàn)公民權(quán)利做出貢獻。

        (2)人員隊伍。在交互式檔案信息公共服務(wù)環(huán)境中,檔案工作人員需要滿足用戶的個性化需求,對計算機技術(shù)和信息平臺的操作和基本維護有一定的知悉。所以檔案部門應(yīng)提升人員隊伍服務(wù)能力,對檔案人員進行專業(yè)化檔案管理和服務(wù)的培訓(xùn),增強其責(zé)任感和服務(wù)能力。

        3.檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)的資源組織。檔案信息資源是檔案信息公共服務(wù)的基礎(chǔ),資源構(gòu)成直接影響著服務(wù)的效果和檔案價值的實現(xiàn)。為了使服務(wù)能力得到最大程度的提升,使用戶的需求得到最大程度的滿足,檔案部門有必要對檔案信息進行科學(xué)有效的配置和組織。

        (1)加大檔案信息采集力度。豐富館藏一直是檔案部門致力的目標,檔案部門不僅要接收和保管政府部門的現(xiàn)行文件和檔案,也要鼓勵社會公眾捐贈檔案。檔案部門要大力宣傳檔案捐贈的意義和途徑,發(fā)動社會各方面的力量來完善和豐富檔案資源,使館藏檔案向著多元化方向發(fā)展。

        (2)打造品牌檔案信息。檔案信息機構(gòu)要想更多地提升形象,不僅要豐富自身的館藏資源體系,更要在館藏特色上凸顯自己。在日趨激烈的競爭環(huán)境下,打造品牌檔案,發(fā)揮出獨一無二的作用才能使自己的地位得到提升。檔案部門要在眾多的館藏資源中提煉出屬于自己的精品檔案,用品牌效應(yīng)提升公眾認知。

        (3)以用戶需求為導(dǎo)向。為了滿足公眾的信息需求,必須對檔案信息資源進行科學(xué)有效的組織,以用戶為導(dǎo)向,最大限度地滿足用戶的信息需求。在信息組織的過程中,要權(quán)衡不同層次用戶的需求,有目的地配置檔案信息資源,使用戶在館藏信息的使用中獲取最大利益[4]。

        (4)構(gòu)建社會信息服務(wù)體系。除檔案部門以外,圖書館、博物館、規(guī)劃館等機構(gòu)共同構(gòu)成社會的信息服務(wù)體系。信息化時代要打破這些機構(gòu)各自為政的局面,加強機構(gòu)之間的交流與合作,建立一個完整的信息服務(wù)體系,發(fā)揮出整體優(yōu)勢。提升檔案信息公共服務(wù)不僅要縱向上加強館際交流和合作,橫向也要與其他信息服務(wù)機構(gòu)進行合作與資源共享,共同構(gòu)建信息服務(wù)體系。

        4.檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)的窗口建設(shè)。

        (1)檔案信息中心。信息化背景下,檔案部門要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把傳統(tǒng)封閉管理的檔案機構(gòu)打造成開放的、多種信息資源一體化的檔案信息中心,超越館藏檔案的載體,深入檔案的內(nèi)容,使信息中心能夠為公眾提供便捷的、深層次的信息服務(wù)和知識服務(wù),服務(wù)內(nèi)容從以往的檔案載體轉(zhuǎn)向有價值的檔案信息等開發(fā)性服務(wù)。

        (2)新媒介。信息化的發(fā)展促進了多種技術(shù)平臺的誕生,也為檔案信息公共服務(wù)提供了多個可使用的技術(shù)媒介,如檔案網(wǎng)站、微博、微信等平臺,國內(nèi)很多檔案行政部門已經(jīng)運用這些平臺來開展宣傳和服務(wù),也取得了不錯的成效[5]。新媒介作為檔案信息公共服務(wù)平臺將從根本上改變了傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式,克服了“人對人、限制工作時間等”服務(wù)特點的弊端,使服務(wù)變得更加靈活、自由和開放,這會極大地提升檔案服務(wù)的效率和效益。

        (3)檔案休閑中心。在信息化社會中,檔案部門要擺脫這種“深宅大院”的標簽,打開大門,主動為公眾提供服務(wù),打造成“檔案休閑中心”[1]。一方面,把民眾引進檔案館中去,利用館藏資源豐富自身知識體系,方便民眾生活,使檔案信息的利用變成一種習(xí)慣,提升民眾的利用意識。另一方面,把檔案部門打造成集歷史記憶、文化教育、服務(wù)民生和公共消遣等多功能一體的組織機構(gòu),提升本部門的服務(wù)能力。

        5.檔案信息公共服務(wù)架構(gòu)的對象。社會公眾作為檔案信息公共服務(wù)的對象,檔案部門提升公共服務(wù)能力的重要途徑在于找準服務(wù)對象,解決信息為誰服務(wù)的問題。以往的檔案服務(wù)對象主要是機關(guān)單位,離百姓的距離很遠,而目前隨著社會公眾檔案意識的加強以及需求的提高,檔案部門必須及時作出工作的調(diào)整,在服務(wù)對象上進行轉(zhuǎn)變,滿足越來越多公眾的需求。

        6.服務(wù)反饋。傳統(tǒng)的檔案信息公共服務(wù)側(cè)重于檔案信息的單向開發(fā)與提供利用,檔案工作人員處在一個主導(dǎo)的位置,往往形成“主導(dǎo)者”的錯誤意識,忽視檔案用戶的體驗,弱化了檔案用戶在檔案信息公共服務(wù)中的關(guān)鍵地位。所以說傳統(tǒng)的服務(wù)方式中檔案信息是單向傳播的,在信息化條件下,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)為信息的交互性提供了便利,在服務(wù)過程中檔案部門要提供專門的信息反饋通道來收集用戶的意見。用戶可以直接通過信息反饋通道來表達自己的想法和需求,檔案部門也要及時收集和整理用戶體驗過程中的反饋信息,讓檔案信息公共服務(wù)這一傳播過程表現(xiàn)為“傳播—反饋—再傳播”的雙向信息交流模式。通過收集用戶的反饋信息,掌握新變化及時改進檔案信息公共服務(wù)策略并多次地循環(huán)傳播才能保證最優(yōu)的檔案信息傳播效果,提高檔案信息公共服務(wù)質(zhì)量。

        [1]何振.檔案公共服務(wù)的理念創(chuàng)新與功能拓展[J].檔案學(xué)研究,2015(3).

        [2]羅寶勇,楊帆.自媒體時代檔案公共服務(wù)新趨勢[J].蘭臺世界,2016(1).

        [3]王俐涵.美國檔案館公共服務(wù)現(xiàn)狀研究[J].檔案學(xué)研究,2014(1).

        [4]陳輝.改革新階段檔案公共服務(wù)轉(zhuǎn)型策略探析[J].檔案資源開發(fā),2015.

        [5]張東華,黃曉勤.媒介運用對檔案公共服務(wù)的影響及策略研究[J].檔案與建設(shè),2013(9).

        10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.12

        劉彩娟,畢業(yè)于四川大學(xué)檔案學(xué)專業(yè),研究生學(xué)歷,現(xiàn)于中國航發(fā)湖南動力機械研究所檔案部門擔(dān)任館員職務(wù)。張雷雷,本科學(xué)歷,現(xiàn)于中國航發(fā)湖南動力機械研究所發(fā)展計劃部擔(dān)任工程師職務(wù)。

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