包亞莉

[摘要]基本建設(shè)項(xiàng)目檔案與人們的生活息息相關(guān)，有著十分密切的聯(lián)系。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，人民生活水平不斷提高，基本建設(shè)項(xiàng)目工程逐年增加，基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的作用日趨突出，本文就如何做好基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理談一些想法。

[關(guān)鍵詞]如何；做好；建設(shè)項(xiàng)目；檔案

一、基本建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題

（一）項(xiàng)目參加單位多，水平參差不齊，對檔案管理不夠重視，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義。工程實(shí)施過程中，施工隊(duì)伍和內(nèi)業(yè)資料管理人員更換頻繁，工程資料的交接制度不完善，有人走檔案走、人走檔案丟的現(xiàn)象出現(xiàn)，資料收集困難。

（二）歸檔文件材料格式不統(tǒng)一，各單位都以自己習(xí)慣的方式做各種表格、文件，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，形成的項(xiàng)目文件內(nèi)容多樣化，格式不一致，給檔案的統(tǒng)一保管和利用帶來不便。

（三）隱蔽工程、竣工圖紙未將修改依據(jù)和修改內(nèi)容同時(shí)歸檔，存在不健全的問題，不僅影響工程建設(shè)的進(jìn)度，而且容易產(chǎn)生各種經(jīng)濟(jì)糾紛，不利于維護(hù)項(xiàng)目管理單位合法利益。

（四）項(xiàng)目進(jìn)度與歸檔文件材料不同步，沒有做到“四同時(shí)”即：下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求：檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況：驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況：項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。

（五）項(xiàng)目歸檔文件材料在歸檔紙質(zhì)檔案時(shí)，忽略了其他載體應(yīng)歸檔文件材料。

二、做好項(xiàng)目檔案的措施和方法

（一）嚴(yán)格將項(xiàng)目檔案工作納入?yún)⒔▎挝活I(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入規(guī)章制度及工作流程，納入?yún)⒓訂挝挥嘘P(guān)人員的業(yè)績考核或崗位責(zé)任制，納入合同管理中，在簽定合同中明確規(guī)定工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收保證金，將竣工檔案的編制工作與計(jì)量支付和質(zhì)量保證金結(jié)合起來，不通過工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或不能及時(shí)完成檔案的整理歸檔，不予結(jié)算或扣一定金額的質(zhì)量保證金，以此保證竣工檔案及時(shí)、順利地通過驗(yàn)收。

（二）制定方案，注重細(xì)節(jié)

以業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，規(guī)范檔案管理，提高項(xiàng)目檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量檔案竣工驗(yàn)收。建設(shè)單位在每項(xiàng)工程開工建設(shè)時(shí)應(yīng)提前介入進(jìn)行歸檔指導(dǎo)，明確規(guī)定項(xiàng)目檔案歸檔的范圍、歸檔要求、編制要求、電子文件及圖紙格式要求等，使相應(yīng)的工程技術(shù)人員及早了解項(xiàng)目檔案的具體操作方法和規(guī)范。

（三）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有序推進(jìn)項(xiàng)目檔案歸檔

建立以建設(shè)單位檔案室牽頭，各部門具體實(shí)施，同時(shí)接受項(xiàng)目建設(shè)單位、監(jiān)理單位指導(dǎo)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。按照“橫向到邊，縱向到底”的管理要求，建立兩個(gè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)項(xiàng)目內(nèi)部機(jī)構(gòu)檔案工作特點(diǎn)，以點(diǎn)接線，以線聯(lián)網(wǎng)的管理網(wǎng)絡(luò)。督促施工單位按照項(xiàng)目檔案管理要求選配合格的專兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)跟蹤、指導(dǎo)施工單位按照歸檔要求收集、整理歸檔移交。各部門專兼職檔案員按照建設(shè)單位要求及時(shí)做好本部門施工文件的形成、積累、整理歸檔。建立重要施工文件和資料狀況及其流向追蹤管理網(wǎng)絡(luò)，做到施工人員調(diào)動(dòng)、變更“人走檔案留”。

（四）建立監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)為一體的管理機(jī)制

為減輕工程施工后期竣工資料整理的工作量，實(shí)行項(xiàng)目檔案年度歸檔制度，實(shí)時(shí)掌控施工單位日常歸檔情況，及時(shí)督促整改歸檔中出現(xiàn)的問題，使歸檔工作化整為零，實(shí)現(xiàn)檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，建設(shè)單位和監(jiān)理定期檢查和重點(diǎn)檢查相結(jié)合，自查與督查相結(jié)合，檢查施工文件是否做到及時(shí)、齊全、完整、準(zhǔn)確，及時(shí)糾正不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求的做法，嚴(yán)把工程中間驗(yàn)收程序，做到每一個(gè)程序都符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

（五）落實(shí)檔案人員“四參加”制度，從源頭管控

檔案部門參加設(shè)備開箱、工程計(jì)劃會(huì)和工程竣工驗(yàn)收，參與合同談判和支付控制，在合同中設(shè)立專項(xiàng)條款，明確文件資料的歸檔時(shí)間和歸檔要求：工程結(jié)算和設(shè)備最終付款時(shí)，必須由檔案人員在付款審核單上簽字，確認(rèn)其文件資料已達(dá)到歸檔要求，歸檔完畢，方可付款，有效保證檔案資料的齊全和完整。

（六）加強(qiáng)影像資料收集力度

工程影像資料做為最真實(shí)、最直觀記錄項(xiàng)目施工生產(chǎn)中的依據(jù)，包括項(xiàng)目投標(biāo)階段現(xiàn)場及周邊環(huán)境的拍攝：施工準(zhǔn)備階段現(xiàn)場及周邊地形、地貌、管線、電纜等影像資料，工程竣工交驗(yàn)階段現(xiàn)場交驗(yàn)過程、實(shí)體完工形態(tài)及現(xiàn)場狀況等影像資料。

工程影像資料是工程技術(shù)及經(jīng)驗(yàn)交流最寶貴的資料。在安全教育培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流等方面，通過播放、展示各工程項(xiàng)目的影像資料，有利于資源共享，促進(jìn)交流學(xué)習(xí)；有利于促進(jìn)吸收和接納好的管理理念及管理思想：能直觀的展示工程質(zhì)量問題，為杜絕類似質(zhì)量問題提供幫助。

為提高工程影像資料的真實(shí)性及實(shí)用價(jià)值，在工程影像資料的收集過程中，盡可能做到全方位、多角度拍攝。對于地形地貌等必要時(shí)可進(jìn)行攝像：對于重要部位的收集，要兼顧遠(yuǎn)景及近景的結(jié)合；對于需要丈量尺寸提供數(shù)據(jù)的影像資料，要保證其數(shù)據(jù)清晰，位置準(zhǔn)確。所有影像資料的收集過程中，盡可能選擇一處或幾處長期不會(huì)改變的對象作為參照物，為施工前后比對提供依據(jù)。

（七）建立項(xiàng)目檔案管理考核機(jī)制，是提高項(xiàng)目檔案管理工作效率、實(shí)現(xiàn)竣工檔案高質(zhì)量的重要手段

建設(shè)單位應(yīng)監(jiān)督、指導(dǎo)監(jiān)理督促施工單位建立施工文件和竣工檔案形成、整理、歸檔的相應(yīng)獎(jiǎng)罰制度并與經(jīng)濟(jì)利益掛鉤。把項(xiàng)目檔案工作列入項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)目標(biāo)考核，對施工技術(shù)文件、工序質(zhì)量檢查驗(yàn)收文件及單元工程驗(yàn)收評(píng)定文件按分部工程進(jìn)行檢查，并將檢查結(jié)果做為月質(zhì)量考核的一部分對各部門和具體責(zé)任人進(jìn)行獎(jiǎng)罰：每年底對各部門及有關(guān)人員的項(xiàng)目檔案管理目標(biāo)進(jìn)展及優(yōu)劣情況進(jìn)行考核和獎(jiǎng)懲。對施工文件不齊全或施工文件沒有與施工進(jìn)度同步形成，或各部門未能按要求定期移交文件的，給予相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人通報(bào)批評(píng)和處罰。

做好基本建設(shè)工程檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，有利于提高基本建設(shè)工程項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量。因此，作為基本建設(shè)工程項(xiàng)目的建設(shè)單位，一定要提高對基本建設(shè)工程檔案管理的重視程度，切實(shí)認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)基本建設(shè)工程檔案管理的重要價(jià)值，嚴(yán)格要求各參建單位認(rèn)真履行職責(zé)，將基本建設(shè)工程檔案管理的各項(xiàng)工作納入工程建設(shè)的管理工作當(dāng)中。只有這樣，才能做好檔案管理工作，保障檔案的完整性，以便在后期的使用階段為業(yè)主提供高質(zhì)量的服務(wù)。endprint