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        試析如何做好新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作

        2017-12-13 10:26:20王靜含
        贏未來(lái) 2017年5期
        關(guān)鍵詞:文書(shū)檔案新形勢(shì)事業(yè)單位

        王靜含

        摘要:事業(yè)單位的文書(shū)檔案記錄著本單位的發(fā)展歷程,是事業(yè)單位在發(fā)展中需要參照的規(guī)則依據(jù),文書(shū)檔案的管理在性質(zhì)上是一種事業(yè)單位的服務(wù)性質(zhì)的工作,在我國(guó)事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程中,體制改革逐漸深入,對(duì)文書(shū)檔案的管理工作也提出了越來(lái)越多的新要求,改善原來(lái)的不規(guī)范、無(wú)序化的管理狀態(tài),為文書(shū)檔案的使用提供更加便捷的服務(wù),為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供支持。

        關(guān)鍵詞:新形勢(shì);事業(yè)單位;文書(shū)檔案;管理

        1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

        1.1為社會(huì)事業(yè)提供信息服務(wù)

        事業(yè)單位的文書(shū)檔案是事業(yè)單位平日運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的重要基礎(chǔ)性文件,其涵蓋的內(nèi)容覆蓋事業(yè)單位日常的辦公區(qū)域,各項(xiàng)支出收入,日常任務(wù)的完成進(jìn)度,以及各個(gè)項(xiàng)目的具體情況與詳細(xì)分析。所以文書(shū)檔案是整個(gè)事業(yè)單位文件中的重要組成部分,對(duì)其進(jìn)行深入分析有著巨大的意義和價(jià)值。同時(shí),事業(yè)單位的文書(shū)檔案對(duì)其平日各項(xiàng)工作都有著極大的指導(dǎo)意義,工作人員既可以利用其作為各項(xiàng)工作的指導(dǎo)意見(jiàn),更能在遇到困難或錯(cuò)誤的時(shí)候用以分析比對(duì)找出更好的解決策略。

        1.2具有較強(qiáng)法律憑證效力

        通常情況下文書(shū)檔案是事業(yè)單位日常工作的原始檔案記錄,其中不僅囊括了領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)對(duì)各項(xiàng)決策的批復(fù)意見(jiàn),還將工作或任務(wù)的具體參數(shù)詳實(shí)記錄,因此文書(shū)檔案還能夠作為整個(gè)事業(yè)單位工作中的有效法律憑證。例如,公章是事業(yè)單位工作中最為重要的功用性憑據(jù),而文書(shū)檔案不僅將公章所使用的時(shí)間、用途進(jìn)行記錄,還保有經(jīng)手人的簽名等關(guān)鍵信息,在必要時(shí)刻可以成為法律憑證所使用。

        2 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

        2.1對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)有偏差

        在事業(yè)單位,檔案管理通常被看做附屬性工作,其中的文書(shū)檔案管理更處于說(shuō)著重視、實(shí)際忽視的尷尬地位。一些單位領(lǐng)導(dǎo)片面地認(rèn)為文書(shū)檔案管理不外是收收各部門(mén)的一般性業(yè)務(wù)資料,技術(shù)含量低,不能給單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。部分事業(yè)單位的檔案管理人員也對(duì)自己的工作性質(zhì)認(rèn)識(shí)不清,工作的主動(dòng)性、創(chuàng)新性不足。

        2.2文書(shū)檔案的管理手段落后

        由于重視不夠、經(jīng)費(fèi)不足、管理人員素質(zhì)不高,在社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化的時(shí)代,一些事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理依然處于原始的手工狀態(tài)。有的單位雖然給文書(shū)檔案管理配備了計(jì)算機(jī)、掃描儀等先進(jìn)硬件設(shè)備,但相關(guān)的應(yīng)用軟件不配套。人工編制目錄、手工抄寫(xiě)說(shuō)明、手動(dòng)查詢(xún)資料等現(xiàn)象在許多事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理和應(yīng)用中還是屢見(jiàn)不鮮。

        3 事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理措施

        3.1提高對(duì)文書(shū)檔案規(guī)范化管理重要性的認(rèn)識(shí)

        事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確文書(shū)檔案的規(guī)范化管理在單位發(fā)展進(jìn)程中的特殊價(jià)值,在經(jīng)費(fèi)保障、制度執(zhí)行、人員配置、辦公條件改善等方面支持文書(shū)檔案的規(guī)范化管理,創(chuàng)造一個(gè)文書(shū)檔案規(guī)范化管理的良好環(huán)境。文書(shū)檔案管理工作者也要對(duì)自己肩負(fù)的歷史責(zé)任有清醒的認(rèn)識(shí),摒棄傳統(tǒng)的工作理念和工作態(tài)度,將落實(shí)文書(shū)檔案規(guī)范化管理與單位的改革與發(fā)展及自身業(yè)務(wù)素質(zhì)提高緊密聯(lián)系起來(lái),努力使自己的文書(shū)檔案管理水平符合規(guī)范化管理的各項(xiàng)要求。

        3.2文書(shū)檔案管理工作機(jī)制完善

        首先,嚴(yán)格控制事業(yè)單位人員對(duì)文書(shū)檔案的應(yīng)用情況,可以采取終端電子視頻監(jiān)控、檔案應(yīng)用備案記錄的方式,加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案的安全管理,避免事業(yè)單位檔案文書(shū)資料泄露的問(wèn)題發(fā)生。其次,重新調(diào)整事業(yè)單位文書(shū)檔案管理制度,要使管理制度的制定更加符合實(shí)際需要,發(fā)揮制度管理的實(shí)際作用。

        3.3應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)

        只有合理規(guī)范地使用現(xiàn)代化技術(shù),并使用現(xiàn)代化的管理手段,才能更好提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率,并逐漸幫助整個(gè)事業(yè)單位走向現(xiàn)代化與信息化。不僅如此,在全社會(huì)不斷提升信息化的新形勢(shì)之下,事業(yè)單位從檔案入手做好現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)變,才能更好適應(yīng)社會(huì)改革的步伐,為領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)做出更為正確合理的決策夯實(shí)基礎(chǔ)。也只有做好現(xiàn)代化的管理工作,才能促進(jìn)事業(yè)單位的基層人員進(jìn)一步提升自我的素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)能力,更好向社會(huì)與廣大人民群眾所服務(wù)。

        3.4完善文書(shū)檔案管理的制度建設(shè)

        要使事業(yè)單位文書(shū)檔案管理取得好的效果,必須建立完善的管理制度,并提高相關(guān)管理者對(duì)文書(shū)檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí),明確事業(yè)單位工作人員的職責(zé),使文書(shū)檔案管理為事業(yè)單位的發(fā)展提供支持。另外,企業(yè)應(yīng)完善文書(shū)檔案管理制度,提高工作人員的工作積極性,給予優(yōu)秀員工一定的激勵(lì),并將物質(zhì)與精神激勵(lì)相結(jié)合,使員工主動(dòng)地參與到工作中,對(duì)工作不認(rèn)真的員工,要進(jìn)行批評(píng)教育,使員工能夠端正工作態(tài)度,更好地投入到工作中。

        3.5文書(shū)檔案管理工作科學(xué)規(guī)劃

        一般而言,現(xiàn)代事業(yè)單位文書(shū)檔案管理規(guī)劃分為公共資產(chǎn)檔案、人事檔案、流動(dòng)性檔案三部分。公共資產(chǎn)檔案,主要是事業(yè)單位中公共財(cái)物的綜合統(tǒng)計(jì),包括購(gòu)進(jìn)時(shí)間、作用、使用情況等等;而人事檔案部分,主要是對(duì)事業(yè)單位中從業(yè)人員的信息管理,包括編制,福利待遇等方面;流動(dòng)性檔案主要記錄事業(yè)單位日常工作開(kāi)展的相關(guān)性信息,包括日常會(huì)議記錄,項(xiàng)目工作實(shí)踐人物分配等。這樣分門(mén)別類(lèi)的文書(shū)檔案管理方式,能夠使事業(yè)單位檔案管理工作始終圍繞事業(yè)單位工作開(kāi)展的實(shí)踐情況歸類(lèi),發(fā)揮文書(shū)檔案管理工作在事業(yè)單位工作實(shí)踐中的作用。同時(shí),事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作科學(xué)開(kāi)展,也可以充分借助現(xiàn)代化技術(shù)平臺(tái),采取事業(yè)單位信息資料數(shù)字化管理,應(yīng)用數(shù)字程序,進(jìn)一步提升事業(yè)單位中文書(shū)檔案信息的整合歸納能力,形成更為流暢的檔案信息收集分析模式。

        4 結(jié)論

        事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作直接關(guān)系著事業(yè)單位的發(fā)展。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步,事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作還存在一些問(wèn)題,需要進(jìn)行改革創(chuàng)新。并且在新時(shí)期的發(fā)展中,數(shù)字化、信息化已經(jīng)是事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的必然要求。因此,文書(shū)檔案管理者要不斷提高自身的綜合素質(zhì),利用信息技術(shù)做好事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作。

        參考文獻(xiàn):

        [1]梁威.新時(shí)期事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀及強(qiáng)化措施[J].赤子(上中旬),2017(06):153.

        [2]劉瑩.新時(shí)期事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理工作探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(13):117.

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