陳偉

摘 要：社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。是社會(huì)保險(xiǎn)管理工作中最基礎(chǔ)的工作之一，也是提高社會(huì)保險(xiǎn)管理工作水平，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)規(guī)范化建設(shè)的必備條件。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；業(yè)務(wù)檔案；管理

人力資源和社會(huì)保障部、國家檔案局于2009年7月23日，聯(lián)合發(fā)布了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》。管理規(guī)定中指出社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。本人從事社會(huì)保險(xiǎn)管理工作多年，現(xiàn)就社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

1 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的具體內(nèi)容

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是指社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作中形成的，記錄單位和個(gè)人繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、社會(huì)保險(xiǎn)待遇核發(fā)及基金收支、管理情況應(yīng)長期保存的文字、圖表、賬冊(cè)、數(shù)字信息等原始記錄，是全面、系統(tǒng)記錄參保單位和勞動(dòng)者個(gè)人參保、繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，計(jì)發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要憑據(jù)。主要包括：

1、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦中形成的各類基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)資料：（1）參保單位參保登記、變更、注銷信息資料。（2）參保單位繳費(fèi)工資基數(shù)申報(bào)資料及個(gè)人賬戶對(duì)賬資料。（3）參保單位及個(gè)人繳費(fèi)工資基數(shù)核定資料及社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳計(jì)劃資料。（4）個(gè)人參保、續(xù)保及基礎(chǔ)信息變更資料。（5）社會(huì)保險(xiǎn)各項(xiàng)待遇申報(bào)、核定、發(fā)放資料。（6）其他業(yè)務(wù)資料。

2、向上級(jí)部門報(bào)送的各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和會(huì)計(jì)報(bào)表。

2 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的意義

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是一種用于全面、詳細(xì)記錄單位和個(gè)人在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的參保和繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)等情況，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的專業(yè)檔案，是最終向參保人員發(fā)放社會(huì)保險(xiǎn)待遇的依據(jù)。檔案內(nèi)容涉及具有保存價(jià)值的專業(yè)性材料，如紙質(zhì)材料、電子文檔、聲像材料等。社會(huì)保險(xiǎn)檔案的內(nèi)容主要由三部分組成：各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的綜合信息；參保企業(yè)、參保人員、參保離退休人員的基本信息；社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)臺(tái)賬等。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦管理部門的基礎(chǔ)工作，在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮著不可替代的作用。加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的需要，也是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)自身發(fā)展的必然要求，更有利于提高社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)水平和質(zhì)量。

3 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作環(huán)節(jié)和程序

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的環(huán)節(jié)主要包括原始業(yè)務(wù)資料的收集、整理、移交、歸檔、庫房管理、查閱利用、統(tǒng)計(jì)編研、鑒定銷毀等。

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的程序應(yīng)堅(jiān)持“誰經(jīng)辦、誰收集”的原則。各業(yè)務(wù)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)作為業(yè)務(wù)檔案形成部門，應(yīng)指定專職檔案人員定期將分散在本部門各崗位人員手中已辦結(jié)的各種內(nèi)容、形式和載體的社保業(yè)務(wù)資料收集齊全，辦理移交手續(xù)后，按照業(yè)務(wù)檔案管理要求分類管理，并按業(yè)務(wù)辦結(jié)時(shí)間進(jìn)行整理、排列、編號(hào)、裝訂組卷，按要求填寫卷內(nèi)文件目錄后，及時(shí)向單位檔案室辦理移交歸檔。單位檔案室經(jīng)檢查、清點(diǎn)、確認(rèn)所移交的業(yè)務(wù)檔案完整無誤，符合檔案管理要求后與業(yè)務(wù)部門辦理移交手續(xù)，進(jìn)行檔案立卷入庫處理。立卷的業(yè)務(wù)檔案按順序裝入檔案盒保存，并按擬訂的編號(hào)順序排列上架，同時(shí)根據(jù)工作需要編制配套的檢索工具，方便業(yè)務(wù)檔案的查詢和管理，并嚴(yán)格按照制定的業(yè)務(wù)檔案借閱制度和檔案室工作制度對(duì)庫存業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理和利用。

4 做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的幾點(diǎn)看法

（一）提高認(rèn)識(shí)，把社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理擺在重要位置。人力資源部作為企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦部室，要高度重視，以對(duì)現(xiàn)實(shí)負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)參保人員負(fù)責(zé)的責(zé)任感，切實(shí)把社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作納入社會(huì)保險(xiǎn)工作的重要議事日程，納入目標(biāo)管理之中。一是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的順利開展提供強(qiáng)有力的組織保證。二是落實(shí)目標(biāo)責(zé)任制，將社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理和社保業(yè)務(wù)工作同部署、同實(shí)施、同檢查、同考核。三是完善各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范管理。管理制度是促進(jìn)依法治檔和作好日常社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的依據(jù)和保證。力求制度細(xì)化、具有可操作性和指導(dǎo)性，具有明確的約束性，促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。

（二）加強(qiáng)管理，把住社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案質(zhì)量關(guān)。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案形成于日常的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作中，能否做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作，關(guān)鍵在于能否抓住日常工作這個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，打好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案涉及的內(nèi)容多，涉及的人員廣，因此要嚴(yán)格按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》中明確的歸檔項(xiàng)目及內(nèi)容，在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄作為歸檔的內(nèi)容。在業(yè)務(wù)經(jīng)辦中重點(diǎn)要把握好一是登記環(huán)節(jié)、征繳環(huán)節(jié)等環(huán)節(jié)。二要明確誰來歸。要做到責(zé)任到人，每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的具體經(jīng)辦人員要負(fù)責(zé)該環(huán)節(jié)材料的收集、整理、裝訂工作，經(jīng)專職檔案管理人員審核合格后移交檔案室，再由檔案員確定保管期限、編號(hào)后歸檔。三要明確怎么歸。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集時(shí)注意把有查考利用價(jià)值的材料收集完整，發(fā)現(xiàn)有缺失的及時(shí)補(bǔ)齊，做到真實(shí)完整。檔案整理時(shí)要使用檔案部門規(guī)定的統(tǒng)一制作的專用卷皮、卷盒和裝訂材料，每本卷都制作《案卷全引目錄》和《卷內(nèi)備考表》，在各項(xiàng)簽字完整的基礎(chǔ)上做好收集、利用等情況記載，認(rèn)真填寫卷皮內(nèi)容，做到清晰、明確。在檔案整理過程中，要始終堅(jiān)持科學(xué)分類、合理組卷的原則。制定科學(xué)、清晰的工作流程和方法，對(duì)業(yè)務(wù)資料的鑒別、分類、排序、編目、裝訂等工作做了詳細(xì)的規(guī)范，做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

（三）完善社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施。檔案基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理的物質(zhì)條件。要重視檔案工作的投入，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，做到庫房與查閱、辦公三分開。檔案室要安裝防盜門窗，配置空調(diào)和符合國家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的密集架及卷皮、卷盒等。

（四）加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員的技能和素質(zhì)。檔案管理人員擔(dān)負(fù)著對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等基本工作，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)也是搞好檔案工作的首要前提。檔案人員必須在思想上具有高度的責(zé)任心，在業(yè)務(wù)上要求做到熟、精、勤。要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)際工作能力。使檔案人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，了解和掌握了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案基礎(chǔ)知識(shí)，掌握檔案整理工作的技能、流程和方法。要經(jīng)常開展經(jīng)驗(yàn)交流，提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平，互相取長補(bǔ)短，開闊視野，改進(jìn)工作中不足，提高工作效率。

加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作十分必要。不斷提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平，為企業(yè)參保人員提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)，使社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作和人力資源部其他工作整體推進(jìn)、協(xié)調(diào)發(fā)展，保證企業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)參保人員的利益有重要的意義。endprint