張建萍

摘 要：人事檔案管理工作是人事工作的一個重要部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)，為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，人事檔案改版是順應新時期人事檔案管理需求做出的一個重要實踐，是加強檔案材料全面管理的重要探索，達到人事檔案管理工作標準化、規(guī)范化與制度化目標，對以后更好地開展干部考察與選拔任用具有重要意義，而且也促進了人事檔案管理工作現(xiàn)代化的發(fā)展需求，本文正是基于此，結(jié)合當前形勢闡述了全面提升人事檔案工作從整理到管理水平的解讀，并提出建議、對策。

關鍵詞：人事檔案；改版；提升管理水平

人事檔案是企業(yè)人力資源管理的重要組成部分，是人事管理制度的一項重要特色，企業(yè)人事檔案管理工作是組織人事部門工作中的一個重要組成部分，是做好人事工作的基本前提，是干部管理的一項重要任務。干部人事檔案工作做得好不好，直接影響到干部工作的效率和質(zhì)量，同時也是衡量一個單位、一個部門干部工作水平的標志之一。傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案管理方法已經(jīng)完全不適應企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展需要，所以企業(yè)必須通過現(xiàn)代化及科學化的手段對人事檔案進行全面改版，提高企業(yè)人事檔案在市場經(jīng)濟中的適應能力。

1 人事檔案整理工作中存在的問題

（一）檔案材料存在部分失真現(xiàn)象。在人事檔案管理審核過程中，發(fā)現(xiàn)部分檔案中“三齡二歷一身份”有出入、學歷材料不全等現(xiàn)象，這些情況的出現(xiàn)，使個人檔案喪失了真實性、權威性、嚴肅性。因此，我們在改版過程中對每卷檔案進行專項審核，并及時補充所缺材料，以確保人事檔案的真實、完整性。

（二）檔案材料歸檔不及時。部分應歸檔材料歸檔不及時，或已歸檔材料內(nèi)容不合格，有些個別人也不夠重視，取得學歷材料有些存放在個人手里或不知去向，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低，這些現(xiàn)象破壞了人事檔案的整體性，給人事檔案的管理帶來不利

（三）人事檔案分類不準確、較模糊。分類就是將人事檔案材料，按照材料的主要內(nèi)容來確定類別，人事檔案管理分類的不準確不利于企業(yè)人事檔案的利用并對相關查閱工作帶來不便。

（四）歷史遺留問題較多。整理檔案過程中，發(fā)現(xiàn)卷內(nèi)散材料多，沒有進行分類、標注件號及頁碼，排序無規(guī)律，不利于檔案的利用、保管保護，沒有很好地體現(xiàn)出檔案的利用價值。

2 全面提升企業(yè)人事檔案管理水平及對策

（一）人事檔案改版工作的作用。人事檔案改版工作是對延續(xù)了幾十年的人事檔案管理工作一次全面改革，不但統(tǒng)一了標準A4紙型，將人事檔案材料分類標準也進行了更加合理的規(guī)范，而且使人事檔案管理人員從對材料的剪栽、貼粘等工作程序中解放出來，將更多的精力投入到管理好人事檔案工作中，充分發(fā)揮人事檔案的提供利用功能。

（二）人事檔案改版工作的主要內(nèi)容。1、檔案分類發(fā)生變化。檔案材料的分類由原來的10大類13小類，變更為16小類整理要求，更改檔案材料頁碼編碼方式改變。以往編碼方式采用圖書編碼，現(xiàn)改為從封面開始逐頁編頁碼，凡有文字的都需編寫頁碼；2、檔案外觀的變化。更換原有的檔案卷夾、檔案袋及人事檔案材料用紙，人事檔案材料用紙統(tǒng)一采用國際標準A4用紙，檔案盒背脊標簽項目在原有 “姓名”、“籍貫”或“單位”基礎上，采用集團公司統(tǒng)一規(guī)格，增加了“中國石油標識”、“人員編號”、“位置”、“二維碼”項目，對于檔案背脊標簽、檔案目錄，均由人力資源管理系統(tǒng)（ERP）自動生成，檔案目錄的分類、頁碼的編寫等也進行了規(guī)范性的調(diào)整；3、ERP系統(tǒng)中檔案模塊卷內(nèi)目錄內(nèi)容修改。因材料分類、排序、編頁碼發(fā)生變化，ERP信息條目需做相應修改、補充并錄入新增條目，使紙質(zhì)檔案與ERP條目保持一致、完全對應；4、重新打印檔案卷內(nèi)目錄。因材料分類及頁碼發(fā)生改變，故卷內(nèi)目錄也會發(fā)生改變，需按要求統(tǒng)一用A4標準紙型打印帶有二維碼新目錄，并從系統(tǒng)中彩打帶有二維碼的新標準規(guī)格背脊標簽。

（三）加強對檔案管理質(zhì)量的提升。上級領導重視及關心是做好檔案管理工作的關鍵，在此次人事檔案改版工作環(huán)節(jié)中，單位各級領導高度重視，加大了對人事檔案管理工作的支持和保障力度，為此，檔案管理工作人員的責任意識、崗位重要性意識也明顯加強，并且在限定的時間內(nèi)提前圓滿完成了改版工作量，根據(jù)人事檔案改版工作，加強了對檔案管理工作規(guī)范性及高效性的管理要求，從而提高企業(yè)檔案管理的整體水平。

（四）提升檔案管理信息化水平。人事檔案是人才信息資源庫，除了及時收集、補充人事動態(tài)材料以保證人事檔案的獨立性和完整性外，還要合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理中，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。

（五）加強檔案管理人員培養(yǎng)及綜合素質(zhì)的提高。檔案管理人員作為檔案管理的工作人員，不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、敬業(yè)精神和積極進取的精神，還應懂得專業(yè)技能和信息系統(tǒng)的應用，在人事檔案管理方面更應具有高尚的品格，過硬的業(yè)務能力，嚴格的組織紀律，檔案人員的綜合素質(zhì)直接影響企業(yè)的檔案管理水平，加強檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高具有重要意義，檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不僅能夠提高企業(yè)檔案管效率，而且能夠很好的促進企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，這樣才能適應人事檔案管理工作現(xiàn)代化的需要。

3 結(jié)束語

本文通過對人事檔案整理工作存在的問題、改版工作內(nèi)容、全面提升企業(yè)人事檔案管理水平及對策的研究分析等，明確了干部人事檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性。為了更好的加強企業(yè)的檔案管理工作，企業(yè)應該從積極落實責任追究制度、加強對檔案管理質(zhì)量的提升、提升檔案管理信息化水平、加強檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高等多個方面全面開展工作，只有這樣，才能夠更好的提高企業(yè)的工作效率，檔案工作不僅會成為領導和各部門的參謀助手，也會為英才的蓬勃發(fā)展奠定良好的基礎。endprint