梁雪貞

新時代檔案管理的規(guī)范化研究

梁雪貞

本文采用大量文獻分析法、比較法，分析了文件材料收集管理規(guī)范化、明確歸檔范圍、完善檔案管理制度、加強檔案管理人員的教育培訓四條實現檔案管理規(guī)范化的措施，得出新時期通過采取有效措施實現檔案管理規(guī)范化具有可行性的結論。

新時代 信息 檔案管理 規(guī)范化

在知識科技時代，正確認識檔案管理規(guī)范化建設的重要性是必需。因隨著時代的進步信息已成為社會的發(fā)展先鋒，我們要懂得利用及收集好這些信息資源，更使檔案載體豐富多樣。從而推動檔案管理體制的標準化與規(guī)范化高科技的發(fā)展。一方面，企、事業(yè)單位檔案種類較多，比如醫(yī)院。在繁忙的醫(yī)療業(yè)務活動中，每天都要保留大量的業(yè)務歸檔材料，如病案、財務、影像資料等，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，要占用很大的庫房。另一方面，高科技的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現多元化。因而采用數據庫的形式進行歸檔也是檔案管理發(fā)展的必由之路。檔案資料量大、類別多，可采用相應的高科技手段，特別是對資料實行數據庫管理，這大大地減少貯存庫房，亦方便檢索，使檔案得到更完善的管理。

新時代背景下檔案管理規(guī)范化可充分發(fā)揮檔案作用，全面提高企業(yè)或者單位的檔案管理水平效率和管理質量，有效的保護和利用檔案[1]。我國在新時期步入信息化時代，在這種背景下許多企業(yè)和單位引進先進信息化技術重新構建檔案管理體系。重新構建檔案管理體系時應遵守管理規(guī)范化的原則，本文主要研究新時代檔案管理的規(guī)劃化。

一、文件材料收集管理規(guī)范化

文件材料收集管理作為公司或者企業(yè)檔案管理的基礎，實現文件材料收集規(guī)范化、管理規(guī)范化是檔案管理規(guī)范化的基礎條件。新時代背景下大部分企業(yè)對文件材料的收集都是通過網絡進行，比如BIM技術運用進公司、企業(yè)、工程管理中后可實現信息共享，它統(tǒng)一了表格、文本的格式、標準，BIM管理網絡中只要一個地方的信息、資料更新、更改，其它管理系統(tǒng)會自動完成材料的更新?；谛畔⒐蚕淼臋n案管理體系，文件材料收集管理人員只需要將系統(tǒng)中各子系統(tǒng)的材料更新、修改統(tǒng)一整理歸檔即可。實現文件材料收集管理規(guī)范化的具體措施指定專人負責文件材料的管理，文件材料經各部門整理后經總經理審閱批準后由檔案管理人員進行整理歸檔。由多個部門合作完成的項目，在完成過程中形成的文件資料由主辦部門或者主辦部門檔案管理人員進行收集，整理之后交由行政部門的檔案管理人員進行整理歸檔。此外該項目的會議文件也由行政部門檔案管理人員進行整理歸檔，收集時必須確保檔案的全面性、及時性，為規(guī)范化檔案管理打好堅實基礎。

二、明確歸檔范圍

文件材料歸檔范圍作為檔案管理的重要組成部分，對檔案管理具有重要作用。如果一個企業(yè)、單位或者工程的歸檔范圍不明確，就無法確定文件、材料收集的范圍，無法確定檔案內容的范圍，若這些都不確定檔案管理人員便失去規(guī)范化管理的標準，不但影響檔案管理的效率還會影響檔案管理的質量，也無法保證檔案的完整性。最終使檔案管理制度流于形式，企業(yè)或者單位各部門失去檔案整理的標準，檔案管理規(guī)范化也無從實現。此外歸檔范圍不明確會使檔案管理評價對象無法確定，如此便不能運用層次分析法和模糊評價法進行檔案管理評價，繼而影響檔案管理績效考核作用的發(fā)揮。因此明確檔案管理是實現檔案管理規(guī)范化的重要措施，其具體做法是通知、報告、決議、總結等重要文件材料全部歸檔，單位或企業(yè)內部各部門的來往文書全部歸檔，企業(yè)與其它單位、政府機構等來往的文件歸檔。明確合同、協議書等文件材料歸檔的范圍，明確員工勞動、工資、福利等方面的歸檔范圍，明確重大項目和重要活動文件資料的歸檔范圍[2]。

三、完善檔案管理制度

進入信息化新時代后社會對檔案管理工作的時效性要求逐漸提高，在這種形勢下檔案管理規(guī)范化、標準化的呼聲越來越高。但是我國大多數企業(yè)、單位的檔案管理制度不完善，缺乏相應的考核制度、評價制度、監(jiān)督制度和激勵制度等，導致檔案管理人員工作懈怠，缺乏責任心和積極性，在實際工作中不能有效約束工作行為。檔案管理工作比較枯燥、煩悶也是管理人員不加約束工作行為的主要原因，這些問題都會嚴重影響檔案管理的效率和質量，阻礙我國檔案管理的發(fā)展。因此實現規(guī)范化、標準化檔案管理必須完善檔案管理制度，從根本上解決檔案管理過程中出現的各種問題。完善檔案管理制度的具體做法是明確檔案管理人員的崗位職責，將檔案管理責任落實到各個部門，完善檔案管理的考核制度、評價制度、激勵制度和監(jiān)督制度等。比如完善檔案利用制度，規(guī)定借閱、利用檔案文件材料的人員、部門、單位等，完善檔案借閱流程，規(guī)定借閱檔案者必須按照公司規(guī)定填寫檔案借閱單，經由上級主管、經理簽字后才能借閱。明確借閱期限，到期后檔案管理人員及時催還歸檔。對紙質檔案丟失、損壞、逾期不還等部門或者人員制定懲罰措施，數字化檔案管理系統(tǒng)的各個子系統(tǒng)設置密碼，借閱到期后由檔案管理人員定期更改密碼收回借閱權限。制定保密規(guī)則，一旦發(fā)現借閱者將企業(yè)檔案內容泄露出去，根據檔案泄露內容對企業(yè)造成的損害程度進行懲罰等[3]。

四、加強檔案管理人員的教育培訓

檔案管理人員缺乏專業(yè)技能和責任心是導致檔案管理失去規(guī)范、標準的主要原因，針對這個問題企業(yè)應加強檔案管理人員的教育培訓，提高檔案管理人員的綜合素質，為檔案管理的規(guī)范化打下堅實基礎。檔案管理人員綜合素質不高主要表現在不熟悉檔案利用制度、規(guī)則和檔案整理要求，不熟悉檔案利用制度、規(guī)則主要表現在不熟悉檔案借閱流程、借閱期限和借閱規(guī)則等，導致檔案利用管理不規(guī)范、不標準，影響檔案管理整體水平。不熟悉檔案整理要求主要體現在檔案管理人員不遵循文件、材料的規(guī)律、特點進行整理歸檔，不知怎么區(qū)分檔案的價值、聯系、區(qū)別，導致檔案管理混亂，在整理歸檔時很多信息流失。整理歸檔時工作態(tài)度不嚴謹，致使檔案文件、材料的種類、份數、頁數歸檔不整齊。不熟悉檔案內容信息共享的范圍，導致部分絕密檔案內容泄露。此外管理人員不熟悉現代信息化技術，不能熟練掌握信息化檔案管理系統(tǒng)軟件運用的技巧，也是影響檔案管理效率和質量的主要因素。針對這些情況企業(yè)應加強檔案管理人員專業(yè)技能的培訓，加強檔案管理人員思想道德素質、職業(yè)素質的教育，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技能和責任心，為檔案管理規(guī)范化打下堅實基礎[4]。

五、結語

我國檔案管理存在的問題主要有管理人員缺乏責任心，檔案管理工作態(tài)度不嚴謹，缺乏相應的專業(yè)技能，檔案管理制度不完善、歸檔范圍不明確、檔案文件材料收集不規(guī)范等。在新時期我國步入信息化時代，社會對檔案管理的要求愈加苛刻，因此企業(yè)應通過加強檔案管理的措施實現檔案管理規(guī)范化，提高檔案管理的效率和質量，促進我國檔案管理的發(fā)展。

[1]楊華,鄒麗欣,梁秀雪.實現檔案工作的規(guī)范化和標準化管理應該怎樣做[J].民營科技,2013(13):172.

[2]周亞娟.淺談如何推進廣電行業(yè)檔案管理規(guī)范化標準化[J].黑河學刊,2014(3):133~133.

[3]劉燕紅.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].管理研究,2015(3):26~27.

[4]郭素.信息技術在地勘單位檔案管理中的應用[J].信息技術,2017(11):262~262.

（作者單位：肇慶市高要區(qū)人民醫(yī)院）