胡冬梅

提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

胡冬梅

本文仔細(xì)研究了目前檔案管理工作存在的問題，并對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑提出了自己的觀點(diǎn)。

檔案管理 科學(xué)化水平 路徑

近年來，提高檔案的管理科學(xué)化水平，使檔案管理更加規(guī)范，已經(jīng)引起不少單位的重視和改進(jìn)，但目前我國(guó)很多單位、企業(yè)的檔案管理科學(xué)化水平仍然不高，檔案價(jià)值未能得到充分發(fā)揮。

一、我國(guó)目前檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理重視程度不夠

盡管檔案管理已經(jīng)引起了國(guó)家的日漸重視，但是一些地方和單位認(rèn)為，檔案管理是一件費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事情，而且在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的意義不大，沒有必要在檔案管理方面放太多精力。這具體表現(xiàn)在，不夠及時(shí)地對(duì)一些文獻(xiàn)資料保存，一些重要檔案資料沒有得以保留，檔案建設(shè)流于形式，這些都影響著檔案管理工作的科學(xué)開展[1]。

（二）檔案管理制度不完善

我國(guó)很多企業(yè)、單位檔案管理工作混亂，追其原因，在于其檔案內(nèi)部管理體系還不完善，相當(dāng)一部分企業(yè)、單位內(nèi)部缺乏相應(yīng)的制度保障和統(tǒng)一管理；另外，隨著信息時(shí)代的到來，伴隨而來的是龐大的檔案數(shù)據(jù)量，在有限的工作時(shí)間里，要使管理人員有效率有質(zhì)量的去完成檔案管理工作，就需要單位內(nèi)部制定相應(yīng)的檔案管理制度，另外，現(xiàn)在檔案管理盡管實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)和處理的功能，但是由于體制原因，檔案資源并沒有實(shí)現(xiàn)公開查詢使用，不能充分發(fā)揮檔案資源的真正價(jià)值，影響了檔案事業(yè)的快速、科學(xué)化發(fā)展。

（三）檔案工作者素質(zhì)不高

檔案工作人員直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，因此檔案工作人員的素質(zhì)高低尤為重要，尤其進(jìn)入信息時(shí)代以來，不僅信息更新非?？?，而且信息的數(shù)據(jù)量也是相當(dāng)驚人的，這就要求檔案管理工作人員要與時(shí)俱進(jìn)，不但需要不斷地加強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)技能，還要不斷提高自身的綜合素質(zhì)來適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。但是我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理隊(duì)伍缺乏相應(yīng)培訓(xùn)機(jī)制與自學(xué)機(jī)制，整體素質(zhì)有待提高。

（四）檔案利用度不夠

對(duì)于檔案來說，其最大的價(jià)值在于能夠充分利用來服務(wù)現(xiàn)代生活，然而在我國(guó)的企業(yè)、單位大多數(shù)的檔案管理工作中，很多檔案只是單純保存起來，變成一種死的資源，另外還存在公眾查詢檔案資源困難的情況，依然有很多檔案館只服務(wù)于機(jī)構(gòu)，存在封閉式的現(xiàn)象，只有一部分檔案館是小范圍的向公眾開放，檔案的價(jià)值和作用尚未得到充分的發(fā)揮[2]。

二、進(jìn)一步提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

首先要強(qiáng)化單位的檔案管理意識(shí)，檔案管理工作者要深入了解檔案管理的發(fā)展戰(zhàn)略，及時(shí)進(jìn)行資料信息更新，不僅要收集好檔案資料，同時(shí)還要對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、歸檔，深入挖掘檔案價(jià)值，保障檔案資料的質(zhì)量，從而使用戶能夠更加效率、精準(zhǔn)的查詢、使用信息。另外，隨著時(shí)代的變化，檔案服務(wù)工作也要及時(shí)地改變服務(wù)觀念，服務(wù)對(duì)象要從局限于機(jī)構(gòu)學(xué)者逐漸面向普通民眾，檔案管理也要從轉(zhuǎn)封閉式為開放式。

（二）加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化的管理，需要不斷地加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)，這就需要通過立法來建立相關(guān)的規(guī)章制度和法律法規(guī)來完善管理體系，另外，在企業(yè)、單位內(nèi)部建立相應(yīng)的監(jiān)督管理制度，以業(yè)務(wù)考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、責(zé)任追究等多種方式來深化內(nèi)部體制改革，同時(shí)還要加強(qiáng)管理人員對(duì)檔案管理思想上的重視，只有意識(shí)到檔案科學(xué)管理的重要性，才會(huì)在工作中發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)很重要，它的高低直接決定著檔案管理的質(zhì)量，在新形勢(shì)下，檔案管理工作人員一方面需要逐漸培養(yǎng)自己深厚的職業(yè)情感和敬業(yè)精神，另一方面需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自己的實(shí)踐能力和操作管理技能，在工作中要善于自我管理。能積極自省，勇于自學(xué)，以跟上時(shí)代的步伐。與此同時(shí)，單位加大投資，積極培養(yǎng)檔案管理人才，對(duì)檔案管理人員定時(shí)開展計(jì)算機(jī)技術(shù)以及檔案資料等相關(guān)的培訓(xùn)課程，通過不斷的教育培訓(xùn)，使管理人員發(fā)展成為新型的檔案管理人才[2]。

（四）提高檔案管理的利用度

目前我國(guó)的檔案管理利用度仍然不高，然而，檔案資料的核心在于能夠充分利用為人民服務(wù)，因此，為使檔案的價(jià)值可以最大化的得以發(fā)揮，并產(chǎn)生相應(yīng)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，就需要進(jìn)一步提高檔案管理的利用度，把“死檔案”變成 “活資源”。這對(duì)于檔案管理工作來說，一方面需要轉(zhuǎn)變觀念，擴(kuò)大檔案資料對(duì)公眾的開放度，另一方面要能夠從海量的檔案資料里篩選出對(duì)現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展有價(jià)值的東西，并對(duì)非保密信息進(jìn)行公開，方便用戶查閱，充分實(shí)現(xiàn)檔案的潛在價(jià)值。

三、結(jié)語

總的來說，在檔案管理工作中，要不斷強(qiáng)化檔案管理者的管理意識(shí)，并不斷深化企業(yè)、單位內(nèi)部檔案制度改革，不斷提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，與此同時(shí)，在信息化社會(huì)要加強(qiáng)檔案人才的培訓(xùn)工作，以此來全面提高工作人員的綜合素質(zhì)，不斷提高檔案的管理質(zhì)量，并擴(kuò)大檔案資料的開放程度，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，有效發(fā)揮檔案在社會(huì)發(fā)展中的重要作用。為我國(guó)社會(huì)發(fā)展中的各行各業(yè)得到可靠的資源保障，為全面實(shí)現(xiàn)我國(guó)走向小康社會(huì)的目標(biāo)更近！

[1]李國(guó)蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會(huì)科學(xué),2011(1):174～176.

[2]馮小澤.論提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].華人時(shí)刊(下旬刊),2014(5):214.

（作者單位：武漢市農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣中心）