摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，陳舊的檔案管理方法不能與現(xiàn)在的社會相適應(yīng)。如果檔案的管理效果與現(xiàn)實的工作需要不能相符合，將會對我國檔案管理效率帶來較大的影響。無論是什么單位，在其本身的經(jīng)營階段，檔案管理自動化建設(shè)環(huán)節(jié)一般都有著很主要的作用，檔案管理能力的強弱會直接對單位本身系統(tǒng)的管理水準產(chǎn)生不同程度的影響。所以，現(xiàn)在我國的一些單位及單位如果想獲得穩(wěn)健的進步與發(fā)展，就一定要對本單位的檔案管理的效率實行科學(xué)合理的提高。筆者對現(xiàn)在我國現(xiàn)代檔案管理過程中存在一些問題進行分析，并在分析的結(jié)論上對提高檔案管理自動化建設(shè)自動化的方法實行認真的探究。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；檔案管理自動化

在單位的管理工作中，檔案管理是其主要的組成部分之一，可以有效保障相應(yīng)工作的有序開展。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，面對更為復(fù)雜的管理情況，檔案管理不僅需要持續(xù)地進行創(chuàng)新與改革，還要與現(xiàn)代社會的發(fā)展步伐相統(tǒng)一，只有這樣才能將其自身的優(yōu)勢作用充分得以發(fā)揮，同時也能使的工作人員在搜索與查找相關(guān)信息時更為便捷，讓辦公自動化檔案管理在整體上得到顯著提高。如何讓檔案管理得到進一步的完善與創(chuàng)新，從而也能使管理水平得到提升，這就需要對檔案管理過程中的一些問題進行深刻的分析，唯有如此，方能獲得良好的解決措施，使的檔案管理自動化建設(shè)發(fā)揮出重要的管理功能與價值作用。

1 當前我國檔案管理的現(xiàn)狀分析

檔案管理是單位或個人組織在參加社會實踐活動過程中所積累下來的活動信息，通過檔案可以完整地進行清晰的記錄，這是保證未來社會發(fā)展與科技進步的重要參考。目前由于檔案管理在單位的實際管理中，沒有引起領(lǐng)導(dǎo)人的重視，或者因其跟不上當前的管理發(fā)展需求，使其在發(fā)展上遭受一定程度的阻礙，這不僅嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)實價值與作用發(fā)揮，還為單位的可持續(xù)發(fā)展帶來一定影響。

1.單位的重視程度不夠。根據(jù)現(xiàn)在時代的情況來說，我國大部分的單位并沒對本身的檔案管理自動化建設(shè)給予高度的重視，只是單一的把它作為同合同文件管理一樣的工作事項，使單位的檔案管理成了工作人員的次要工作。除管理一些合同與人事的檔案以外，沒能對別的資料給予重視管理。還因較多單位的檔案管理規(guī)定并不健全，使大多數(shù)的客戶信息與業(yè)務(wù)材料全部交給不相關(guān)職位的工作人員實行管理，發(fā)生人員流動的情況時，便很容易弄丟一部分主要的資料，從而使單位的相關(guān)業(yè)務(wù)工作受到不同程度的影響。

2.管理人員專業(yè)素質(zhì)不高?，F(xiàn)在我國雖說有的單位已開始對檔案的自動化管理工作重視起來，但仍然還是沒有使辦公自動化檔案的管理工作真正發(fā)揮其應(yīng)有的價值作用，產(chǎn)生這樣情況的最根本因素是因為有關(guān)的檔案管理自動化建設(shè)人員自身的專業(yè)素質(zhì)與工作能力不足。一方面，檔案的分類不合理，導(dǎo)致不能有效應(yīng)用檔案信息，致使資料數(shù)據(jù)獲得的時間受到制約，因而使檔案管理在現(xiàn)在單位中的作用很難實現(xiàn)，另一方面，大多數(shù)的檔案管理自動化建設(shè)人員對檔案管理的理論知識掌握不到位，所以就使有關(guān)的管理人員不能有效意識檔案管理的重要性，導(dǎo)致工作態(tài)度出現(xiàn)問題，對檔案的管理造成嚴重影響。

3.缺少安全保障機制。因為現(xiàn)在有些單位對檔案管理并沒重視，這也使檔案管理其安全不能獲得保障。一方面因為檔案管理人員沒有重視檔案管理自動化建設(shè)的重要，導(dǎo)致存檔的時候產(chǎn)生信息的丟失與損壞情況，另一方面單位沒有對檔案管理自動化建設(shè)給予重視，嚴重的忽視了檔案的保密工作，還因檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案信息丟失情況時常發(fā)生，從而造成單位嚴重的損失。大多數(shù)單位缺少網(wǎng)絡(luò)安全認識，在計算機的檔案管理自動化建設(shè)中，這也會產(chǎn)生很大的安全隱患。

4.缺乏信息化管理。雖然現(xiàn)在部分單位的管理規(guī)范都已對傳統(tǒng)紙質(zhì)的辦公自動化方式實行了轉(zhuǎn)型，信息化的辦公自動化方式也得到了普遍的應(yīng)用，但單位在檔案管理環(huán)節(jié)上，還仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公自動化模式，這不僅影響了大多數(shù)單位的檔案管理沒有達成信息化，更對單位各部門在使用與查找時，產(chǎn)生了一定程度的限制，達不到方便快捷的使用要求，嚴重阻礙了單位的進步與發(fā)展，并且在不同程度上降低了單位的檔案管理自動化。

2 提高檔案管理自動化建設(shè)的具體措施

檔案管理是一項非常重要的工作，而且對單位起到了無可替代的作用，尤其是在信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用之后，使檔案管理自動化建設(shè)既得到了前所未有的發(fā)展，同時也因此而提高了檔案管理自動化。隨著檔案管理的實際作用與關(guān)注度的提升，在業(yè)務(wù)能力與技術(shù)管理方面仍需不斷推進，使其更為適應(yīng)新時代單位的發(fā)展需求。

1.加強對檔案管理的重視程度。如要使檔案管理自身的作用獲得有效的發(fā)揮，就一定要對的檔案管理制度實行合理科學(xué)的建設(shè)與完善。在實施此項工作之前，主要是要提升單位內(nèi)部工作人員對于檔案管理重要性的認識程度。應(yīng)增強檔案管理人員對檔案管理重要性的深刻認識，組織定期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中向檔案的管理人員傳授檔案的管理理論，與此同時還需對其講述檔案管理的重要性。只有如此才可以使單位的所有成員慢慢的產(chǎn)生統(tǒng)一性的檔案管理意識，從而使的檔案管理自動化建設(shè)可以健全。

2.提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。作為單位來講，應(yīng)注重檔案管理人員的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，不僅要定期的組織相關(guān)的基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，還應(yīng)結(jié)合相關(guān)人員的具體情況，進行重點培養(yǎng)。無論是新職工，還是老職工，都要在檔案基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)中，加強對專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，不僅要掌握現(xiàn)代化的檔案管理操作系統(tǒng)，還要同時進行熟練的信息化管理，保障檔案管理的安全有效性。只有不斷提升檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)，才能對接當前的市場經(jīng)濟化需求，對單位發(fā)展起到有效的推動作用。

3.增強檔案管理的安全性。檔案管理自動化對現(xiàn)在的單位有很重要的作用，只有檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。第一，建立健全相關(guān)的保密制度與規(guī)定，并以此對相應(yīng)的檔案管理自動化建設(shè)人員實行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性。第二，單位應(yīng)主動推廣計算機知識與網(wǎng)絡(luò)安全知識，使單位內(nèi)部的所有工作人員都能擁有網(wǎng)絡(luò)安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴重后果加以宣講，同時增強計算機管理部門對網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度。

4.實現(xiàn)檔案管理的有效運用集成化信息化管理體系。單位在實行檔案管理自動化建設(shè)的工作中，應(yīng)加強對實物檔案資料的管理，并結(jié)合計算機檔案管理形成新的管理模式。在實現(xiàn)單位檔案的信息化管理過程中，不僅要積極主動對集成化的信息管理措施加以運用，還應(yīng)通過計算機的精細化管理對檔案信息進行分類、編號，并對單位各部門的具體情況與信息性質(zhì)進行科學(xué)的、規(guī)范的檔案分類管理。

3 結(jié)語

總的來說，檔案管理與單位中其他項的工作內(nèi)容都有直接或間接的關(guān)系，科學(xué)化、正規(guī)化的檔案管理是保障單位可以順利運營的主要根基，為了使我國目前檔案管理自動化建設(shè)過程中的一些問題獲得及時的解決，單位的每個部門需相互協(xié)同工作，一同運用合理的方法，使檔案管理自動化建設(shè)的效率獲得提高，從而才可以讓單位本身順利穩(wěn)固經(jīng)營獲取保證。

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作者簡介

胡思陽（1987-），女，江蘇鹽城，本科，畢業(yè)于南京師范大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。endprint