摘 要：“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷深入發(fā)展，使得電子文件的利用越來越廣泛，并已經(jīng)成為我國信息化實(shí)踐的一種基本憑證。在檢索、傳輸、利用等方面，電子文件以簡單、高校、快捷、可足不出戶的在電腦終端可以看到并利用的特點(diǎn)，使得人們對(duì)其信賴有加，并使用越來越頻繁。但是，電子文件在利用的過程中也存在一定的安全和管理問題。因此，本文通過對(duì)電子文件在互聯(lián)網(wǎng)+的環(huán)境下利用的方式及其存在的問題進(jìn)行探討，并針對(duì)性的提出改進(jìn)策略，為互聯(lián)網(wǎng)背景下，電子文件利用的安全性提供保障。

關(guān)鍵詞：電子文件；“互聯(lián)網(wǎng)+”；電子文件利用方式

在現(xiàn)代化的企事業(yè)單位管理中或者個(gè)人的生活中，文件是主要的信息交流的重要載體，同時(shí)，文件作為“憑證”“信息資源”等的定位，這對(duì)于企業(yè)、政府和社會(huì)的發(fā)展具有非常重要的意義。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件這種自動(dòng)化的信息載體已經(jīng)取代之前的紙質(zhì)文件被廣泛的運(yùn)用，但是從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件向互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的電子文件的傳化雖然推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展，并給企事業(yè)單位、政府和社會(huì)的管理創(chuàng)造了便利，但是在電子文件的利用和管理方面還是存在一定的問題，這些問題有一部分是技術(shù)的原因?qū)е碌模且灿幸恍┦且驗(yàn)楝F(xiàn)用的文件管理不足造成的。因此，研究互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下電子文件的利用方式具有非常重要的意義。

1 電子文件利用的方式分類

（一）作為文件載體利用

電子文件作為文件載體利用，主要是指企事業(yè)單位或者政府的文件保管的部門給文件使用者直接提供所需的電子文件的文件載體的一種方式。這個(gè)利用方式要求文件保管的部門必須具備輸出、處理和實(shí)現(xiàn)電子文件的軟硬件的平臺(tái)。這種利用方式，減少了通信傳輸過程中的管理工作，但是這種利用，很大程度上局限于文件保管部門的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中文件信息資源的量。

（二）作為載體復(fù)制利用

載體復(fù)制，是指用戶利用移動(dòng)硬盤或者光盤等將檔案部門載體上的電子文件信息復(fù)制過來，并帶回去使用的一種電子文件利用方式。這種方式可以達(dá)到同一個(gè)電子文件被多次的重復(fù)使用，更加的提升了信息資源的利用率，但是，這樣的利用方式，在一定程度上加大了電子文件的信息安全隱患，在處理不當(dāng)?shù)臅r(shí)候，也容易造成電子文件中的信息的缺失。因此，在使用這種電子文件利用方式的時(shí)候，一定需要設(shè)置一定的復(fù)制和使用的權(quán)限，確保電子文件中信息資源的安全性、完整性和保密性。

（三）在網(wǎng)絡(luò)瀏覽的利用

隨著互聯(lián)網(wǎng)+的不斷深入發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)給予了電子文件提供了更大、更便捷的傳遞平臺(tái)，網(wǎng)絡(luò)瀏覽成為了電子文件的信息資源的一個(gè)重要的交流方式，網(wǎng)絡(luò)流程也就成為了電子文件利用的一個(gè)重要方式。這種利用方式對(duì)于企業(yè)之間、單位之間、館際之間等信息資源的互相交流是非常有利的。這種利用方式解決了之前的電子文件存儲(chǔ)載體或者復(fù)制等要求，直接通過現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子文件的傳遞，這樣更加的便捷、安全、保密性強(qiáng)，而且只需要利用雙方都有瀏覽器和相應(yīng)的電子文件信息資源輸出設(shè)備就可以完成的。

2 互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下電子文件利用方式存在的問題

（一）電子文件信息安全存儲(chǔ)問題

在互聯(lián)網(wǎng)+的環(huán)境下，電子文件的利用方式有以上三種，但是在這個(gè)利用的過程中，容易造成電子文件信息的存儲(chǔ)的安全和內(nèi)容的安全。這種安全問題主要是由電子文件的存儲(chǔ)載體造成的。電子文件的存儲(chǔ)載體可能會(huì)因?yàn)槭褂锰没蛘咦陨淼馁|(zhì)量等問題造成的存儲(chǔ)載體的損毀，導(dǎo)致電子文件載體的信息數(shù)據(jù)不具可讀性。

（二）電子文件流轉(zhuǎn)中的信息安全問題

對(duì)于電子文件的信息安全來說，信息安全技術(shù)主要是應(yīng)用在電子文件的流轉(zhuǎn)中和存儲(chǔ)過程中，這表明了，電子文件的信息安全是一個(gè)連續(xù)不可間斷的過程，雖然對(duì)電子文件存儲(chǔ)過程中的安全很重要，但是電子文件流轉(zhuǎn)過程中的安全也不可忽視。在現(xiàn)在的電子文件流傳過程中的信息安全技術(shù)有一種應(yīng)用比較廣泛的就是加密技術(shù)，這是一種對(duì)電子文件進(jìn)行加密后形成一段不可讀的代碼，需要輸入相應(yīng)的密鑰才可以看到真實(shí)的電子文件信息的一種方式，防止電子文件在流傳的過程中出現(xiàn)安全問題，但是現(xiàn)實(shí)生活和工作中，很少有單位對(duì)該情況給予高度重視，加密技術(shù)也很少運(yùn)用到電子文件的流傳中，造成了電子文件信息安全問題的頻發(fā)。

（三）電子文件信息安全管理問題

電子文件信息安全的管理，是電子文件管理的重要部分，也是信息安全保障的前提，但是很多的信息安全管理問題都是因?yàn)楣芾砣藛T的安全意識(shí)淡薄或者信息安全管理制度的不完善等引起的。例如2010年的維基解密事件，該事件的發(fā)生和形成雖然有非法人員的竊取行為造成的，但是更重要的是內(nèi)部電子文件信息管理人員安全管理意識(shí)淡薄引起的。當(dāng)電子文件信息管理人員缺乏信息安全管理意識(shí)的時(shí)候，他們對(duì)于電子文件的管理能力是不夠的，對(duì)于電子文件信息安全的問題沒有處理能力，也無法做到絕對(duì)維護(hù)，那樣對(duì)于電子文件信息的安全構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。因此，為了更好的確保電子文件信息安全，建立適合的電子文件信息管理機(jī)構(gòu)，制定科學(xué)合理的電子文件信息安全管理制度是十分必要的。

目前，我國的很多企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的過程中，主要采用的是電子文件和紙質(zhì)文件并存的一種管理方式，這種方式對(duì)于電子文件信息的安全是十分不利的，在進(jìn)行電子文件的信息管理的制度的制定的時(shí)候，因?yàn)榫窒抻诓糠謧鹘y(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理的存在，使得電子文件信息化管理與現(xiàn)代化信息發(fā)展存在一定的差距，無法做到完全的電子文件信息的安全管理。而一切的電子文件信息安全的管理是需要依靠檔案管理人員來完成的，這就需要管理人員具備一定的電子文件信息資源的收集、整理、歸納和利用電子文件的能力，并且這些能力需要得到電子文件信息管理機(jī)構(gòu)的認(rèn)可，通過一定的管理手段來實(shí)現(xiàn)。

3 基于聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下電子文件的利用方式的建議

（一）建立電子文件信息檢索數(shù)據(jù)庫

建立電子文件信息檢索的數(shù)據(jù)庫，是指按照一定的程序，將電子文件的信息資源進(jìn)行篩選、整合、編排、存儲(chǔ)、管理等的一個(gè)過程。這種方式可以有效的對(duì)各類的電子文件信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，后期人們在利用電子文件信息檢索數(shù)據(jù)庫的時(shí)候，可以根據(jù)自己的需求選擇不同的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類檢索，減少了檢索的時(shí)間，確保了信息的完整性和有效性，這是在最大程度上利用了現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)+的優(yōu)勢，加強(qiáng)對(duì)電子文件的利用。

（二）實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)上聚合共享

實(shí)現(xiàn)電子文件網(wǎng)上的聚合共享，可以促進(jìn)電子文件信息資源的有效聚合，達(dá)到最大程度的信息資源的共享和交流。在現(xiàn)代化信息科技飛速發(fā)展的今天，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行電子文件的信息資源的獲取是一種適合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要方式，這種方式提高了檔案開放服務(wù)的水平，同時(shí)也給予了不同需求的人們選擇不同檔案信息的機(jī)會(huì)，這種聚合共享在一定程度上講電子文件的信息資源進(jìn)行了整合，在達(dá)到共享的同時(shí)，降低了分散查找資料的難度。

（三）對(duì)電子文件實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理

在互聯(lián)網(wǎng)+的環(huán)境下，電子文件資源信息的網(wǎng)絡(luò)利用，關(guān)鍵是對(duì)單子文件實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理。對(duì)電子文件實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先需要將電子文件利用過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，確保電子文件的有效利用。但是現(xiàn)代社會(huì)中，雖然很多企事業(yè)單位對(duì)電子文件實(shí)施了管理，但是其標(biāo)準(zhǔn)不一，具有自身的特色，使得相互交流出現(xiàn)了障礙，只有在全國范圍內(nèi)實(shí)施電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，才能有效的推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下電子文件的利用，現(xiàn)實(shí)電子文件的交流和共享。

參考文獻(xiàn)

[1]殷菲.電子文件信息安全問題與策略研究[D].安徽大學(xué)，2016.

[2]陳琿夏.機(jī)構(gòu)電子文件管理能力評(píng)估與實(shí)證研究[D].浙江大學(xué)，2014.

作者簡介

羅茜（1984-），女，漢，湖南長沙市人，本科，助理館員。endprint