劉發(fā)權(quán)

摘 要：計劃生育一直是我國的一項基本國策，這是加快中國優(yōu)化發(fā)展、全面發(fā)展的一個重要舉措，而醫(yī)療問題一直是中國主要民生問題之一，所以衛(wèi)生和計劃生育生育局的工作和老百姓生活息息相關。而隨著社會的快速發(fā)展，知識經(jīng)濟時代和信息化環(huán)境給衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。本文從衛(wèi)生和計劃生育局的檔案管理重要意義入手，分析了當前檔案管理存在的主要問題，并提出相應的優(yōu)化措施，以期提升衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理效率。

關鍵詞：衛(wèi)生和計劃生育局；檔案管理；優(yōu)化措施

伴隨著我國二孩政策的全面放開，衛(wèi)生和計劃生育部門受到了越來越多的群眾關注，對于衛(wèi)生和計劃生育部門來說，做好檔案管理工作是所有工作的前提和基礎，為將來所有的工作開展和研究帶來檢索、查詢、決策提供權(quán)威準確的檔案信息。因此針對衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的問題進行研究，有著十分重要的現(xiàn)實意義。

1 衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理工作的意義

檔案管理對于任何一項工作來說都有著十分重要的意義，而衛(wèi)生和計劃生育局，作為貫徹落實國家基本國策的部門，大管理工作是非常重要的，其意義主要有以下幾點。首先，做好檔案管理工作，可以有效促進衛(wèi)生和計劃生育工作的有效開展。這是由于衛(wèi)生和計劃生育工作需要連續(xù)性，要對歷史檔案進行調(diào)閱和查詢，而檔案管理可以有效的收集好過往檔案，并確保其真實和完整，有效促進其工作的正規(guī)性。其次，檔案管理工作是百姓切身利益的民生工作。衛(wèi)生和計劃生育局的檔案，關系到每一個百姓家庭的生活，假如檔案管理出現(xiàn)問題，造成個人的檔案信息丟失，就會給個人和家庭帶來非常嚴重的后果。再次，做好檔案管理工作是一切工作的基礎，特別是對于衛(wèi)生和計劃生育局來說，通過對以往檔案的調(diào)閱和查閱，發(fā)現(xiàn)存在的問題，找到對應的規(guī)律所在，可以有效推動工作進展，為單位規(guī)范化正規(guī)化發(fā)展提供基礎。

2 衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱

檔案管理意識薄弱，是當前衛(wèi)生和計劃生育管局普遍存在的問題，不僅包括領導而且從事檔案管理的工作人員，思想意識也不夠強烈，有的認為檔案管理就是簡單的對數(shù)據(jù)進行記錄和資料的整理，沒有從思想認識深處認識到的檔案管理對于推動工作的重要性。有的領導甚至認為，做好檔案管理工作，對于單位的職能發(fā)展并沒有太大作用，因此疏于日常管理，或者流于形式，未能實現(xiàn)檔案管理的真正效能。

（二）檔案管理制度不完善

由于重視程度不夠，使得一些部門在對檔案管理人員選拔時，沒有落實好檔案管理制度，有的檔案管理制度不完善、不健全，甚至出現(xiàn)檔案制度掛在墻上卻形同虛設，沒有真正發(fā)揮其作用，有的出現(xiàn)檔案管理分口管理現(xiàn)象，各自管著各自的答案，并沒有將檔案集中管理。

（三）信息化手段未得到充分利用

當前，我國已經(jīng)進入信息時代，任何工作都走向了數(shù)字化和信息化，但是目前衛(wèi)生和計劃監(jiān)督局檔案管理權(quán)還沒有完全實現(xiàn)信息化管理，主要原因是領導重視不夠，信息化程度低，不有的還停留在用手抄的階段，這不可避免的增加了檔案出現(xiàn)錯情的幾率，在調(diào)閱檔案時，大多是通過管理人員的人工記憶去尋找，降低了檔案的使用效率。

（四）檔案管理人員素質(zhì)欠缺

當前，衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理人員不少，但是水平一般。絕大多數(shù)的檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)出身，很多都是從別的崗位調(diào)過來，其不具備專業(yè)的檔案管理人員綜合素質(zhì)，還有一部分檔案管理人員，甚至有別的崗位人員進行兼職，很難對檔案管理工作上心，使得單位檔案管理水平整體較為落后。

3 優(yōu)化衛(wèi)生和計劃生育局檔案管理的措施

（一）建立科學化管理制度體系

任何工作做到有序有制度落實開展，必定會提高事情的效率。所以，首先，衛(wèi)生和計劃生育局應該建立科學化管理制度體系，結(jié)合國家有關檔案管理的法律和規(guī)定制度，在本單位進行充分調(diào)研論證后，及時的制定出一套完整的可操作性強的檔案管理制度體系，主要內(nèi)容應該包括對檔案借閱、轉(zhuǎn)出、登記、銷毀等各種程序的具體規(guī)定，并且要做好制度宣貫工作，組織人員專門學習檔案管理制度，通過單位的櫥窗板報，及時將制度上墻，時刻引導人員樹立大管理意識，為檔案的作用發(fā)揮提供支撐。

（二）加強對檔案管理的重視

領導作為一個單位發(fā)展的把脈人，必須要將檔案管理工作提上重要議事日程，加強領導的思想認識，要清楚的認識到檔案管理對于一個單位全面發(fā)展起到了重要作用，單位應建立起檔案管理領導小組，主要領導親自掛帥，對檔案管理制度的落實工作，建立起相關責任人和時限，明確工作標準，規(guī)范工作流程。并且在實際工作中，要不斷的進行總結(jié)，定期召開檔案管理形勢分析會，對前期檔案管理工作中出現(xiàn)的好的經(jīng)驗加以借鑒，對存在的問題要追究責任到人，避免今后再犯，以保證確實通過檔案管理工作，推動單位的全面發(fā)展。

（三）加強科學化管理建設

科學化管理是每個單位應該追求的發(fā)展方向，因此，衛(wèi)生和計劃生育局也要對檔案管理進行科學化建設，強化對于信息化網(wǎng)絡工具的使用，領導要加大信息化建設、科學化建設的人力、物力、財力支持，組織科技人員對檔案管理系統(tǒng)進行研發(fā)和維護，積極借鑒檔案管理先進單位的經(jīng)驗，早日將檔案管理實現(xiàn)無紙化、電子化、信息化，提升檔案管理的科學化管理水平。

（四）加強檔案管理人員培訓

檔案管理人員是做好檔案管理工作的一個重要因素，其能力素質(zhì)的水平將直接反映檔案管理的水平。因此，衛(wèi)生和計劃生育局要將檔案管理人員的培訓，作為檔案管理的一項重要工作，不僅要學會檔案管理相關的管理知識，更重要的是要學習通過科學化、信息化手段來管理檔案方法?？梢酝ㄟ^舉辦培訓班、送出學習等方式，系統(tǒng)培訓檔案管理工作流程及相關計算機軟件使用，并且要通過實踐來檢驗他們的學習效果，重點培養(yǎng)檔案人員管理，問題的分析和解決水平。與此同時，還可采取“請進來”和“走出去”相結(jié)合的方法，與先進單位掛鉤結(jié)對，全方面提高單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案管理是衛(wèi)計局的重要工作。檔案管理工作的意義重大，對一個單位的發(fā)展起到非常重要的作用，要認識到檔案管理工作在信息化時代的新模式，面對信息化知識經(jīng)濟時代，衛(wèi)生和計劃生育局應該牢固樹立檔案管理意識，健全檔案管理制度體系，不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，以期提升單位的檔案管理水平。

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