◎北京海鷹科技情報(bào)研究所 于偉佳 黃韻潔

從檔案文化視覺談航天企業(yè)檔案工作創(chuàng)新

◎北京海鷹科技情報(bào)研究所 于偉佳 黃韻潔

檔案文化是以檔案為核心而形成的一種文化，是人類進(jìn)行檔案工作中產(chǎn)生的觀念，并在這種觀念指導(dǎo)下形成的有關(guān)檔案和檔案工作的行為方式和物化成果的總和。

檔案文化價(jià)值是文件形成、收集、整理、歸檔、保存、鑒定等過程中文件產(chǎn)生者和檔案管理者付出勞動(dòng)的總和。從資源的角度講，檔案文化價(jià)值表現(xiàn)在3個(gè)方面：一是檔案文化具有儲(chǔ)存、繼承和傳播文化等功能，是一種文化資源；二是檔案記載并傳遞信息，此過程中形成的檔案文化也是信息的一種形式，因此檔案文化是一種信息資源；三是檔案是知識的載體，檔案文化對知識的繼承和延伸起著承上啟下的作用，是一種知識資源。

檔案文化價(jià)值是主體與客體相互作用的體現(xiàn)。主體即人，客體即檔案資源、社會(huì)組織及環(huán)境因素。檔案文化的價(jià)值通過人借助一定的方法或技術(shù)途徑，對檔案資源進(jìn)行有效的收集、保管和開發(fā)利用得以實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，人在進(jìn)行檔案工作時(shí)，需要樹立檔案工作的價(jià)值觀，以激發(fā)檔案工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造力，檔案文化的價(jià)值體現(xiàn)在為檔案工作實(shí)踐提供引導(dǎo)方向和精神動(dòng)力。

一、檔案文化建設(shè)的意義

1．檔案文化建設(shè)是企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)

航天企業(yè)是國家高新技術(shù)和科研力量的集中地，航天企業(yè)檔案記錄了科研生產(chǎn)工作過程中的寶貴信息，是航天企業(yè)乃至國家的寶貴財(cái)富。航天檔案文化是航天企業(yè)文化建設(shè)的基礎(chǔ)，是保障航天企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的“軟實(shí)力”。

2．檔案文化建設(shè)與檔案工作相互促進(jìn)

檔案文化的發(fā)達(dá)程度與檔案工作水平的高低成正比，檔案工作也為檔案文化的發(fā)展創(chuàng)造了條件。一方面，提高航天企業(yè)的檔案工作水平和創(chuàng)新能力，能夠推動(dòng)檔案文化價(jià)值的挖掘，促進(jìn)企業(yè)檔案文化建設(shè)程度的提升；另一方面，檔案文化的積累和發(fā)展影響檔案工作者的工作意識和行為習(xí)慣，以文化為先導(dǎo)形成文化凝聚力滲透到文化的主體中，為航天檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展保駕護(hù)航。

二、檔案工作創(chuàng)新的措施

1．培養(yǎng)檔案文化自覺

檔案文化自覺的定義為：“社會(huì)公眾及檔案職業(yè)群體對檔案和檔案工作文化屬性的全面了解和理性認(rèn)識，并且在了解檔案文化的基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)化成為檔案文化創(chuàng)新建設(shè)的能力”。檔案文化自覺包括檔案文化意識自覺和實(shí)踐自覺，是引導(dǎo)企業(yè)員工自發(fā)、主動(dòng)、有創(chuàng)造性地進(jìn)行檔案工作的前提。航天企業(yè)的檔案部門是企業(yè)檔案文化資源開發(fā)利用的主體。因此，應(yīng)以檔案部門為中心，加強(qiáng)對員工檔案文化自覺的培養(yǎng)，拓寬員工的檔案文化視野。通過構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織方式，吸納企業(yè)各部門人員參與，形成知識交流和共享的文化氛圍，提升員工的檔案文化價(jià)值觀。另外，應(yīng)加強(qiáng)對檔案人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，使員工及時(shí)掌握檔案專業(yè)的前沿理論和信息化技能，促進(jìn)員工主動(dòng)總結(jié)和思考自身工作，提高解決問題的能力，積極融入檔案文化建設(shè)氛圍。

2．檔案資源的開發(fā)和利用

航天企業(yè)檔案文化的建設(shè)，重點(diǎn)在于對檔案文化價(jià)值的挖掘。檔案文化的價(jià)值挖掘需要通過對檔案資源進(jìn)行有效的開發(fā)利用得以體現(xiàn)。因此，應(yīng)該注重進(jìn)行檔案資源開發(fā)利用的途徑，從企業(yè)層面建立檔案資源開發(fā)利用的戰(zhàn)略計(jì)劃，形成自上而下的規(guī)劃體系，具體措施包括：

一是促進(jìn)檔案資源的數(shù)字化。檔案資源的數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)和前提。對于航天企業(yè)，一方面應(yīng)加快推進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，配備相應(yīng)人員和專業(yè)掃描儀等設(shè)備，運(yùn)用質(zhì)量管理體系原則，提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率；另一方面，加強(qiáng)檔案收集的前端控制，建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)傳送接口，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件的自動(dòng)在線歸檔及“增量電子化”。

二是推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字化技術(shù)在航天企業(yè)信息化建設(shè)中的應(yīng)用日益深入，大量電子文件隨之產(chǎn)生并被分散于各個(gè)專業(yè)系統(tǒng)中，缺乏對資源進(jìn)行集中管理和利用。為此，航天企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃，并組織實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的集中管理、存儲(chǔ)、資源開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)利用。通過數(shù)字檔案館建設(shè)，一方面實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的日常管理和數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)利用，另一方面實(shí)現(xiàn)與各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)集成，并將游離于業(yè)務(wù)系統(tǒng)之外的電子文件也納入數(shù)字檔案館的管控之中，完成電子文件的前端控制、信息集成和文檔一體化管理，消除業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的“信息孤島”，解決電子文件前端控制不嚴(yán)造成的檔案資源流失現(xiàn)象，為進(jìn)行深入的檔案資源開發(fā)提供資源和平臺(tái)保障。

三是加強(qiáng)檔案知識服務(wù)建設(shè)。當(dāng)今已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，海量電子文件的產(chǎn)生使得科研人員對電子檔案的利用需求不再局限于文件本身，還希望獲取文件資源背后的知識；檔案部門的作用也不僅局限于對檔案進(jìn)行集中管理和提供查詢利用，還應(yīng)擴(kuò)展為對檔案資源進(jìn)行挖掘、分析、提煉，提供檔案知識服務(wù)。

在此形勢下，運(yùn)用知識服務(wù)引擎等新技術(shù)構(gòu)建檔案資源的知識服務(wù)和推送平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)對海量檔案資源中寶貴知識財(cái)富的迅速挖掘、提煉、檢索和利用，也由此實(shí)現(xiàn)檔案工作從實(shí)體管理向知識管理的提升。具體實(shí)現(xiàn)方式有：第一，對館藏檔案資源進(jìn)行分析，提供具有專題特色的檔案信息服務(wù)，并在符合安全保密要求的條件下與圖書、情報(bào)專業(yè)整合，在用戶權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行資源共享；第二，可通過調(diào)查問卷或分析數(shù)字檔案館中用戶利用檔案的頻率等信息，獲得用戶的利用需求，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行資源挖掘，不斷提高知識服務(wù)的效果。在知識服務(wù)的基礎(chǔ)上，還可以結(jié)合企業(yè)管理運(yùn)作機(jī)制有效整合檔案知識，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層推送相關(guān)決策支持信息；第三，建立全文檔案資源庫，開發(fā)檔案在線編研功能，打造檔案文化產(chǎn)品。

3．多樣化的宣傳方式

檔案宣傳是促進(jìn)航天工作者了解檔案、提高檔案和檔案文化意識的重要窗口。因此，需要加大檔案宣傳力度和采取多樣化的宣傳手段。第一，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案宣傳工作，明確檔案宣傳目標(biāo)，制定航天企業(yè)檔案年度宣傳工作計(jì)劃，并建立相應(yīng)的考核制度；第二，將航天企業(yè)檔案文化建設(shè)與企業(yè)文化特征相結(jié)合，從工作實(shí)際出發(fā)建設(shè)符合企業(yè)特點(diǎn)的檔案文化；通過企業(yè)文化宣傳帶動(dòng)檔案文化觀念傳播，使企業(yè)員工在工作中認(rèn)識檔案文化，參與檔案文化建設(shè)，樹立檔案文化價(jià)值觀，從而提高檔案意識，促進(jìn)其工作才能的發(fā)揮；第三，加強(qiáng)對檔案工作人員宣傳工作能力方面的培訓(xùn)，通過組織開展專題講座、論壇、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等方式，使檔案工作人員提高檔案宣傳意識，掌握檔案宣傳的技能和方法；第四，面向全體員工加大《檔案法》的宣傳力度，借助檔案宣傳周等活動(dòng)定期進(jìn)行檔案宣傳；第五，通過檔案咨詢服務(wù)，提高企業(yè)員工對檔案的認(rèn)識，理解檔案工作不僅是檔案管理者的職責(zé)，更是一項(xiàng)需要人人參與的工作。

4．加強(qiáng)企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新

航天企業(yè)檔案的管理模式創(chuàng)新可以通過逐步實(shí)現(xiàn)檔案的知識服務(wù)，由以實(shí)體為中心的檔案管理方式向以利用者為中心的方式轉(zhuǎn)變來實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式重保管、輕利用，不能真正滿足用戶的需求、充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。而知識服務(wù)是將服務(wù)著眼點(diǎn)從信息轉(zhuǎn)化為知識，而不是僅僅根據(jù)利用者提供的線索來提供信息，是借助于人的創(chuàng)造性的智力活動(dòng)。知識服務(wù)是檔案管理從實(shí)體管理模式走向知識管理模式的關(guān)鍵，為實(shí)現(xiàn)知識服務(wù)的目標(biāo)，可考慮將檔案知識管理納入企業(yè)的知識資源規(guī)劃體系建設(shè)中，把檔案管理人員從保管者轉(zhuǎn)變?yōu)閷I(yè)型的知識服務(wù)提供者，全面梳理檔案固有的可利用信息，對這些信息進(jìn)行科學(xué)有效地開發(fā)，制作出滿足工作需求的深層次檔案信息產(chǎn)品，以充分發(fā)揮檔案作為知識積淀的珍貴資源作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案知識的最大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

5．完善檔案管理制度

檔案部門制定規(guī)章制度的創(chuàng)新思路可借鑒國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，在“落地”實(shí)現(xiàn)時(shí)要符合自身檔案工作實(shí)際，結(jié)合時(shí)代特色和檔案信息化水平的發(fā)展及時(shí)調(diào)整和細(xì)化相關(guān)條例，對檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。具體包括建立統(tǒng)一的電子文件收集、整理、歸檔過程的管理規(guī)定，保證歸檔資源的完整性和有效性；建立完善的檔案安全保密管理制度，保證檔案資源的存儲(chǔ)安全和利用安全；在檔案部門職能方面，完善其具有文化服務(wù)的職能和參與企業(yè)文化建設(shè)職責(zé)的相關(guān)規(guī)定，將檔案部門定位為企業(yè)的文檔控制中心、知識服務(wù)中心和企業(yè)文化宣傳的窗口?！?/p>