王瑋

摘 要：針對高校數(shù)字化檔案管理項目建設的要求，要從成本管理的角度對項目成本進行控制。通過對成本管理的定義和基本的方法進行闡述，結合某高校數(shù)字化檔案建設項目，對其成本進行預算；針對成本預算表，就影響成本預算的因素進行分析和闡述；提出數(shù)字化檔案項目建設成本控制的對策，從而為高校數(shù)字化檔案管理建設提供參考。

關鍵詞：成本管理；WBS方法；檔案管理

中圖分類號：F47 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）29-0177-02

當前，我國已進入信息化時代，學籍檔案涉及范圍也越來越廣泛，如出國、就業(yè)、教育、評職稱等各個方面。因此，加強對學生學籍檔案的數(shù)字化管理成為目前信息化背景下思考的重點。但是部分高校依舊使用落后的學籍檔案管理方式，這種方式已經不能適應現(xiàn)如今學校的工作狀態(tài)。為此，為改善學籍檔案管理方式，結合成本管理理論，提出一種數(shù)字化檔案管理項目，目的是充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，以提高學籍管理工作的效率。

一、成本管理理論

1.定義

對成本管理來講，就是保證項目在計劃范圍以內完成。其主要包括確定所需資源的種類及其具體的需求量、估計成本并具體分配、制定成本的預算表等。目前，成本管理理論主要包含兩個內容，分別是作業(yè)成本管理和全面成本管理。

2.方法——WBS成本管理法

目前，針對項目建設的預算有很多種成本預算的方法。本文選擇 WBS 工作分解法進行詳細介紹。WBS 法的應用有一定的前提要求，包括保證需求完全劃分、擬定完整的步驟、繪制WBS 表。在滿足前提條件后，方可進行成本預算。WBS 法要求先將工作結構合理分解到可以操作的程度，比如具體的某一環(huán)節(jié)需要哪些物料等，然后再進行具體到每個 WBS 要素的成本預算。

3.數(shù)字化檔案管理項目成本預算

采用上述的WBS 法進行成本預算，繪制成本預算表。其主要內容包括項目階段、時間、成本構成以及成本預算。而結合數(shù)字化檔案管理項目的實際，將其成本預算表設計為表1所示。

二、影響學籍檔案數(shù)字化項目成本控制的因素

1.項目時間因素

學籍檔案管理系統(tǒng)項目開展過程中，時間難以控制，時間的延長與過度減少都會增加項目的成本，因此學校為能盡量保證在合理范圍內控制時間，這就需要了解項目成本與其開展的時間之間的關系，具體關系如下圖所示：

由圖1可知，T點（合理）所對應的是 C點（合理）。通俗來說，當達到合理時間的最低點，此時成本最低。這個點也就是項目成本管理最合理的點。同時，觀察可得，項目時間 T延長時，項目成本也會因為人工費等各種費用的增加而增加；相反，項目時間壓縮，導致工期緊張而不得不搶工，必然會產生更多不必要的搶工費等其他費用，這樣當然會導致成本的增加。因此，應合理控制時間，這樣才可以保證項目成本最低。

2.項目質量因素

學籍檔案管理系統(tǒng)的時間因素會或多或少影響項目成本，但質量因素才是真正直接影響項目成本的因素。如果一味追求過高的質量，成本投入必然會增加；相反，如果質量不合格，無法達到要求，就需重新返工或者其他彌補的措施，這樣也會導致成本增加。因此，質量過高或過低都會增加項目成本。具體情況見圖2。

圖2中通過鑒定成本、預防成本以及故障成本來綜合反映成本與質量的變化。鑒定成本是指驗收項目質量的費用，預防成本是指前期為了預防發(fā)生項目不合格或故障的情況產生的費用，而故障成本則是為解決項目不合格的費用，比如因項目質量不合格而導致返工的返工費，維修項目的維護費等等。從圖2發(fā)現(xiàn)，當項目質量差或不合格時，即項目質量處于改進區(qū)時，為使項目質量合格，達到適應區(qū)或至善區(qū)，往往會選擇對項目進行維護甚至是返工，這樣故障成本就會大大增加，綜合的成本也會增加；然而，如果一味過度追求項目質量，想達到至善區(qū)，在項目技術設計上就會投入更多的人力物力，也就是前期的預防成本會大幅度提高，這樣也會導致項目綜合成本的增加。因此，其實只需將項目質量控制在適應區(qū)即可，不必追求過高的質量要求，也不可降低質量，這樣就可避免不必要的鑒定成本、預防成本或故障成本增加，從而更好地達到控制成本的效果。

3.項目技術方案因素

除了上述介紹的時間因素和質量因素，技術方案因素在控制成本時也是至關重要的。項目的技術方案不同，會導致項目質量不同，也會影響項目實施時間及進展。確定合適的技術方案，可以控制時間在合理范圍內，同時保證項目質量達到適應區(qū)，以保證不會增加不必要的成本。若項目技術方案選擇不當，則會產生各種問題，如時間增加或質量問題，這樣都會導致項目成本的增加。需要注意的是，項目技術方案可以根據(jù)實際情況進行改變，以追求最好實施效果。

三、學籍檔案數(shù)字化管理項目成本控制措施

在學籍檔案管理系統(tǒng)中，結合高校實際情況，具體使用以下措施來保證成本的合理控制。

1.從技術方面采取措施

采取技術措施就是通過調動技術人員積極性，選擇合理先進的技術方案、技術方式等達到節(jié)約成本的目的。首先，在對技術人員的管理上，要使用合適的管理制度及方式，充分發(fā)揮技術人員的主觀能動性，以求達到更高的工作效率。其次，選擇技術方案時，在滿足質量要求的前提下，將時間控制在合理范圍內，盡可能選擇經濟合理的技術方案，從而進一步降低成本；與此同時，因為在項目的具體實施中，物料費會占有很大比例，從這個角度來分析，可以廣泛使用節(jié)能高效減耗的新技術方式，這樣不僅可以提高效率，還可以有效控制成本。最后，為了降低故障成本、預防成本等，應在項目質量上嚴格把關，從而節(jié)約成本。

2.從經濟措施上控制成本

采用經濟措施包括人工費控制和物料成本控制兩方面。首先分析人工費。應嚴格控制人工成本，因為人工費在項目成本中占很大的比重。其次，需要控制項目分包單價，參照地區(qū)的市場價格，進行分析來制定單價。再來談物料成本的控制。對物料的控制主要分為兩個方面，一是用量，二是價格。在物料的用量上，使用先進改良技術，杜絕浪費，堅持貫徹節(jié)約物料的技術手段；在采集購置、運輸?shù)冗^程中減少物料損耗；在滿足項目質量要求的前提下，使用創(chuàng)新型環(huán)保材料，從而降低成本。在價格的控制上，在采購過程中充分調查物料市場，在不影響質量的情況下選擇合理價格的物料?？梢詫⑽锪线M行分類，在主要物料的采購上可適當性地減少；同時在采購物料時需充分考慮運輸費用，綜合選擇最經濟合理的方式購買，從而降低運輸成本，有效控制物料成本，對整個項目的成本和經濟效益產生直接性的積極的作用。

3.完善項目成本管理體系

要建立完整規(guī)范的項目成本管理體系，分級管理，不同級別負責不同職責。具體實施應根據(jù)實際情況，劃分所有的部門及其成員的工作職責，使其清楚自己的工作任務及權利。這樣可以更好地管理部門成員，調動其工作積極性，從而提高工作效率，降低人工成本。同時，也要設立合理的獎懲制度，以促進員工更好完成工作。

結語

總之，對于高校數(shù)字化檔案管理項目的開發(fā)中，要充分把握時間、質量等這些對成本管理有直接影響的要素，并從技術方案、經濟措施和質量體系等角度，才能更好完善檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，減少開發(fā)的成本。

參考文獻：

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[責任編輯 興 華]endprint