文/吉林省水文地質調查所 黃顥

加強大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的探討

文/吉林省水文地質調查所 黃顥

以傳統(tǒng)人事檔案管理模式為基礎，充分地利用互聯(lián)網以及大數(shù)據(jù)對整理的信息進行組織與加工，將相對獨立的人事檔案管理內容納入統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)中。通過這樣的方式所形成的信息屬于數(shù)據(jù)檔案，屬于現(xiàn)代化的人事檔案管理體系。資源共享是大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理的主要優(yōu)勢。因此，本文主要從大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的現(xiàn)狀以及提升人事檔案管理的效率這兩個方面進行闡述，為充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)在現(xiàn)代人事檔案管理工作的利用效率提供合理的參考意見。

大數(shù)據(jù)時代；人事檔案管理；工作探討

近年來，社會在不斷地向前發(fā)展，信息化技術相應地飛速發(fā)展。信息化技術的發(fā)展有利于企業(yè)人事檔案管理工作的開展。充分地利用大數(shù)據(jù)技術進行人事檔案管理，借助先進技術對大量的數(shù)據(jù)資料進行整理與歸納，從而使得人事檔案管理工作更加合理有序，為企業(yè)人才管理與培養(yǎng)提供合理的參考依據(jù)。因此，對大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作方式進行研究具有重要的作用。

一、大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）人事檔案管理工作任務比較重。人事檔案管理本身就是人事工作必不可少的組成部分，其主要是通過保存人力資源檔案，對人才進行檔案記錄、收集、整理、鑒定以及保存等，促進檔案資料得到有效的利用。人事檔案管理具體的職責是保管工作單位員工的基本信息，將員工的學歷、經驗、職稱晉升以及工資報表等材料都保存下來，并將這些信息形成相應的報表、文件、圖像以及光盤等。當單位的人才隊伍在不斷擴大的過程中，對人才的考核要求也會更加的嚴格。基于此，當前人事檔案管理工作人員的信息管理工作任務更加艱巨，傳統(tǒng)的人事檔案管理信息服務難以與現(xiàn)時代的實際要求相符合。

（二）人事檔案開發(fā)利用情況有待提升。就當前而言，人事檔案管理仍然是比較落后的。就人事檔案管理手段而言，人事檔案記錄主要是以紙質形式為主，手工勞作是其主要的表現(xiàn)形式。純手工進行人事檔案管理的弊端主要表現(xiàn)在以下幾個方面：人事檔案管理效率低下，保密行比較差，需要較長的周期，并且不能查找以及存儲。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，雖然當前一些人事檔案管理已經使用了電子化管理，但僅僅是采用計算機進行簡單的儲存以及管理。人事檔案管理軟件比較局限，現(xiàn)代信息技術在人事檔案管理中仍然沒有得到更為廣泛的應用與推廣。在具體的工作環(huán)節(jié)，單位仍然沒有成功地轉向以電子網絡為載體的檔案管理模式中，因此，當前人事檔案管理問題仍然比較突出。在后期人事檔案管理過程轉變，要重點解決人才信息共享問題，提升人事檔案管理的信息化程度，提升人才信息傳送的速度，促使信息利用效率進一步提升，實現(xiàn)信息廣泛地交流與共享。

二、加強大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的方式

（一）管理人員建立大數(shù)據(jù)管理意識。管理人員以及領導的積極支持是促進大數(shù)據(jù)管理工作有效開展的重要前提條件。因此，管理人員需要在思想上提高重視程度，形成科學的發(fā)展觀。在具體的工作過程中，不能一味地被傳統(tǒng)觀念所限制，在人事檔案管理過程中要將信息化以及數(shù)據(jù)化的觀念應用其中。大數(shù)據(jù)信息挖掘、知識共享以及利用均是檔案管理的重要內容，要由指定的專門主管進行領導。將人事檔案管理工作作為重點工作來抓，為部門配置相應的軟件以及硬件設施，在人事檔案管理過程中增加新科技、新理念以及新設備，為大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)發(fā)展創(chuàng)造條件。

（二）建立好專門的檔案數(shù)據(jù)庫。在人事檔案管理過程中，領導需要及時地掌握各個員工工作的實際情況，為員工的發(fā)展提供更為有效的參考意見。通過了解工作人員的工作狀況，為單位選拔以及任用人才提供參考依據(jù)。在當前大數(shù)據(jù)高速發(fā)展的時代，合理地開發(fā)與利用人事檔案信息，建立合理的檔案數(shù)據(jù)庫，這有利于檔案信息的充分利用。在具體工作過程中，要同時參照人事檔案數(shù)據(jù)以及相關信息，采用比較統(tǒng)一的項目格式，對人事檔案信息管理模式以及工作程序進行規(guī)范，最終實現(xiàn)標準化以及程序化的管理。利用更為先進的計算機工具，建立檔案收藏目錄，將一些珍貴的影像資料、文字資料進行合理地分類，并按照目錄進行牽引，這能極大程度上減少查找數(shù)據(jù)的時間，促使人事檔案的利用價值極大程度地提升。

（三）加強人事檔案管理的技術支持。就當前而言，我國已經進入數(shù)據(jù)化時代，人事檔案的數(shù)據(jù)量也在不斷地提升，這便需要在檔案管理系統(tǒng)設計的過程中，將數(shù)據(jù)增長的態(tài)勢考慮其中。只有這樣，才能有效地減少系統(tǒng)維護的成本。通過制定系統(tǒng)安全保護制度，將檔案防病毒系統(tǒng)以及防漏洞系統(tǒng)建設完整，開發(fā)更多有效的新工具對系統(tǒng)漏洞進行檢測，在檢測過程中安裝新程序，將一些具有危害性質的內容擋在系統(tǒng)外部。如此，便能將系統(tǒng)安全隱患降到最低，促使檔案數(shù)據(jù)的安全性提升。

三、結語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)作用，將其應用到檔案資料管理中，對檔案管理模式進行更新，將新的管理理念融入人事檔案管理中。通過管理人員樹立大數(shù)據(jù)管理意識、建立好專門的檔案數(shù)據(jù)庫、加強人事檔案管理的技術支持這幾種方式，促使人事檔案管理工作的有效性迅速提升。

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