陳吉良

(隆昌市公共資源交易服務(wù)中心 四川 內(nèi)江 642150)

做好“三工作”，促進(jìn)檔案管理上臺(tái)階

陳吉良

(隆昌市公共資源交易服務(wù)中心 四川 內(nèi)江 642150)

隨著執(zhí)政為民理念的深入人心，檔案管理工作也體現(xiàn)出新的形態(tài)，要求有全新的觀念、理論和思維。本文以此切入，從“暢通收集渠道，認(rèn)真把好收集關(guān)口”“拓寬知識(shí)層面，盡快實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化”和“創(chuàng)新工作思路，有效利用存貯檔案”三項(xiàng)工作進(jìn)行闡述，對(duì)促進(jìn)檔案工作邁上新臺(tái)階有一定是借鑒作用。

檔案管理;暢通渠道;拓寬知識(shí);創(chuàng)新思路

當(dāng)前，是執(zhí)政為民理念指導(dǎo)下的服務(wù)型社會(huì)，作為檔案管理工作，怎樣科學(xué)有效地開發(fā)和利用檔案資源，最大限度地服務(wù)于工作實(shí)際，是不可回避的新課題。從現(xiàn)實(shí)需要和未來發(fā)展角度去考量，我們應(yīng)該從以下三方面去努力：

一是暢通收集渠道，認(rèn)真把好收集關(guān)口。檔案的名目和種類繁多，形式紛呈。作為管理者，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關(guān)系，厘訂文件材料的歸檔范圍和收集重點(diǎn)，嚴(yán)格做到把有價(jià)值的文件收集齊全。健全管理體制，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用，可以更好地促進(jìn)工作。檔案管理，要結(jié)合單位管理體制、組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律，建立立體的網(wǎng)絡(luò)管理體系，協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下、層層負(fù)責(zé)、上下配合、左右協(xié)作的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對(duì)平時(shí)收集工作的督查和指導(dǎo)，做到隨時(shí)收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做，不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進(jìn)了收集工作的開展。文件材料的收集工作，除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視和各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”——腦勤、手勤和腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料來源廣、范圍大的特點(diǎn)，主動(dòng)上門，跟蹤收集。首先根據(jù)文件材料形成時(shí)間的規(guī)律主動(dòng)收集，把握文件收集的主動(dòng)權(quán)，把反映主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要材料都收集起來。要加強(qiáng)與各部門的溝通，避免歸檔過程中的遺漏。階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，專職檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析鑒別和歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息，為有序管理服務(wù)，為各項(xiàng)管理工作提供齊全、完整、準(zhǔn)確和可靠的檔案信息資源。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場(chǎng)合適時(shí)宣傳檔案知識(shí)和檔案法規(guī)，增強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。

二是拓寬知識(shí)層面，盡快實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。檔案數(shù)量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，拓寬知識(shí)層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合崗位實(shí)際，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才，使整理檔案收集管理工作收達(dá)到事半功倍之效。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

三是創(chuàng)新工作思路，有效利用存貯檔案。檔案保管，是為了利用，因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。要搞好檔案編研就要主動(dòng)了解社會(huì)需要及素材狀況，采取征編結(jié)合的方法，通過對(duì)檔案的分析研究，按照一定的主體對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合和摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更精練。因此，要從實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性的編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。積極主動(dòng)提供服務(wù)，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面。作為檔案管理人員，要從思想上樹立服務(wù)觀念，克服“守?cái)偸健北粍?dòng)服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)，當(dāng)好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當(dāng)成自己的天職。建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設(shè)施，利用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和現(xiàn)代化管理手段，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對(duì)重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護(hù)措施。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的保密政策，嚴(yán)防泄密。建立科學(xué)的管理制度，為和諧社會(huì)建設(shè)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、周到的服務(wù)。

觀念的改變，催生工作方式的改變。對(duì)于檔案管理，我們只要能夠在自身重視基礎(chǔ)上，適時(shí)適宜地創(chuàng)新思維，不斷提升科技含量，就一定能夠開創(chuàng)檔案工作新局面！

[1] 李新梅.試論檔案工作中的保密.榆林科技.2014.3；

[2] 張夢(mèng)源.對(duì)遠(yuǎn)程教育學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的探索.信息通信.2014.6。

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1672-5832(2017)11-0263-01