潘瀾月

高校學(xué)籍檔案利用中的個(gè)人隱私保護(hù)

潘瀾月

本文以此分析，從高校學(xué)籍檔案的隱私性、利用過(guò)程中出現(xiàn)的隱私侵權(quán)行為及原因分析，有針對(duì)性提出高校學(xué)籍檔案隱私泄露等問(wèn)題的保護(hù)措施，加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理人員的隱私保護(hù)意識(shí)。

高校學(xué)籍檔案 利用 隱私保護(hù)

一、高校學(xué)籍檔案的隱私性

高校學(xué)籍檔案中，主要由兩個(gè)原因?qū)е聶n案的部分信息成為個(gè)人隱私，一是高校學(xué)籍檔案記錄著個(gè)人的基本信息，這些信息能直接反應(yīng)某特定人員的身份、電話、地址、圖像、學(xué)歷等，這些信息能夠識(shí)別某特定人員的個(gè)人隱私。二是學(xué)籍檔案中的某些信息不能對(duì)外進(jìn)行公布，具有隱藏性，是檔案主體的私人信息。這些檔案不會(huì)與公共利益掛鉤，嘗嘗處于隱蔽狀態(tài)，如果出現(xiàn)信息泄露，就會(huì)對(duì)檔案?jìng)€(gè)人造成隱私損害。之外，個(gè)人檔案在不法分子手中具有一定的財(cái)產(chǎn)屬性，如果被倒賣，會(huì)給不法分子帶來(lái)一定經(jīng)濟(jì)利益。

二、高校學(xué)籍檔案利用中發(fā)生的侵害隱私行為及原因

（一）檔案管理制度和利用流程不完善

高校學(xué)籍檔案類型眾多，并且管理時(shí)間長(zhǎng)，都存放在各個(gè)院系中。不同部門之間會(huì)對(duì)學(xué)生認(rèn)定不同的學(xué)籍信息，不同部分之間在歸檔與移交過(guò)程中，都需要檔案管理部門有一個(gè)規(guī)范、合理的管理制度。檔案管理部門應(yīng)該把院系、學(xué)號(hào)、班級(jí)等進(jìn)行分類和排號(hào)，否則就無(wú)法對(duì)院系移交的材料進(jìn)行合理歸檔。目前，高校學(xué)籍檔案的利用者多是就業(yè)、檔案管理相關(guān)部門。由于檔案中很多材料是學(xué)生的基本信息，如畢業(yè)設(shè)計(jì)、入團(tuán)志愿書、畢業(yè)生自我鑒定表、高中學(xué)習(xí)信息、畢業(yè)設(shè)計(jì)成績(jī)鑒定表等。個(gè)人信息只是其中一頁(yè)中的部分行。如果利用部門在復(fù)制檔案材料時(shí)，會(huì)將同頁(yè)中涉及的其他內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制，這樣就容易造成個(gè)人隱私泄露。

（二）高校檔案部門隱私保護(hù)不夠重視

高校學(xué)籍檔案中不僅記錄有學(xué)生個(gè)人檔案，還記錄有相應(yīng)院校的機(jī)密信息，一旦被不法分子利用，就會(huì)給社會(huì)以及個(gè)人帶來(lái)壞的影響。由于人員管理的疏忽，高校檔案管理工作多是有學(xué)生助理?yè)?dān)任。遇到相關(guān)人員來(lái)查詢檔案的時(shí)候，常常學(xué)生助理代為查找，這些非專業(yè)檔案管理人員缺乏檔案保護(hù)意識(shí)，可能出現(xiàn)傳播與泄露他人隱私信息，對(duì)當(dāng)時(shí)人造成不良的影響。檔案查詢完畢后沒有及時(shí)進(jìn)行歸檔，容易被其他前來(lái)工作的人員看到，造成隱私泄露。

（三）網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展挑戰(zhàn)學(xué)籍檔案的隱私保護(hù)工作

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，使得高校學(xué)籍檔案的利用迎來(lái)了發(fā)展勢(shì)頭，同時(shí)學(xué)籍檔案管理也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。進(jìn)行檔案管理的計(jì)算機(jī)、軟件、電子設(shè)備出現(xiàn)漏洞及故障的時(shí)候，會(huì)直接影響到學(xué)籍檔案的安全，可能會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、泄露等。尤其是信息化管理檔案的發(fā)展，紙質(zhì)檔案在掃描的時(shí)候，如果不能及時(shí)進(jìn)行清理緩存文件，就會(huì)給不法分析有機(jī)可乘，將這些個(gè)人信息進(jìn)行復(fù)制，造成檔案信息泄露。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也在一定程度上威脅著高校學(xué)籍檔案保密管理，有些院校為了方便管理，就把學(xué)生學(xué)籍檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上。雖然能夠方便查詢，但是也面臨著學(xué)籍檔案?jìng)€(gè)人隱私被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

三、高校學(xué)籍檔案隱私保護(hù)對(duì)策

（一）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理制度建設(shè),規(guī)范利用流程

根據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《侵權(quán)責(zé)任法》等相關(guān)檔案管理法規(guī)。高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際情況，建立健全學(xué)籍檔案管理制度，完善檔案查詢、整理和利用流程，加強(qiáng)管理學(xué)籍檔案查閱、登記過(guò)程，確保學(xué)籍檔案管理的保密、安全。在記錄學(xué)生學(xué)籍信息時(shí)要做到信息準(zhǔn)確、正確、完整，在信息整理過(guò)程中，對(duì)不同院系不同檔案進(jìn)行標(biāo)號(hào)、排序，加強(qiáng)統(tǒng)一管理。在檔案查閱利用的時(shí)候，根據(jù)查詢內(nèi)容的不同，建立不同檔案查詢審批流程。最大限度的保護(hù)學(xué)生學(xué)籍檔案的隱私。相關(guān)單位如需要查閱學(xué)籍檔案的時(shí)候，要求相關(guān)部門開具帶有公章的有效查驗(yàn)證明，要有檔案當(dāng)事人的授權(quán)與基本信息。同時(shí)，要求查閱單位不得私自涂改、勾畫、破壞學(xué)籍檔案，對(duì)檔案信息進(jìn)行保密，不能向其他無(wú)關(guān)人員進(jìn)行泄露，造成檔案當(dāng)事人的個(gè)人信息泄露。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員隱私保護(hù)與職業(yè)操守

高校學(xué)籍檔案利用中，人為泄露學(xué)籍檔案是造成學(xué)籍檔案泄露的主要途徑之一，因此高校應(yīng)當(dāng)完善學(xué)校檔案管理工作，在建立健全檔案利用流程中，加強(qiáng)檔案管理人員的隱私保護(hù)與職業(yè)道德。檔案管理人員要做到公平、公正，對(duì)于檔案利用中可能發(fā)生的信息泄露情況進(jìn)行有效預(yù)防，嚴(yán)謹(jǐn)使用自己檔案管理職權(quán)。正真做到不向其他個(gè)人或團(tuán)體泄露檔案主體的相關(guān)個(gè)人隱私，切實(shí)做到本職工作。這就要求高校相檔案管理人員在學(xué)籍信息記錄的同時(shí)，做到真實(shí)、有效，切實(shí)保證不被其他利益所驅(qū)使，不泄露，不傳播相關(guān)學(xué)生的隱私，做好保密任務(wù)。

（三）強(qiáng)化技術(shù)方式，加強(qiáng)數(shù)字學(xué)籍檔案隱私保護(hù)

如今，很多高校將學(xué)籍檔案以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式記錄在計(jì)算機(jī)中，從專業(yè)角度來(lái)說(shuō)，學(xué)籍檔案管理人員能夠利用計(jì)算機(jī)加密技術(shù)、數(shù)字證書、防火墻等信息安全保護(hù)程序加以保護(hù)，使得學(xué)籍檔案不被丟失、篡改與清除等，切實(shí)保護(hù)學(xué)生檔案的權(quán)威與真實(shí)性。除此之外，也要做好計(jì)算機(jī)檔案管理工作，防止計(jì)算機(jī)被黑客攻擊、利用，造成學(xué)籍信息篡改、偽造等情況發(fā)生。另外，學(xué)籍檔案可以利用不同加密文件格式進(jìn)行存放，利用高保密性、兼容性強(qiáng)的文件編錄方式，做好檔案信息不經(jīng)驗(yàn)證就能獲取的情況出現(xiàn)。

綜上所述，高校只有完善學(xué)籍檔案管理制度，強(qiáng)化學(xué)籍檔案利用過(guò)程，較高隱私保護(hù)意識(shí)的檔案管理人員，做到公平、公正的檔案管理工作后。這樣才能有利于相關(guān)檔案查閱部門的查詢，提高高校學(xué)籍檔案管理水平，保證學(xué)籍檔案的隱私安全。

[1]奚金才,鄧蕊．檔案開放利用中的隱私權(quán)法律保護(hù)研究[J]．檔案,2015(1)．

[2]張雪．未成年人隱私權(quán)法律保護(hù)問(wèn)題研究[J]．法制與社會(huì),2012,04(下):283～284．

（作者單位：重慶文理學(xué)院檔案館）