文/長春大學旅游學院 張榮

實施文檔一體化管理 推進高校檔案信息化建設

文/長春大學旅游學院 張榮

當代社會，隨著信息技術的迅速發(fā)展，高校在自身的建設與發(fā)展中，實施文檔一體化，推進檔案的信息化建設是高校適應社會信息化發(fā)展的必然要求與必定趨勢。本文從文檔一體化、檔案信息化建設的內(nèi)涵，以及高校在檔案管理建設方面存在的問題進行論述，并提出高校實施文檔一體化推進檔案信息化建設的措施。

文檔一體化；檔案信息化；管理

一、文檔一體化與檔案信息化的科學內(nèi)涵

文檔一體化是從文檔管理和文書管理的全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔管理的全過程管理。通俗來講，就是把檔案工作現(xiàn)實中各部門相對分散獨立的文件和檔案統(tǒng)一成一個有機的整體來籌劃管理，形成一文一檔的管理模式。通過文檔的一體化可以保證文檔內(nèi)容的完整性、原數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性以及準確性。現(xiàn)在隨著計算機技術的廣泛應用，文檔一體化管理更是獲得了前所未有的技術支持，文檔一體化管理已成為信息化管理的一種管理模式。而所謂檔案信息化建設就是運用現(xiàn)在信息技術開發(fā)檔案信息資源，保護檔案資料，提高檔案信息利用率，以及延長檔案信息壽命和保證其質(zhì)量的檔案管理方式。實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設的最終目標，是提高檔案信息管理和服務水平的有力保證。

二、高校檔案管理建設存在的問題

（一）學校對檔案工作的重視程度不夠高?，F(xiàn)在高校在學校的管理過程中，往往把提高學校的軟硬件設施，提高學校的教學水平和質(zhì)量，以及提高學校的科研水平，擴大學校的影響力作為學校管理的主要任務。檔案管理作為一種不放在表面的，不影響實力的工作，被放在了非常次要的地位，大多數(shù)高校都對檔案工作的重視程度不高，沒有充分認識到學校檔案管理的真正作用及其意義，也未能充分地認識到檔案管理可以為學校的科研工作和教學工作提供便利。正是因為這種對檔案管理工作不重視甚至輕視的心態(tài)，使得學校的檔案管理工作出現(xiàn)了很多問題。比如說對一些資料歸檔立卷不及時，導致一些資料材料擠壓，或者說檔案存放的質(zhì)量低下，歸類不明確，導致查詢不便利等。同時，也由于高校對檔案工作的重視程度不夠，所以高校沒有形成完備的檔案工作的管理體系和相關的制度，也沒有在檔案工作上投入足夠的經(jīng)費。

（二）檔案工作人員管理意識不強，業(yè)務素質(zhì)不高。檔案工作人員是進行檔案工作計劃、安排和管理的工作人員，是檔案信息資源存儲的重要人員，但是檔案工作人員在檔案管理工作方面也存在一些問題。部分高校檔案管理的工作人員可能以為自己所在高校的主要任務是學校的教學工作以及科研工作，因此會在心理上覺得自己的檔案管理工作不重要，會把自己放在一個比普通教師低的位置上，心理上的落差會導致他們管理的懈怠。另外，我們知道，隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，推進檔案管理的信息化進程尤為重要，因此熟練地掌握現(xiàn)代信息技術，熟練地使用計算機，是檔案管理人員的一項必備技能。但是有很多檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)不夠高，不能很好地應用現(xiàn)代技術，這也使得某些高校的檔案管理方式比較落后，檔案信息存儲質(zhì)量差，利用率不高。

三、實施文檔一體化管理，推進高校檔案信息化建設的措施

（一）建立健全檔案管理規(guī)范。高校加強文檔一體化，推進檔案信息化建設，必須要建立健全檔案管理的規(guī)范。建立檔案管理的規(guī)范，首先要確保數(shù)據(jù)的規(guī)范，而數(shù)據(jù)來源于文件文檔，因此高校要對自己的檔案管理室進行科學化管理，保證檔案管理機構(gòu)能夠按相關規(guī)定科學分類文檔文件，要注重把文件管理與檔案管理放在一個綜合的管理系統(tǒng)中，密切兩者之間的有機聯(lián)系，認識到檔案管理與文件管理前后相承的關系，同時也要建立文檔一體化管理的組織機構(gòu)，明確文件管理和檔案管理的規(guī)范，要加強文檔一體化軟件和檔案管理的統(tǒng)籌規(guī)劃，保證高校文檔一體化和檔案管理的通用性。

（二）加強檔案信息化人才建設。高校推進檔案的信息化建設是順應現(xiàn)代社會信息技術發(fā)展的必然趨勢，檔案人員是檔案信息資源與用戶之間相互聯(lián)系的橋梁和紐帶，因此加強檔案信息化人才的建設，是現(xiàn)代高校實施文檔一體化管理，推進高校檔案信息化建設的一個重要路徑。高校要注重對檔案工作人員的管理與培養(yǎng)，通過一些必要的措施提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)以及管理工作的意識。比如說，高?？梢酝ㄟ^必要的獎懲措施，來刺激和激勵檔案管理工作人員提高檔案工作的管理意識。再比如，高校可以通過不定期地舉行檔案管理工作人員的討論會，以及對檔案管理的工作人員進行培訓等方法來提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質(zhì)和能力。同時檔案管理的工作人員，也要不斷地學習，更新自身的知識，提高自身的能力，使自己能夠熟練地掌握現(xiàn)代信息技術，熟練地運用計算機，很好地進行檔案工作的信息化管理。

（三）增加經(jīng)費投入。高校要深刻地認識到檔案管理工作的重大意義，提高對檔案管理工作的經(jīng)費投入，從而使得自己學校的檔案管理工作很好地適應現(xiàn)代社會的要求，也能更好地保證檔案的完整性、真實性以及系統(tǒng)性。為此，高?？梢酝ㄟ^為學校的檔案管理室購買性能較好的計算機、掃描儀、激光打印機等來提高學校檔案管理的信息化水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，高校實施文檔一體化，推進檔案信息化建設有利于推動高校適應現(xiàn)代社會的要求，也有利于高校檔案的存儲，提高高校檔案的質(zhì)量，因此高校要采取相應的措施，促進學校的檔案信息化建設進程。

[1]楊政婷,肖濤.實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設[J].凱里學院學報,2016,34(4).

[2]趙靜.實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設[J].山東省青年管理干部學院學報,2009,9(5).

[3]裴素林.綜合醫(yī)院會計檔案信息化管理初探[J],經(jīng)濟師, 2013.