文/煙臺市普通話培訓(xùn)測試中心 于偉海

職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的問題及對策研究

文/煙臺市普通話培訓(xùn)測試中心 于偉海

對于職業(yè)院校來說，學(xué)生檔案管理工作在校內(nèi)起著重要作用，但很多職業(yè)院校在學(xué)生檔案管理的實(shí)際工作中，都存在著一些問題。職業(yè)院校應(yīng)該從豐富檔案內(nèi)容、建立健全檔案管理制度入手，宣傳學(xué)生檔案管理工作的重要性，讓學(xué)生檔案真正地實(shí)現(xiàn)信息化管理，同時提高檔案管理人員的信息化應(yīng)用水平，加強(qiáng)教育培訓(xùn)，才能促進(jìn)職業(yè)院校學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展。

職業(yè)院校；學(xué)生檔案；管理

一、引言

職業(yè)院校的學(xué)生檔案管理工作，主要是記錄學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)等各方面事跡，也是學(xué)生步入社會后，工作單位對其任用或者考核的主要憑證。當(dāng)今社會競爭日益激烈，畢業(yè)生臨近畢業(yè)時普遍擁有雙向選擇的機(jī)會，職業(yè)院校的學(xué)生檔案就是給畢業(yè)生與社會一個雙向選擇的依據(jù)，起到非常重要的作用。目前部分職業(yè)院校管理人員對學(xué)生檔案的管理意識較為薄弱，工作程序簡單且不規(guī)范，畢業(yè)生放棄檔案的現(xiàn)象越來越多。這種情況跟現(xiàn)在的社會改革與學(xué)生就業(yè)情況均不相適應(yīng)，因此，研究職業(yè)院校學(xué)生檔案的管理工作，促其規(guī)范化與科學(xué)化，讓學(xué)生檔案管理工作既能夠適應(yīng)社會的發(fā)展，又能更好地為學(xué)生服務(wù)。

二、職業(yè)院校學(xué)生檔案管理中存在的問題

（一）部分學(xué)生檔案內(nèi)容不全面。多數(shù)職業(yè)院校在進(jìn)行學(xué)生檔案管理的時候，沒有明確學(xué)生檔案的范圍與要求，沒有及時記錄反映學(xué)生素質(zhì)變化的內(nèi)容，不利于學(xué)生的全面管理。學(xué)生檔案內(nèi)容主觀評價(jià)較多，客觀評價(jià)較少，甚至有時只是班主任或者校領(lǐng)導(dǎo)的一句批語而已，沒有進(jìn)行全面的客觀評價(jià)，這就使得學(xué)生檔案實(shí)用價(jià)值不高，不能夠滿足社會或企事業(yè)單位對于人才的選擇需求，導(dǎo)致部分用人單位對學(xué)生檔案的重視程度不高。

（二）檔案管理制度不夠完善。學(xué)生檔案管理沒有一個統(tǒng)一、詳細(xì)的管理制度，基本上按照原先流傳下來的老辦法，缺少與時俱進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)，難以使學(xué)生檔案材料盡善盡美。在整理檔案方面，缺乏科學(xué)的管理制度，在保密、管理、核對等工作中顯得不規(guī)范。管理制度不完善，主要是在工作方法上有很大出入，有的學(xué)生檔案是按照入學(xué)年度進(jìn)行編制的，有的則是按照專業(yè)進(jìn)行編制的，沒有一個規(guī)范的方法，雖然短時間內(nèi)影響不大，但是時間一長，沒有一個目錄，也沒有一個統(tǒng)一的頁碼編排，甚至有一些檔案袋都沒有密封，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理混亂。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高。職業(yè)院校學(xué)生檔案管理人員，真正科班出身的很少，很多人員是兼職做這項(xiàng)工作，專業(yè)性不是很強(qiáng)，自身業(yè)務(wù)能力或許不符合當(dāng)前工作要求，主要表現(xiàn)在檔案記錄、檔案傳遞等方面，沒按照規(guī)定及時完成有關(guān)工作，造成部分重要檔案內(nèi)容缺失。

三、職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的對策

（一）豐富檔案內(nèi)容。在學(xué)生培養(yǎng)方面的目標(biāo)，主要是技術(shù)性人才，其檔案內(nèi)容也應(yīng)該接近實(shí)際的動手能力，如職業(yè)資格證書或者技術(shù)等級。在學(xué)生檔案中增加誠信內(nèi)容，將學(xué)生納入社會誠信系統(tǒng)之中，讓他們意識到自身信譽(yù)的重要性，有助于形成整個社會的信用理念。學(xué)生在校期間如果出現(xiàn)作弊或者受到處分的事情，都應(yīng)歸入檔案。職業(yè)院校學(xué)生就業(yè)壓力大，很容易出現(xiàn)一些心理問題，這對心理健康教育又提出了要求，通過對學(xué)生的心理健康檢查，建立心理素質(zhì)檔案，了解學(xué)生的心理特點(diǎn)，有針對性地制定相關(guān)目標(biāo)與方式，能有效提高學(xué)生的心理素質(zhì)。在學(xué)生檔案之中，提供一些客觀的評價(jià)材料，也能讓工作單位對學(xué)生有一個相對準(zhǔn)確的評價(jià)。

（二）建立健全檔案管理制度。良好的制度是檔案工作的基礎(chǔ)，職業(yè)院校要根據(jù)自身實(shí)際，建立規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，讓學(xué)生檔案能夠及時整理、收集、裝訂、傳遞等，每一個環(huán)節(jié)都能緊密相連，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

（三）要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。主要有兩個辦法：一是管理人員需要在主觀方面對于自身工作有著充分的認(rèn)識，對于國家檔案管理政策與學(xué)生工作有著深刻的了解，熟悉整個工作流程，積極發(fā)揮自身主動性，研究學(xué)生檔案管理在新形勢下的特點(diǎn)，從而維護(hù)檔案工作的真實(shí)性。二是職業(yè)院校應(yīng)提供檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會，通過在崗培訓(xùn)、攻讀學(xué)位等方式，及時掌握學(xué)生檔案管理工作動態(tài)，補(bǔ)充專業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)水平，使自身知識結(jié)構(gòu)與業(yè)務(wù)水平能夠跟上社會的快速發(fā)展。

四、總結(jié)

今后，職業(yè)院校要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作，宣傳檔案管理意識，建立健全檔案管理制度，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理信息化，把學(xué)生檔案管理工作做得更好。

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