文/武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院 呂揚(yáng)

高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)路徑研究

文/武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院 呂揚(yáng)

學(xué)生檔案管理是高校當(dāng)中一項(xiàng)非常重要的工作，在現(xiàn)代科技高速發(fā)展的今天，怎樣切實(shí)推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，繼而提升管理效率，成為每一個(gè)管理人員需要積極解決的問題。

學(xué)生檔案；檔案管理；現(xiàn)代化；路徑

一、高校學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問題

（一）觀念問題。因?yàn)楦咝W(xué)生數(shù)量眾多，檔案管理工作一直都是一項(xiàng)十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，所呈現(xiàn)的工作量十分龐大，而且經(jīng)常會(huì)有錯(cuò)誤出現(xiàn)。在日常管理工作當(dāng)中，高校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門工作人員并沒有對(duì)檔案管理的相關(guān)工作作出足夠的重視，導(dǎo)致工作進(jìn)程停滯不前，無法呈現(xiàn)出良好的效果。

（二）問題解決能力較差。隨著我國高校在學(xué)生檔案管理方面工作逐漸朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，必然會(huì)跟傳統(tǒng)管理形式當(dāng)中的紙質(zhì)檔案管理形成一定的沖突。相當(dāng)一部分高校沒有做好對(duì)兩種方式做出良好銜接的準(zhǔn)備，而且沒有對(duì)電子文檔的格式作出統(tǒng)一的管理，繼而使得檔案管理工作的難度進(jìn)一步提升，形成較大的管理漏洞。因?yàn)樵诂F(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的過程中會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力以及財(cái)力，所以有很多高校還是以紙質(zhì)檔案的管理方式為主，并沒有切實(shí)利用電子檔案。就目前的實(shí)際情況來說，自帶檔案已然成為一種比較普遍的現(xiàn)象，這也就導(dǎo)致了各種問題的出現(xiàn)。例如學(xué)生沒有按時(shí)將檔案上交，甚至將自己的檔案丟失，致使學(xué)生檔案的真實(shí)性受到懷疑，導(dǎo)致檔案工作不具備應(yīng)有的嚴(yán)肅性。除此之外，檔案管理工作不夠規(guī)范和統(tǒng)一的情況也普遍存在，管理部門在檔案收集、歸檔以及管理的過程當(dāng)中顯得十分混亂。

（三）資金問題。在實(shí)施高校檔案管理工作的時(shí)候，各個(gè)環(huán)節(jié)都需要有一定的資金投入，例如管理隊(duì)伍的培養(yǎng)，以及各種軟件的升級(jí)等。而因?yàn)樵谟^念上不夠重視，高校在檔案管理工作方面的資金投入較低，給檔案管理的現(xiàn)代化革新進(jìn)程形成了阻礙。

二、高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

（一）管理理念的樹立。就目前教育事業(yè)的發(fā)展情況來說，檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展已然成為目前教育事業(yè)改革的必然趨勢，對(duì)檔案管理理念的革新則是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要前提。就這一方面來說，傳統(tǒng)管理模式之下的管理人員在思維上還顯得比較保守，在管理工具的應(yīng)用等方面也顯得比較滯后。作為一名高校檔案管理工作人員，需要積極做到與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)自己的管理理念加以革新，將更為積極的服務(wù)形式作為主體，將檔案管理工作的功能和作用良好地發(fā)揮出來。與此同時(shí)，還需要積極加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等全校工作人員在意識(shí)上對(duì)檔案管理更加重視，積極推動(dòng)其現(xiàn)代化的發(fā)展。

（二）管理人員的培養(yǎng)。高校相關(guān)管理人員應(yīng)該積極利用各種渠道提升對(duì)檔案管理宣傳的力度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理人員在觀念上的轉(zhuǎn)變和革新，繼而更為充分地意識(shí)到對(duì)檔案管理工作實(shí)施現(xiàn)代化處理的重要性。高校在對(duì)檔案管理人員加以聘用的時(shí)候需要提高要求，對(duì)檔案管理部門加以完善和優(yōu)化，對(duì)每個(gè)工作人員所需要承擔(dān)的工作職責(zé)加以明確，積極引入大量具有良好綜合素質(zhì)的專業(yè)人才，繼而利用各種各樣的激勵(lì)措施和政策來避免人才的流失。作為一名高校檔案管理工作人員，在保證自身具備工作基本素質(zhì)的前提之下，還要全面掌握相關(guān)的專業(yè)技能。在日常的工作當(dāng)中，高校領(lǐng)導(dǎo)需要積極利用多種多樣的形式針對(duì)全體檔案管理人員作出專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，對(duì)他們的理論知識(shí)結(jié)構(gòu)加以優(yōu)化和更新，提升專業(yè)技能，利用這樣的方式實(shí)現(xiàn)檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)化。

（三）管理技術(shù)的優(yōu)化。高校需要將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)積極地融入對(duì)學(xué)生檔案管理的工作當(dāng)中，例如檔案信息的檢索和審計(jì)等，逐步形成檔案管理的微機(jī)化。將計(jì)算機(jī)作為媒介，對(duì)其容量大的特點(diǎn)加以利用，繼而實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案高效存儲(chǔ)，同時(shí)讓工作流程得到簡化。與此同時(shí)，要對(duì)信息量不斷地拓展，繼而確保各個(gè)方面信息更為順利地傳輸。需要針對(duì)不同類型的檔案作出全面、客觀的分析，繼而不斷地優(yōu)化檔案管理技術(shù)，利用融合現(xiàn)代高新科技的現(xiàn)代化設(shè)備，讓檔案信息具有較強(qiáng)的長效性以及安全性。校領(lǐng)導(dǎo)要積極在檔案管理工作方面加大投資，積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，同時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)當(dāng)中的各種軟件作出及時(shí)的更新。繼而實(shí)現(xiàn)在更短的時(shí)間之內(nèi)對(duì)學(xué)生各個(gè)方面信息的準(zhǔn)確查找，在降低檔案管理工作人員工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)，讓管理工作顯得更加規(guī)范化和高效化。

（四）網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用。在高校檔案的現(xiàn)代化管理當(dāng)中，需要對(duì)各種現(xiàn)代高新科學(xué)技術(shù)加以充分利用，例如通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，讓檔案資源能夠逐步形成多方共享的形式，繼而實(shí)現(xiàn)異地查詢的功能。這樣能夠大幅度降低工作人員的工作量，同時(shí)簡化錄用程序，讓工作效率得到大幅度提升。除此之外，還能夠增加學(xué)生檔案使用人員的數(shù)量，實(shí)現(xiàn)檔案資料的完善和優(yōu)化。

三、結(jié)束語

總而言之，高校學(xué)生檔案管理工作具有非常重要的作用，只有積極推進(jìn)其現(xiàn)代化發(fā)展，才能對(duì)學(xué)生檔案作出更好的管理，繼而推動(dòng)高校管理能力的提升，為學(xué)生們提供更好的服務(wù)，這也符合我國教育改革的要求，對(duì)高校的發(fā)展極為有利。

[1]鄭瑾.淺議全面提升高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化水平[J].常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2014,13(06):94-96.

[2]劉斌.高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化中的問題與對(duì)策[J].河南社會(huì)科學(xué),2013,21(12):92-94.