文/廣西壯族自治區(qū)平南縣人民醫(yī)院 張嘉惠

新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化分析

文/廣西壯族自治區(qū)平南縣人民醫(yī)院 張嘉惠

本文從當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題入手，對當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀加以分析，簡要介紹新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化舉措，旨在提升事業(yè)單位檔案管理水平。

新形勢；檔案管理；規(guī)范化

一、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案缺損問題。無論是事業(yè)還是企業(yè)單位，都面臨著檔案缺損的問題，尤其是在實(shí)際檔案管理工作之中，由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對檔案管理工作不重視，使檔案管理存在一些漏洞，諸如儲存不利、收集不及時及檔案管理不當(dāng)?shù)惹闆r，進(jìn)而造成檔案資料缺損，對事業(yè)單位的檔案管理工作造成嚴(yán)重影響。

（二）管理制度問題。根據(jù)對檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在眾多事業(yè)單位之中，很少有事業(yè)單位擁有建立健全的檔案管理制度，由于沒有規(guī)范制度的約束，造成檔案管理工作的開展缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致實(shí)際工作存在諸多漏洞。另一方面，因?yàn)闄n案管理制度的缺失，致使事業(yè)單位檔案管理崗位設(shè)置不合理，甚至一些事業(yè)單位檔案管理人員存在一人多崗的現(xiàn)象，使管理人員的精力被分散，從而難以發(fā)揮檔案管理工作的優(yōu)勢和功能。

（三）管理人員問題。由于一些事業(yè)單位管理層忽視檔案管理工作，對檔案管理工作的認(rèn)識不準(zhǔn)確，認(rèn)為檔案管理工作的技術(shù)性較低，因此缺乏對從業(yè)人員的管理，這種錯誤的認(rèn)知導(dǎo)致檔案管理人員工作技能和水平難以提升。另外，在日常管理工作中，沒有制定檔案管理人員培養(yǎng)計劃，使從業(yè)人員無法掌握先進(jìn)的檔案管理技能，對事業(yè)單位檔案管理造成不利影響。

二、新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化對策

（一）完善檔案管理工作制度。從宏觀角度來看，國家相關(guān)部門應(yīng)對檔案管理重要性進(jìn)行普及和宣傳，使得事業(yè)單位能夠重視規(guī)范檔案管理工作，在具體操作過程中，利用電視、網(wǎng)絡(luò)、報紙、雜志等媒體來進(jìn)行宣傳性教育，使得事業(yè)單位能夠了解到檔案管理在市場競爭中的重要性。完善、健全的規(guī)范制度是開展各項(xiàng)工作的首要前提，檔案管理工作也不例外，為了提升檔案管理工作的規(guī)范性，首先應(yīng)建立健全的檔案管理工作制度，應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，并結(jié)合事業(yè)單位的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，建立切實(shí)有效的規(guī)范化檔案管理制度。值得重視的是檔案信息保密工作，并制定檔案信息權(quán)限管理機(jī)制，確保檔案信息管理在安全可靠的環(huán)境中得以發(fā)展。在完善檔案管理工作制度的基礎(chǔ)上，應(yīng)加大制度規(guī)范的執(zhí)行力，使檔案信息管理工作能夠有序開展，從而提升檔案管理工作的規(guī)范化水平。

（二）提升檔案管理人員水平。打造一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍，是保障檔案管理工作順利發(fā)展的重要因素。首先，嚴(yán)格控制事業(yè)單位檔案管理人員的錄用情況，在從業(yè)人員甄選方面，應(yīng)著重了解應(yīng)聘人員的實(shí)際工作能力，并根據(jù)其過往工作經(jīng)驗(yàn)加以分析，挑選具備高超工作能力的人員參加事業(yè)單位檔案管理工作。另外，還應(yīng)加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)力度，定期開展各項(xiàng)教育培訓(xùn)，將先進(jìn)的檔案管理知識傳授給在職人員，從而提升檔案管理人員水平。在具體操作方面，應(yīng)采用“長期培養(yǎng)+短期培養(yǎng)”模式，長期培養(yǎng)主要是針對檔案管理人員的綜合能力加以培訓(xùn)，以戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)作為導(dǎo)向，使檔案管理人員能夠不斷提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展；短期培養(yǎng)是對長期培養(yǎng)模式加以補(bǔ)充，在充分了解檔案管理人員實(shí)際情況的基礎(chǔ)之上，根據(jù)人員的實(shí)際問題來開展有針對性的培養(yǎng)，通過長、短期相結(jié)合的方式來培養(yǎng)員工的專業(yè)技能和檔案管理水平，能夠促使事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)步和提升。

（三）創(chuàng)新新型檔案管理方法。隨著信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作信息化成為一種必然趨勢，利用信息手段和技術(shù)來管理事業(yè)單位檔案，能夠確保檔案管理的實(shí)效性，同時提升事業(yè)單位檔案的利用率。因此，事業(yè)單位應(yīng)重視新型檔案管理方法，應(yīng)在硬件上保障檔案管理信息化發(fā)展，根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際情況來配備專業(yè)的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，進(jìn)而鼓勵檔案管理人員在現(xiàn)行工作方法的基礎(chǔ)之上進(jìn)行創(chuàng)新，及時了解世界先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和手段，進(jìn)而采用先進(jìn)、科學(xué)、合理的方式來進(jìn)行檔案管理，通過計算機(jī)來整理事業(yè)單位檔案，并利用計算機(jī)系統(tǒng)加以數(shù)據(jù)計算和分析，從而得出相關(guān)結(jié)果，使事業(yè)單位能夠根據(jù)檔案分析結(jié)果來調(diào)整生產(chǎn)、經(jīng)營、管理目標(biāo)，促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案信息是事業(yè)單位發(fā)展的重要參考因素，因此應(yīng)重視檔案信息管理工作，通過完善檔案管理工作制度、提升從業(yè)人員水平、創(chuàng)新檔案管理方法等方式來確保檔案信息管理規(guī)范化，從而推動事業(yè)單位健康穩(wěn)定地發(fā)展。

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