張雪麗

淺談電子檔案管理在大學(xué)檔案管理中的應(yīng)用

張雪麗

隨著信息化技術(shù)的普及與發(fā)展，信息化的管理技術(shù)也滲透到各行各業(yè)，電子檔案越來越方泛地被應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)單位的日常管理工作中。在大學(xué)的檔案管理工作中，電子檔案也發(fā)揮著重要作用。本文著重就電子檔案管理在大學(xué)檔案管理工作中的具體應(yīng)用境況和應(yīng)用策略加以探究。

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雖然檔案管理工作即繁瑣又嚴(yán)肅，但是因?yàn)闄n案的特殊性與重要性，這項(xiàng)工作在各個(gè)社會(huì)單位中都受到重視。隨著信息化技術(shù)在管理工作內(nèi)的普及化，電子檔案的應(yīng)用也越來越廣泛，特別是在高校的檔案管理當(dāng)中發(fā)揮著越來越高的效用。

一、大學(xué)檔案管理工作中在傳統(tǒng)檔案管理情況下存在的問題

（一）檔案管理工作量大

高校的檔案管理工作種類繁多，例如：教學(xué)計(jì)劃檔案、課程安排檔案、教職工人事檔案、學(xué)生檔案等等。每一年這些相關(guān)的答案數(shù)據(jù)都會(huì)有一定程度的變動(dòng)、遷出或錄入。一次小的變動(dòng)其工作量都是很龐大的，如果涉及到例如學(xué)生畢業(yè)檔案的管理工作，具有變化量大、數(shù)據(jù)變動(dòng)頻繁、需要跨區(qū)域傳送等等特征，給檔案的維護(hù)、保存和更新等相關(guān)管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。

（二）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化不夠

雖然各個(gè)高校都具有自己較為完備的檔案管理體系，但是在檔案管理的操作標(biāo)準(zhǔn)上卻都多少存在差異。這主要源于每個(gè)學(xué)校在檔案的管理制度和規(guī)范上存在自己獨(dú)特的標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致各個(gè)學(xué)校間的檔案管理操作不能一致，如果出現(xiàn)學(xué)校間的學(xué)生交換學(xué)習(xí)、教學(xué)人才交流等活動(dòng)，會(huì)給檔案的管理工作帶來很多負(fù)面的影響。

（三）檔案管理信息化提升

目前信息化檔案管理工作正在高校中逐步普及，這種新的檔案管理形式也給高校的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。雖然電子化檔案具有高效、便捷等優(yōu)勢，但是目前的檔案管理電子化還處于初級(jí)階段，檔案管理工作依然以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案只作為檢索、備份等輔助工作。而且部分學(xué)校的電子檔案由于錄入或技術(shù)原因限制，并不能做到完全取代紙質(zhì)檔案。

二、大學(xué)檔案管理工作中電子檔案的使用基本狀況

（一）大學(xué)檔案管理工作中電子檔案的優(yōu)勢

首先，高效處理信息數(shù)據(jù)，有效提升工作效率。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作階段，檔案多由人工抄寫，在統(tǒng)計(jì)、存檔等方面對于人力、物力的消耗較大，而且大的工作量容易出現(xiàn)人為的錯(cuò)誤。這些問題在采用電子信息檔案管理之后，都有事先設(shè)計(jì)好的公式進(jìn)行整理和計(jì)算，這樣檔案的正確率、分類、查閱等都變得更加高效，而且電子版的檔案儲(chǔ)存更為安全可靠。

其次，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化更明確，調(diào)配上更便捷。使用電子檔案的過程中，大部分高校都會(huì)采用較為成熟的檔案管理系統(tǒng)。這樣高校間的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)就多以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔整理，這樣各個(gè)高校間的人才與學(xué)生檔案流動(dòng)就更加便利。遇到遠(yuǎn)距離的檔案調(diào)送問題，電子檔案的傳遞更加便捷安全，提升速度的同時(shí)也提升了檔案送達(dá)的安全與完整度。

最后，檔案存檔更環(huán)保安全。傳統(tǒng)的檔案管理多為紙質(zhì)檔案，由于檔案設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)量大、種類繁多需要的檔案紙張數(shù)量也非常巨大。加之每年基本都有檔案的更新和變動(dòng)，被淘汰掉的舊檔案紙?jiān)斐闪烁嗟募堎Y源浪費(fèi)。在這種情況下，使用電子檔案，其儲(chǔ)存量大、而且儲(chǔ)存更加環(huán)保、數(shù)據(jù)的安全度與完整度也更高。

（二）大學(xué)檔案管理工作中電子檔案的缺陷

第一，儲(chǔ)存安全性也存在風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案雖然比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案咋傳送或保存上降低了自然傷害和人為的疏漏，但是電子檔案系統(tǒng)由于處在信息網(wǎng)絡(luò)的大環(huán)境下，也更容易受到不法分子的攻擊。例如：目前全球流行的勒索病毒，就讓很多電子檔案出現(xiàn)了癱瘓。此外電子檔案的格式與標(biāo)識(shí)不具有特殊性，對于真?zhèn)涡缘淖R(shí)別上也帶來了更大的安全隱患。

第二，數(shù)據(jù)的更新要求度更高。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，必須要留下紙質(zhì)的存根，及時(shí)沒有做到數(shù)據(jù)的及時(shí)更新，也可以根據(jù)這些存根對檔案內(nèi)容進(jìn)行完善。而電子檔案就必須要進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，一旦出現(xiàn)延誤很可能就造成階段性、大面積的檔案信息缺失。

三、改善大學(xué)檔案電子化管理的具體應(yīng)用

為了讓電子檔案的運(yùn)用更加完善，讓這樣高效的檔案管理方式在高校檔案管理工作中發(fā)揮更大的效用，可以通過以下措施進(jìn)行努力：

第一，加強(qiáng)檔案加密與網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)。在檔案文件上進(jìn)行檔案加密，儲(chǔ)存設(shè)備做到專機(jī)專人專用，定期對設(shè)備和軟件進(jìn)行更新升級(jí)，并做好設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等等一系列措施防治檔案的丟失被盜。還可以借助防火墻、指紋識(shí)別、身份驗(yàn)證等最新的信息技術(shù)手段，保證檔案在傳輸過程中的安全和保密，提升電子檔案的安全管理系數(shù)。

第二，加強(qiáng)管理員素質(zhì)培養(yǎng)，規(guī)范操作流程。學(xué)校應(yīng)該市場對檔案管理員進(jìn)行最新技術(shù)與相關(guān)安全知識(shí)的培訓(xùn)和測試，讓管理員始終保持良好的職業(yè)道德意識(shí)和安全意識(shí)。此外也可以進(jìn)一步規(guī)范管理員的操作流程，降低人為的疏漏出現(xiàn)。

第三，時(shí)常更新管理系統(tǒng)，延長數(shù)據(jù)的使用壽命。由于電子信息檔案的儲(chǔ)存量大，就會(huì)造成大量的數(shù)據(jù)垃圾。因此在檔案管理過程中要時(shí)常保持系統(tǒng)的更新，對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和篩選，延長數(shù)據(jù)的使用價(jià)值。

［1］趙海燕.淺析高校檔案管理中電子檔案的優(yōu)勢與局限［J］.科教導(dǎo)刊：電子版，2017（3）.

［2］王甜.淺析高校辦公自動(dòng)化下的電子檔案管理［J］.人才資源開發(fā)，2017（2）.

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