文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 張澎

人事檔案安全風(fēng)險管理研究

文/晉冀魯豫烈士陵園管理處 張澎

人事檔案是人事管理工作中很重要的一個環(huán)節(jié)。近些年，由于科技的發(fā)展，企事業(yè)單位的發(fā)展都異常迅速，所以人事檔案管理中有些制度已經(jīng)明顯落后于發(fā)展，我們要對其進行及時的調(diào)整改革。本文對人事檔案的風(fēng)險管理進行了研究。

人事檔案；安全；管理

一、前言

人事檔案就是個人經(jīng)歷和特長的表現(xiàn)，是個人的履歷等資料。是企事業(yè)單位考察人才時的文件資料。在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，企事業(yè)單位各項制度都在不斷地完善，人事制度也要在發(fā)展改革中合理地調(diào)整以更好地適應(yīng)企事業(yè)單位及市場的發(fā)展。傳統(tǒng)的人事檔案有很多不足之處，比如管理制度、方式等等。所以，要對人事檔案管理中存在的安全風(fēng)險進行研究，努力去完善這些不足。

二、 人事檔案管理流程中存在的風(fēng)險

時代在發(fā)展，經(jīng)濟在進步。市場形勢也發(fā)生了很大的改變，人事制度也要進行相應(yīng)的改革調(diào)整，以更好地適應(yīng)我們現(xiàn)在的市場環(huán)境。在現(xiàn)行環(huán)境下，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式有的已經(jīng)落后，使得人事檔案管理出現(xiàn)了很多問題，需要我們及時解決。

（一）人事檔案的材料內(nèi)容質(zhì)量不高?，F(xiàn)在人事檔案的質(zhì)量，有量無質(zhì)，其可用價值極低，人事檔案的材料內(nèi)容重視形式，輕實質(zhì)內(nèi)容；內(nèi)容上流水般記錄個人經(jīng)歷的多，能表現(xiàn)個人專業(yè)水準(zhǔn)、業(yè)務(wù)能力的少；有些檔案上居然只有優(yōu)點，沒有缺點……其內(nèi)容質(zhì)量極差，有用的信息太少，通過這些檔案無法對一個人的情況進行公正、全面的了解。還有我們的管理審查工作不到位，負責(zé)檔案管理的人缺乏責(zé)任心，也使得人事檔案的內(nèi)容不真實的情況越來越嚴(yán)重，讓人事工作、人事檔案管理環(huán)節(jié)的作用大打折扣。

（二）人事檔案的管理工作不規(guī)范導(dǎo)致檔案損壞。人事檔案整理歸檔之后，會對其進行很多次重復(fù)的查看。因為人事檔案的數(shù)量大，在查找時，所耗時間特別長，有時候是幾小時，有時候是一天甚至更長時間，既花費大量時間，又浪費了很多精力。人事檔案資料管理中，沒有對其進行備份，如果出現(xiàn)一些意外，那原始檔案就會丟失、損壞，但是要想恢復(fù)就很困難。就算沒有意外事件，紙質(zhì)檔案的長期保存，其紙質(zhì)和字跡也會發(fā)生變化，也會使原始檔案內(nèi)容損壞。人事檔案會被反復(fù)查看，對原件會造成一些受損，增加了管理的難度，有些檔案時間較長，而且材質(zhì)很差，已經(jīng)無法進行查詢及翻閱了，如果直接查詢翻閱，會讓檔案遭到毀滅性的破壞。

（三）檔案的整理工作不到位。整理人事檔案是一項需要較強技術(shù)性的工作，把個人信息歸檔成冊看似簡單，實際上也需要細致的工作態(tài)度。而很多檔案管理者更重視政治任務(wù)，而對自己的業(yè)務(wù)不是特別重視。有些單位在檔案整理工作上做得不到位，材料散亂，缺乏有效細致的整理，有的單位人事確實已經(jīng)歸檔成冊，可分類處理工作根本沒做，降低了檔案的利用率。

三、加強人事檔案信息化安全的策略

（一）加大投資，完善軟硬件設(shè)施。單位要把信息化安全充分地重視起來，劃撥專項的資金，而且對專項資金進行科學(xué)管理，專款專用。人事檔案管理的硬件設(shè)備要很大的資金支持，包括前期的購買和后期的更新維護，如果資金支持不到位，設(shè)備就跟不上，隨之而來的安全問題就會出現(xiàn)?，F(xiàn)在，很多單位的人事檔案管理信息化系統(tǒng)中的信息網(wǎng)絡(luò)和硬件設(shè)備還不是很成熟，有些單位的人事管理設(shè)備已經(jīng)非常落后、老化，人事檔案管理信息的安全受到這些因素的影響，會有問題出現(xiàn)，所以，單位要加強人事檔案管理信息的硬件設(shè)施，對其提供資金支持。

（二）讓人事檔案信息化管理系統(tǒng)更加完善。要保障人事檔案系統(tǒng)的安全，就要對其進行科學(xué)合理的管理，讓管理制度化、程序化。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，需要對安全加強防范，建立防止黑客侵入的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，同時對其進行科學(xué)管理，制定合理的管理制度，這樣保障了單位內(nèi)部查閱信息時的安全性。在人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，需要制定個人計算機并規(guī)范其操作。人事檔案管理時，需要對其進行分類，在人事檔案管理系統(tǒng)中把檔案按照安全性與保密性來分類，對其進行有針對性的管理。

（三）人事檔案管理人員要加強學(xué)習(xí)與培訓(xùn)?！盎畹嚼希瑢W(xué)到老?！边@句話應(yīng)該是人事檔案管理人員對專業(yè)學(xué)習(xí)的態(tài)度，讓自己不斷地提升，增長知識面，加強專業(yè)學(xué)習(xí)，讓自己有更強的綜合素質(zhì)。我們的單位要為人事檔案管理人員創(chuàng)造更好的學(xué)習(xí)機會。第一，對人事檔案管理人員的政治素質(zhì)與業(yè)務(wù)素養(yǎng)要同樣重視，需要人事檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)先進的管理知識，在工作中不斷創(chuàng)新優(yōu)化自己的工作。第二，對人事檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)也不能放松。人事檔案管理人員可以接觸到許多的檔案，就要求其有良好的職業(yè)道德，對保密工作認(rèn)真對待執(zhí)行，單位對其職業(yè)道德培訓(xùn)也要重視，以增加從業(yè)人員的責(zé)任感。第三，單位要為人事檔案管理人員提供一些其他的學(xué)習(xí)機會，以增強管理人員的綜合素質(zhì)，比如：計算機網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的培訓(xùn)等，讓檔案管理人員不但有過硬的專業(yè)技術(shù)，同時對周邊的知識也有一定的掌握，這樣可以更好地對人事檔案進行管理工作。

四、結(jié)束語

企事業(yè)單位的發(fā)展，離不開人才的建設(shè)。所以人才檔案的管理工作就很重要，首先就應(yīng)該保障其安全性。我們要跟隨時代的腳步，調(diào)整改進一些現(xiàn)在人才檔案管理工作中存在的問題。讓人才檔案的管理工作能更加科學(xué)合理，助力企事業(yè)單位的發(fā)展騰飛。

[1]丁訓(xùn)華.人事檔案信息化建設(shè)中的安全保密措施初探[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(24):61+46.

[2]劉德會.人事檔案信息化管理[J].黑龍江科學(xué),2016(10): 138-139.

[3]張玉雙,田云,肖雨.芻議如何提高人事檔案信息化管理水平[J].山東工會論壇,2015(01):79-80.

[4]馮博.淺談電子文件檔案管理[J].黑龍江史志,2013(9).