文/國(guó)家電投集團(tuán)廣西長(zhǎng)洲水電開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司 楊栩

文書(shū)檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新探究

文/國(guó)家電投集團(tuán)廣西長(zhǎng)洲水電開(kāi)發(fā)有限責(zé)任公司 楊栩

在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理以及存儲(chǔ)的過(guò)程中，一定要滿足相應(yīng)的原則需求。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式已經(jīng)不能在滿足時(shí)代發(fā)展的需求，這就需要在目前文書(shū)檔案整理與保管的基礎(chǔ)上進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和優(yōu)化。本文主要對(duì)文書(shū)檔案的整理以及保管方法創(chuàng)新的必要性進(jìn)行了分析，然后結(jié)合實(shí)際情況提出了一些合理的創(chuàng)新措施，希望能為相關(guān)的文書(shū)檔案管理人員提供一定的參考意見(jiàn)。

文書(shū)檔案；整理方法；保管方法；創(chuàng)新

進(jìn)行文書(shū)檔案的整理與保管工作，最主要的目的就是可以實(shí)現(xiàn)良好的文書(shū)檔案管理體制，另外，通過(guò)對(duì)文書(shū)檔案的整理與保管工作，可以在最大限度上滿足文書(shū)檔案分類(lèi)的合理性。結(jié)合目前的實(shí)際情況可以看出，很多部門(mén)在進(jìn)行文書(shū)檔案的管理工作中仍然還是采用的傳統(tǒng)意義上的保管方法，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量一直得不到有效提升。因此，相關(guān)人員一定要加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理方法的創(chuàng)新工作，使文書(shū)檔案的管理方式可以滿足新時(shí)代發(fā)展的需求，使管理能力與管理效果可以實(shí)現(xiàn)有效的提升。

一、文書(shū)檔案整理與保管方法創(chuàng)新的必要性

（一）現(xiàn)代管理技能必須得到有效應(yīng)用。目前，隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中都得到了非常廣泛的應(yīng)用，同時(shí)也取得了良好的應(yīng)用效果。在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理與保管的過(guò)程中也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的充分利用，使管理工作的效率可以得到進(jìn)一步的提升，從而可以實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理效果。另外，在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理的過(guò)程中，管理人員需要按照文書(shū)檔案的類(lèi)型進(jìn)行合理的分類(lèi)，但是傳統(tǒng)的管理方法不僅會(huì)增加分類(lèi)過(guò)程中所花費(fèi)的時(shí)間，同時(shí)也經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤現(xiàn)象的發(fā)生。如果在分類(lèi)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)對(duì)信息技術(shù)的有效利用，可以有效提高文書(shū)檔案管理工作的效率，同時(shí)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)也是文書(shū)檔案管理工作未來(lái)主要的發(fā)展趨勢(shì)。

（二）現(xiàn)代管理手段必須得到有效適應(yīng)。結(jié)合目前的實(shí)際情況可以看出，在每一項(xiàng)工作開(kāi)展的過(guò)程中通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的有效使用，可以在很大程度上提高整體的工作效率，在文書(shū)檔案管理工作中同樣也是如此。這項(xiàng)工作中對(duì)信息技術(shù)的利用屬于管理方法上一次重大的改革，逐漸替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)文書(shū)檔案的管理方式，不僅可以減少工作人員的任務(wù)量，同時(shí)還可以提升保管工作的質(zhì)量。結(jié)合最新的文書(shū)檔案歸類(lèi)整理原則，不需要在對(duì)案卷標(biāo)題重新制定，而是以件作為最基本的單位，采用計(jì)算機(jī)中的檢索技術(shù)，可以有效減少人工操作過(guò)程中錯(cuò)誤發(fā)生的概率，最終實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單高效的文件檢索方式。

二、工作人員素質(zhì)提升對(duì)文書(shū)檔案整理保管的作用

文書(shū)檔案管理工作與圖書(shū)館管理存在一定的相似之處，在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中同樣需要專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)日常的保管工作。因此，管理人員的自身素質(zhì)水平在一定程度上直接決定了文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，要想保證計(jì)算機(jī)技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的作用可以實(shí)現(xiàn)有效的發(fā)揮，檔案管理人員自身必須具有一定的專(zhuān)業(yè)能力以及綜合素質(zhì)水平，只有這樣才能為信息化檔案管理工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)保障。

三、文書(shū)檔案整理與保管方法的創(chuàng)新方式

（一）合理利用現(xiàn)代管理技能。在文書(shū)檔案中通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的有效使用，可以不斷提高管理工作的效率和質(zhì)量，因此，在進(jìn)行文書(shū)檔案的管理工作時(shí)一定要對(duì)現(xiàn)代管理技術(shù)進(jìn)行合理有效的利用。首先在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行分類(lèi)的過(guò)程中，一定要對(duì)文檔的保管期限、機(jī)構(gòu)進(jìn)行深入分析，然后制定出大致的分類(lèi)方案，比如在分類(lèi)的時(shí)候可以按照檔案的保管期限進(jìn)行劃分，然后將制定的分類(lèi)方式在計(jì)算機(jī)上做好相應(yīng)的記錄工作，這樣之后在對(duì)文件資料進(jìn)行查閱的過(guò)程中就可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行查找，節(jié)省了大量的翻閱時(shí)間。

（二）合理利用現(xiàn)代整理手段。在對(duì)紙質(zhì)的文書(shū)檔案進(jìn)行查找的過(guò)程中，需要人員對(duì)文件進(jìn)行不同的翻閱，而采用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的管理，只需要在查找的過(guò)程中輸入相關(guān)的字符就可以完成。傳統(tǒng)的管理方式不僅效率不高，而且在進(jìn)行分類(lèi)的過(guò)程中也會(huì)增加工作的難度，當(dāng)單位內(nèi)部出現(xiàn)了新的政策時(shí)，又需要對(duì)所有的文書(shū)檔案資料進(jìn)行重新分類(lèi)，這就增加了檔案管理工作人員的任務(wù)。通過(guò)對(duì)現(xiàn)代整理手段的有效應(yīng)用，可以在最大程度上減少管理人員日常的工作量。在傳統(tǒng)的管理方式中，管理人員經(jīng)常會(huì)對(duì)文書(shū)檔案的保管工作存在不同的見(jiàn)解，而采用信息技術(shù)就可以針對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行有效的解決，特別是在文件資料進(jìn)行檢索的過(guò)程中，管理人員可以直接利用計(jì)算機(jī)中的具體分類(lèi)進(jìn)行查找。

四、文書(shū)檔案整理工作方法的創(chuàng)新

（一）分類(lèi)方法。隨著我國(guó)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，單位內(nèi)部的活動(dòng)項(xiàng)目也開(kāi)始逐漸地增多，這就導(dǎo)致文書(shū)檔案的內(nèi)容開(kāi)始不斷增加，面對(duì)這種現(xiàn)象，管理人員一定要對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行合理有效的分類(lèi)，在分類(lèi)的過(guò)程中涉及的方法非常多，管理人員在對(duì)方法進(jìn)行選擇的時(shí)候一定要對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行充分的考慮。比如在文書(shū)檔案進(jìn)行劃分的過(guò)程中，可以按照文件的規(guī)章制度、外事管理、黨群關(guān)系以及科研培訓(xùn)等多個(gè)方面來(lái)進(jìn)行明確。因此，在實(shí)際的分類(lèi)工作中一定要站在單位整體的角度進(jìn)行考慮，然后對(duì)檔案文件真正所屬的范圍進(jìn)行明確，另外，在分類(lèi)過(guò)程中管理人員也可以按照文檔的科室進(jìn)行劃分，這樣就可以將文件的分類(lèi)方式進(jìn)行不斷的細(xì)化。

（二）檔案的裝訂。在對(duì)檔案進(jìn)行裝訂的過(guò)程中，可以將一份文件訂在一起，也可以在分類(lèi)的基礎(chǔ)上將批復(fù)類(lèi)的文件訂在一起。在對(duì)裝訂方法進(jìn)行選擇的過(guò)程中可以按照實(shí)際情況來(lái)確定，如果是存在一些比較特殊的檔案，或者是檔案的頁(yè)數(shù)比較多時(shí)，也可以將檔案進(jìn)行拆分裝訂，但是一定要注意檔案之間的有效排序。比如，有的檔案文件必須自己訂成一份，但是有些文件則需要分開(kāi)裝訂或者是合并裝訂在一起，這就需要相關(guān)的檔案管理人員結(jié)合具體的情況來(lái)選擇相應(yīng)的檔案裝訂方式。另外，為了在之后對(duì)檔案文件進(jìn)行查閱的過(guò)程中可以提供一定的便利性，在對(duì)裝訂完成的檔案文件進(jìn)行放置的過(guò)程中可以將相同類(lèi)型的檔案放在一起。

（三）檔案號(hào)與頁(yè)碼標(biāo)號(hào)。在對(duì)文件整理的時(shí)候需要在文件的右上角加印檔案章，并結(jié)合檔案資料填寫(xiě)出實(shí)際的信息內(nèi)容，另外，在填寫(xiě)的過(guò)程中一定要注意嚴(yán)格按照時(shí)間的先后順序進(jìn)行填寫(xiě)，如果后期再增加檔案時(shí)，就可以在之前檔案的后面進(jìn)行追加，保證其他檔案的順序在后期整理中不會(huì)受到影響。在對(duì)檔號(hào)章中的內(nèi)容進(jìn)行填寫(xiě)的過(guò)程中，一定要對(duì)檔案號(hào)碼的填寫(xiě)引起重視，按照具體的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，然后將檔案號(hào)碼按照分類(lèi)、保管期限的順序由低級(jí)向高級(jí)的方式逐級(jí)進(jìn)行。

五、文書(shū)檔案的信息保管工作方法創(chuàng)新

在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行保管的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以在其中起到一定的輔助作用，具體可以從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行：第一，按照具體的文件編制出對(duì)應(yīng)的索引表，主要是對(duì)文件的標(biāo)題以及種類(lèi)進(jìn)行填寫(xiě)，然后在將相應(yīng)的詞條錄入到單位內(nèi)部的管理系統(tǒng)當(dāng)中。第二，形成相對(duì)應(yīng)的格式模板，在對(duì)模板進(jìn)行制定的過(guò)程中可以按照文件的種類(lèi)、內(nèi)容以及負(fù)責(zé)人的形式來(lái)進(jìn)行。第三，將文件信息錄入完成之后，一定要保證檔案在單位的內(nèi)部系統(tǒng)當(dāng)中可以實(shí)現(xiàn)有效的運(yùn)行，然后再按照標(biāo)準(zhǔn)中的規(guī)定以及實(shí)際的保管期限對(duì)資料進(jìn)行分類(lèi)。第四，檔案管理人員還需要對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的輔助程序進(jìn)行有效的制定，可以將檔案文件中的題名與題名表之間進(jìn)行比較，這樣就可以找出與題名表中相同的責(zé)任人內(nèi)容，在一定程度上可以方便之后的使用工作。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案的整理與保管工作屬于事業(yè)單位中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，其管理工作的質(zhì)量在一定程度上將直接關(guān)系到事業(yè)單位在未來(lái)的發(fā)展方向。因此，在實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作中，管理人員一定要注意對(duì)整理與保管方法的有效創(chuàng)新，這樣才能滿足新時(shí)代背景下社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需求。雖然傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式可以在一定程度上滿足紙質(zhì)檔案的整潔與完成性，但是因?yàn)楣ぷ髻|(zhì)量與效率得不到有效的提升，已經(jīng)不能在滿足新時(shí)代發(fā)展的需求，只有在文書(shū)檔案的管理工作中實(shí)現(xiàn)與信息技術(shù)的有效結(jié)合，才能實(shí)現(xiàn)更加高效的文件檔案管理方法。

[1]劉秀榮.論述文書(shū)檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新[J].民營(yíng)科技,2016,02.

[2]張華.談文書(shū)檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新[J].赤子(上中旬),2014,06.

[3]齊宗元.文書(shū)檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2013,04.