文/德州市寧津縣疾病預(yù)防控制中心 趙洪來

淺談新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理新技術(shù)的發(fā)展以及應(yīng)用

文/德州市寧津縣疾病預(yù)防控制中心 趙洪來

現(xiàn)代社會(huì)科技的發(fā)展以及運(yùn)用，使得我們社會(huì)正在逐漸步入數(shù)字化時(shí)代。在新媒體環(huán)境下，數(shù)字化技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的運(yùn)用，極大地推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展，其在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中的應(yīng)用有效改變了檔案管理的傳統(tǒng)模式，促使檔案管理向著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。鑒于此，本文對(duì)多媒體環(huán)境下數(shù)字化檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行了探討，分析了其未來發(fā)展前景，旨在更進(jìn)一步促進(jìn)我國檔案的數(shù)字化管理。

檔案數(shù)字化；多媒體技術(shù)；重要性

所謂檔案指的就是將圖像、聲音、文字等信息收集、整理、分類形成的資料，旨在為同類事件形成參考性意見等。多媒體技術(shù)在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)檔案的管理方式，促進(jìn)了我國現(xiàn)代化檔案系統(tǒng)的發(fā)展。

一、多媒體環(huán)境下檔案數(shù)字化新技術(shù)在管理中的應(yīng)用

（一）改變了目前文本檔案與聲像檔案分開管理的界限。

在多媒體環(huán)境下，數(shù)字化已經(jīng)成為一種趨勢。數(shù)字化檔案管理新技術(shù)的使用，可以更加便捷、精準(zhǔn)地對(duì)檔案信息中的聲音、圖像、文字等進(jìn)行歸類和集中管理，并且保證檔案信息都可以以非常生動(dòng)活潑的形式保存并且再現(xiàn)，極大地豐富了現(xiàn)代檔案信息管理的形式，也為豐富檔案內(nèi)容提供了良好的基礎(chǔ)條件，有效變革了傳統(tǒng)檔案信息中聲音、文字檔案必須實(shí)施分開規(guī)整的情況。

（二）使得檔案無紙化管理成為可能。利用多媒體技術(shù)可以有效將檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)壓縮，存放在光盤、U盤等快捷內(nèi)存中，這些內(nèi)存設(shè)備可以海量地存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，從而使得檔案管理實(shí)現(xiàn)了無紙化管理，如果給檔案管理加以寬帶、網(wǎng)絡(luò)的傳遞應(yīng)用，那么各個(gè)地方之間、各級(jí)管理之間都可以通過信息聯(lián)網(wǎng)，從而在很短的時(shí)間內(nèi)就可以傳遞大量的檔案信息，大大提高了檔案信息的有效利用，而且增強(qiáng)了各個(gè)地方、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)之間的交流溝通，在很大程度上提高了檔案信息管理和傳遞的效率。

（三）縮減了相關(guān)工作人員的工作量，能夠及時(shí)、精準(zhǔn)地對(duì)檔案進(jìn)行查詢。多媒體技術(shù)具有非常強(qiáng)大的圖像、聲音編輯功能，可以高保真、高效率、非常機(jī)密地實(shí)現(xiàn)聲像檔案錄入、播放輸出以及多種檢索再現(xiàn)服務(wù)等等。最終達(dá)到了對(duì)檔案信息及時(shí)、精準(zhǔn)查詢的目標(biāo)，極大地減少了相關(guān)工作人員的工作量，節(jié)省了管理成本。另外，更加關(guān)鍵的是，數(shù)字化新技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案信息進(jìn)行隨意的分解與組合，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)等設(shè)備實(shí)現(xiàn)錄入和輸出，從而使得檔案的查詢、檢索工作變得極為簡單，工作人員僅僅需要關(guān)鍵字就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的查找。多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用使檔案管理在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，數(shù)字化管理可以有效地將所有的檔案管理信息數(shù)字化，自動(dòng)進(jìn)行分類、整理、保存、再現(xiàn)，這些管理方式都非?？旖莘奖?，而且檔案信息資料的收集也變得非常方便，所以，多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理，大大減少了人工管理的工作量，也保證了檔案信息管理的質(zhì)量和安全。

（四）增加了檔案信息的保密性。多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效運(yùn)用大大提高了檔案信息的保密性，使得檔案信息更加準(zhǔn)確，多媒體技術(shù)利用掃描儀，把文本、圖像等檔案信息轉(zhuǎn)為可以被電腦接受處理的數(shù)據(jù)，而且有效地利用多媒體技術(shù)可以避免因復(fù)印對(duì)檔案原件資料的損壞，最重要的是，多媒體技術(shù)有效地避免了檔案文件在復(fù)印過程中可能導(dǎo)致的信息泄密和進(jìn)入其他文件查閱的情況。

（五）提高檔案信息管理能力。多媒體技術(shù)在很大程度上簡化了檔案管理的歸檔程序，這是提高檔案信息管理能力，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的重要途徑之一。作為檔案管理工作起點(diǎn)的歸檔工作，一直以來都得到了高度重視。每年，綜合檔案室都要收集大量相關(guān)的檔案資料并且進(jìn)行有效的分類管理和整合存儲(chǔ)，文書處理部門和各檔案業(yè)務(wù)部門立卷歸檔指導(dǎo)的工作量愈來愈大，任務(wù)愈來愈重，多數(shù)檔案管理工作人員都必須花費(fèi)極大的時(shí)間以及精力來對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)整，加大了相關(guān)人員的工作壓力。如今，多媒體技術(shù)的應(yīng)用下，文書處理部門隨時(shí)隨地都可以快速地將各種文件資料檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)傳遞給綜合檔案室，綜合檔案室管理人員再根據(jù)具體情況，利用計(jì)算機(jī)中的數(shù)字化程序?qū)ξ募Y料進(jìn)行準(zhǔn)確的分類、整合以及歸檔，從而高效地完成檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案分類、立卷、編目、移交以及統(tǒng)計(jì)等冗雜繁瑣的工作通過多媒體技術(shù)都可以快速、高效地完成，大大提高了檔案管理的工作效率，促進(jìn)了檔案管理的數(shù)字化管理，也在很大程度上減少了文書處理部門、檔案業(yè)務(wù)部門的相關(guān)管理人員的工作量，從而給檔案管理提供一個(gè)全方位、高質(zhì)量的信息服務(wù)。

二、新技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用前景

（一）檔案虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)。未來的檔案管理必定已經(jīng)在很大程度上實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，其檔案管理方式應(yīng)該采取真實(shí)和虛擬并存的方式，其中，虛擬檔案管理應(yīng)該采用數(shù)字模擬物品以及真實(shí)場景的三維模型展示。而且保存真實(shí)檔案的庫房不允許人隨意進(jìn)入，但是虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)可以讓操作者完全處在真實(shí)的幻覺空間中，操作者也只有戴上特制的眼鏡才能看到真實(shí)的檔案資料，因?yàn)闄n案管理的虛擬完全三維化，所以操作者置身其中就像是處在一個(gè)看得見、摸不著的世界，這些虛擬環(huán)境和真實(shí)情景幾乎一樣，有非常高的真實(shí)性，不被人懷疑，這樣虛擬檔案數(shù)字化管理可以有效減少檔案資料的不安全因素和信息被毀壞、盜竊的危險(xiǎn)。

（二）多媒體保安監(jiān)控技術(shù)。多媒體技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，促進(jìn)了檔案管理保安監(jiān)控系統(tǒng)的研究發(fā)展，除了原有的功能，保安監(jiān)控系統(tǒng)還可以進(jìn)行圖像處理、語音報(bào)警、信息存儲(chǔ)和查詢等等，其中報(bào)警處理是多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)的核心部件，報(bào)警就會(huì)導(dǎo)致一系列的連鎖反應(yīng)，同時(shí)產(chǎn)生相應(yīng)的語音提示、自動(dòng)具體報(bào)警信息和值班信息，并且提供警報(bào)出現(xiàn)的具體位置，從而采取有效的措施，保證檔案信息的安全性和完整性。

（三）多媒體檔案信息檢索系統(tǒng)。多媒體技術(shù)將數(shù)字音頻、數(shù)字視頻以及通信等多種先進(jìn)的技術(shù)與計(jì)算機(jī)融合在一起，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，它具有強(qiáng)大的功能，使檔案信息檢索系統(tǒng)不僅具有多媒體形式的信息，而且能夠以非線性的結(jié)構(gòu)組織信息。該系統(tǒng)的運(yùn)用，不但減少了檔案管理工作人員的任務(wù)量，同時(shí)可以節(jié)省成本，對(duì)于新型檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展至關(guān)重要。

三、結(jié)束語

總之，多媒體技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字化有著非常重要的作用，我們應(yīng)該重視多媒體技術(shù)在檔案數(shù)字化中的重要地位，認(rèn)真分析多媒體技術(shù)在檔案管理的現(xiàn)狀，它有效地改變了目前文本檔案與聲像檔案分開管理的界限，使得檔案的無紙化管理成為可能，全面實(shí)現(xiàn)了聲像檔案的快速查詢，減輕了檔案管理的人工工作量，而且在很大程度上增加了檔案信息的保密性，提高了提高檔案信息管理能力。并且用理智的思維和長遠(yuǎn)的眼光看待多媒體技術(shù)在檔案數(shù)字化應(yīng)用的前景，多媒體技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，可以有效實(shí)現(xiàn)多媒體檔案虛擬現(xiàn)實(shí)系統(tǒng)、多媒體保安監(jiān)控系統(tǒng)以及多媒體檔案信息檢索系統(tǒng)等等，所以，我們應(yīng)該將多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究放在工作的重要地位，加大對(duì)多媒體技術(shù)應(yīng)用的研究投資，盡可能快地實(shí)現(xiàn)多媒體技術(shù)在檔案管理的最大化應(yīng)用，從而為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化做好一切準(zhǔn)備工作。

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