文/淮安市淮陰區(qū)張福河船閘管理所 張波

提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

文/淮安市淮陰區(qū)張福河船閘管理所 張波

伴隨著世界經濟的發(fā)展與社會的進步，信息化已經成為一個發(fā)展趨勢。而在社會對信息的利用與共享有了更高要求的新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不能適應當前社會的發(fā)展，檔案管理信息化建設勢在必行。信息化時代給水利工程單位的檔案管理工作帶來了發(fā)展和機遇。因此，只有不斷提升檔案管理信息化建設的效率與服務質量，才能真正滿足社會發(fā)展的需求，順應社會發(fā)展的趨勢。

事業(yè)單位；水利單位；檔案管理；信息化建設；策略

伴隨著社會的發(fā)展，我國事業(yè)單位隨之發(fā)生的最大變化即為檔案數量的激增。檔案是傳達信息的重要載體，其在組織機構中具有重要的影響作用，檔案管理工作的質量已經成為檢驗事業(yè)單位檢驗是否高效運轉的一塊試金石，特別是對具有很強系統(tǒng)性、綜合性的水利工程單位而言，檔案管理信息化建設不僅是保存具有重要價值的工作資料，也成為工作全過程的記錄。因此，事業(yè)單位應重視檔案管理信息化建設，提升事業(yè)單位檔案管理的水平和服務效率，以促進事業(yè)單位的發(fā)展。

一、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義

（一）傳統(tǒng)的檔案管理方法是保存紙質資料。在長期的保存過程中極易受損。尤其是水利工程單位的檔案，是在水利工程建設中所形成的非常具有保存價值的圖紙、文字、聲像及數據等多種歷史資料，它是水利技術的基礎資料，反映了水利工程建設的全過程及建設情況。因此，只有提升事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，運用信息化技術管理紙質檔案，才能更加永久地保存檔案信息，抵御破損，從而保障檔案存放的簡便性，使其得以永久保存。

（二）方便檔案管理流程。水利工程單位檔案的內容涉及面較廣，歷史周期也較長，而傳統(tǒng)的檔案管理雖然對檔案精心分類，但后期查詢所需信息卻仍要耗費較大的精力。從厚厚的檔案文件中查詢資料容易出現(xiàn)疏漏，且可能不完整。另外，檔案查找中容易打亂原有文件順序，給后續(xù)查找工作帶去麻煩。因此提升檔案管理信息化建設，有助于檔案信息的查找，避免打亂文件的排列順序，提升信息檢索的準確率。事業(yè)單位檔案管理信息化，具有傳統(tǒng)管理方式無法比擬的優(yōu)勢。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的應用策略

（一）樹立現(xiàn)代化的檔案管理與發(fā)展意識。伴隨著信息化技術的快速發(fā)展與應用，事業(yè)單位的檔案管理工作也應適應時代與潮流的發(fā)展，不斷探索行之有效的方法與途徑進行完善與優(yōu)化。水利單位檔案，是幾代水利工作者的心血結晶，絕非只是一本報告、一張圖紙。因此，事業(yè)單位檔案管理人員，應在工作中牢固樹立現(xiàn)代化的發(fā)展意識，善于打破傳統(tǒng)思維模式，從根本思想上改變傳統(tǒng)管理觀念，實現(xiàn)工作創(chuàng)新發(fā)展，提升檔案管理信息化建設的意識，依靠現(xiàn)代化的設備與技術，實現(xiàn)檔案信息化，真正實現(xiàn)檔案的利用價值。將目光“從紙質記錄轉向電子記錄，從框架存儲轉向數據倉庫，從查閱資料轉向網絡咨詢”。

（二）依照國家規(guī)范與標準建立事業(yè)單位檔案管理制度。在信息化發(fā)展的大背景下，當前我國檔案管理已由管理保護的實體模式轉為檔案信息的利用與共享。檔案信息服務功能想要實現(xiàn)最大限度的發(fā)揮，就必須完善、健全管理體系。所以，事業(yè)單位檔案管理信息化建設的提升，需要依照國家的相關信息化管理標準，結合自身單位的特點與發(fā)展需求制定相應的管理標準。如：檔案錄入要遵循國家統(tǒng)一的著錄原則、方法、文字、格式、標識等；統(tǒng)一規(guī)范檔案管理數據庫的硬件與軟件文檔格式、數據指標等內容，統(tǒng)一歸檔相應的紙質檔案，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案數據的共享、利用。

（三）建設并完善事業(yè)單位檔案管理服務設施。事業(yè)單位檔案管理信息化建設，依賴于計算機、網絡通信等現(xiàn)代化設備，其借助網絡收集、存儲、加工、傳輸、使用檔案信息。因此，水利工程事業(yè)單位可依據實際需求，采購計算機、掃描儀、復印機、打印機、光盤刻錄機等設備；同時，統(tǒng)一管理與使用現(xiàn)有的電子設備，最大限度地延長其使用壽命。此外，還應掌握計算機軟、硬件的統(tǒng)一性，軟件和硬件的兼容性等，從而能夠最大限度地優(yōu)化計算機設備資源，奠定檔案管理信息化建設的基礎。

（四）提升事業(yè)單位檔案管理人員的技能與水平。水利工程單位的檔案具有很強的技術性、科學性及服務性，其檔案管理工作也是一項細致、復雜而又瑣碎的工作，所以要求從事水利工程檔案管理的工作人員，擁有更全面的專業(yè)知識與技能。然而，當前我國的檔案管理信息化建設，還處于人機結合的操作階段，這就要求檔案管理人員具備一定的檔案管理理論知識、相關的計算機或數據通信技術。因此，事業(yè)單位應加強對檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓，定期或不定期舉辦檔案管理知識與方法的培訓；鼓勵員工不斷自我深造，培養(yǎng)電腦使用知識，提升檔案管理信息化的思想覺悟，并保持良好的心態(tài)，積極面對工作中出現(xiàn)的問題，有效解決困難，從而更好地滿足當前檔案管理工作的需求。

三、結語

綜上所述，信息化技術的普及與飛速發(fā)展，給我國事業(yè)單位的檔案管理帶來了機遇與挑戰(zhàn)。提升事業(yè)單位檔案管理的信息化建設已成為大勢所趨，同時也成為事業(yè)單位的一個重點工作。事業(yè)單位應高度重視檔案管理信息化建設這項長期且艱巨的工程，立足于宏觀角度整體規(guī)劃檔案管理，不斷提升管理人員的專業(yè)技能與素質，促使其真正服務于事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

[1]劉素云.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].理論研究,2016(4):66.

[2]黃可.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].理論研究,2016(2):47.